Ugovori su ključni za poslovanje svake organizacije jer sadržavaju informacije važne za stvaranje vrijednosti i osiguranje pravne sigurnosti. Učinkovito upravljanje ugovorima smanjuje poslovne rizike, poboljšava suradnju između dionika i osigurava da su svi uvjeti i dogovori jasni i lako sljedivi. Uz odgovarajuće alate, tvrtke mogu poboljšati operativnu učinkovitost i lakše se prilagoditi promjenama na tržištu.
Još uvijek ručno upravljate ugovorima?
Tradicionalno upravljanje ugovorima, koje se oslanja na ručne i papirnate procese, donosi brojne izazove i neučinkovitosti koje mogu negativno utjecati na poslovanje tvrtke. Ručni procesi su čest problem jer zahtijevaju mnogo vremena, skloniji su pogreškama i otežavaju obradu ugovora. Nedostatak centraliziranog sustava za pohranu znači da su dokumenti često raspršeni po odjelima i raznim formatima, što otežava pretraživanje i kontrolu. Bez odgovarajuće sljedivosti, teško je pratiti izmjene i verzije ugovora, što povećava rizik od pravnih sporova i neusklađenosti. Nedovoljno praćenje ključnih datuma, poput obnova ili otkazivanja ugovora, može dovesti do propuštenih prilika ili financijskih penala.
Izazovi tradicionalnog upravljanja ugovorima
Dugotrajni procesi
Ručno upravljanje ugovorima zahtijeva puno administrativnih zadataka, što oduzima vrijeme i povećava rizik od pogrešaka.Nedostatak sljedivosti i kontrole
Papirnati ugovori mogu se izgubiti ili oštetiti, što otežava praćenje izmjena i verzija.Poteškoće u pronalaženju dokumenata
Ugovori pohranjeni na raznim lokacijama i u raznim formatima otežavaju brz pristup i pretraživanje.Visoki troškovi
Ručni procesi su neučinkoviti i skupi, što smanjuje profitabilnost.
Približno 71 % tvrtki ne može pronaći najmanje 10 % svojih ugovora, što znači da nemaju potpuni pregled nad svojim obvezama i pravima.
Izvor: The Journal of Contract Management
Zašto je digitalizacija ugovornih procesa važna?
Primjena digitalnih rješenja za upravljanje ugovorima pojednostavljuje svaki korak ugovornog procesa, uključujući pripremu, pregovaranje, potpisivanje i obnovu ugovora. Automatizacija smanjuje pogreške, ubrzava donošenje odluka i poboljšava suradnju. Praćenje ugovora u stvarnom vremenu omogućuje uvid u njihovu učinkovitost, usklađenost s regulatornim zahtjevima i rizike, što pomaže tvrtkama u donošenju pametnijih odluka.
Ključne prednosti digitalnog upravljanja ugovorima
Ubrzani prodajni ciklusi
Digitalna rješenja omogućuju više korisnika istovremeno pregledavanje ugovora, što ubrzava proces od izrade nacrta do potpisa. To skraćuje prodajne cikluse, omogućuje brže sklapanje poslova i bolju prilagodbu tržišnim potrebama.
Prema istraživanjima Forrester i Aberdeen, odobravanje ugovora prosječno traje 3,4 tjedna, no digitalna rješenja taj rok smanjuju za 82 %.
Brža razmjena informacija i poboljšana suradnja
Elektroničko upravljanje omogućuje bržu razmjenu komentara i informacija, štedi vrijeme i olakšava fleksibilnu komunikaciju izmjena ugovora, te poboljšava suradnju između odjela i dionika.
Poboljšana usklađenost i smanjenje rizika
Digitalna rješenja pomažu organizacijama u praćenju ugovornih obveza, rokova i obnova, smanjujući rizik od neusklađenosti i povezanih kazni ili pravnih problema. Predefinirane korisničke dozvole i revizijski tragovi osiguravaju zaštitu podataka i sljedivost izmjena.
Centralizirano pohranjivanje za bolju preglednost i kontrolu
Centralizirani repozitorij omogućuje lakši pristup dokumentima i smanjuje rizik od gubitka, što doprinosi smanjenju poslovnih pogrešaka i pravnih sporova.
Ušteda troškova i optimizacija
Automatizacija smanjuje administrativne troškove i povećava učinkovitost, što doprinosi većoj profitabilnosti.
Administrativni troškovi upravljanja ugovorima mogu se smanjiti za 25-30 % korištenjem automatiziranih rješenja (Gatekeeper).
Kako funkcionira rješenje InDoc EDGE za upravljanje ugovorima
Digitalno rješenje za upravljanje ugovorima podržava sve faze životnog ciklusa ugovora. Omogućuje jednostavnu pripremu ili zaprimanje nacrta, usklađivanje sadržaja, odobravanje, elektroničko potpisivanje, distribuciju, vođenje aneksa i priloga te sigurnu elektroničku pohranu.
Priprema ili zaprimanje nacrta ugovora
Proces započinje stvaranjem novog nacrta ugovora ili zaprimljenim dokumentom partnera. U ovoj fazi dodaju se metapodaci za lakše pretraživanje i sljedivost.
Pregled i usklađivanje sadržaja
Ugovor prolazi kroz proces pregleda i usklađivanja, gdje više preglednika može provjeravati sadržaj i predlagati izmjene, uz praćenje unaprijed definiranih poslovnih pravila.
Odobravanje i elektronički potpis
Nakon usklađivanja, ugovor se odobrava i predaje na elektroničko ili fizičko potpisivanje.
Sigurna e-pohrana
Potpisani ugovor, zajedno s aneksima i prilozima, pohranjuje se u certificiranom sustavu elektroničke pohrane, poput sustava InDoc EDGE, osiguravajući sigurnost i usklađenost sa zakonskim zahtjevima.