%20--%3e%3csvg%20version='1.1'%20id='Layer_1'%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20xmlns:xlink='http://www.w3.org/1999/xlink'%20x='0px'%20y='0px'%20viewBox='0%200%2052.8%2052.8'%20style='enable-background:new%200%200%2052.8%2052.8;'%20xml:space='preserve'%3e%3cstyle%20type='text/css'%3e%20.st0{fill:%23D70036;}%20.st1{fill:%234B4F54;}%20%3c/style%3e%3cpath%20class='st0'%20d='M22.1,27.8L49.9,0.4C49.3,0.1,48.7,0,48,0H4.8C2.2,0,0,2.2,0,4.8V48c0,2.6,2.2,4.8,4.8,4.8h20.8v-0.1%20c2.9,0,5.5-1.4,7.4-3.6c2.1-2.3,3.4-5.4,3.4-8.5c0-3-1.2-5.7-3.2-7.6c-2-2-4.6-3.2-7.6-3.2c-0.4,0-0.8,0-1.1,0.1%20c-0.4,0-0.7,0.1-1.1,0.2l-4.6,1.1L22.1,27.8z'/%3e%3cpath%20class='st1'%20d='M51.9,2.1L26.5,27.2c3.3,0.2,6.3,1.7,8.6,3.9c2.4,2.4,3.9,5.8,3.9,9.5c0,1-0.1,2-0.3,2.9L52.8,5.4V4.8%20C52.8,3.8,52.5,2.9,51.9,2.1'/%3e%3c/svg%3e)
Elektronička pohrana dokumenata
Nije dovoljno samo pohraniti dokument. Važno je možete li mu vjerovati - i nakon više godina. Elektronička pohrana dokumenata osigurava sljedivost, nadzor i pravnu valjanost dokumenata tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
Što se događa kada pohrana dokumenata nije odgovarajuća?
Većina organizacija pohranjuje dokumente. Manje ih pohranjuje na način koji osigurava da im se može vjerovati i nakon više godina.
Rizici se pojavljuju kada:
- dokument više nije moguće otvoriti,
- nije moguće dokazati da sadržaj nije mijenjan,
- nije jasno tko je imao pristup dokumentu i što se s njim događalo,
- rokovi čuvanja nisu pravilno praćeni.
To nisu samo problemi pohranjivanja. To su problemi dokazivosti, usklađenosti i nadzora.
Što je elektronička pohrana dokumenata?
Elektronička pohrana dokumenata je sustavna, dugoročna pohrana dokumentacije koja osigurava njezinu uporabljivost, autentičnost, cjelovitost i pravnu valjanost tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
Ne radi se samo o tehnologiji, nego o kombinaciji pravila, procesa i nadzora - od zaprimanja dokumenta do njegova izlučivanja.
Spremljeni dokument nije dokaz
Spremanje znači da dokument postoji.
Elektronička pohrana znači da možete dokazati:
- da je dokument autentičan,
- da nije mijenjan,
- da ostaje čitljiv i pravno valjan kroz vrijeme.
Ako to ne možete dokazati, dokument gubi svoju dokaznu vrijednost - bez obzira na to koliko kopija imate.
Dokazuje li dokument jasno ono što treba dokazati?
Kako funkcionira elektronička pohrana dokumenata?
Zaprimanje dokumenta
Dokumenti se zaprimaju iz različitih izvora zajedno s metapodacima za klasifikaciju i pretraživanje.
Upravljanje dokumentom
Nadzor nad verzijama, pristupima, suradnjom, odobravanjima i elektroničkim potpisivanjem.
Prijenos i dugoročna pohrana
Automatski prijenos u elektroničku pohranu, uz zaštitu, sljedivost, vremensko žigosanje i pretvorbu u formate prikladne za dugoročno čuvanje.
Izlučivanje
Kontrolirano izlučivanje dokumenata nakon isteka roka čuvanja.
Na čemu se temelji elektronička pohrana?
Elektronička pohrana temelji se na načelima koja osiguravaju da dokument ostane vjerodostojan tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
Ta načela određuju:
- tko ima pristup,
- kako se osigurava neizmjenjivost,
- kako dokument ostaje čitljiv,
- kako se očuva pravna valjanost.
Pogledajte svih 5 načela elektroničke pohrane
Ključne mogućnosti elektroničke pohrane u InDoc EDGE-u
Dostupnost
Kontroliran pristup dokumentima s jasno definiranim ulogama i ovlastima.
Cjelovitost
Osigurana neizmijenjenost dokumenata tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
Trajnost
Dokumenti zadržavaju pravnu valjanost tijekom cijelog životnog ciklusa.
Usklađenost
Elektronička pohrana zasnovana je za sigurnu, usklađenu i dugoročnu pohranu dokumenata.
Autentičnost
Dokazivo podrijetlo dokumenata uz vremenske žigove i sljedivost.
Povezivost
Izravan prijenos dokumenata iz poslovnih sustava u elektroničku pohranu.
Bankarstvo i financijske usluge
Banke, osiguravajuća društva i druge financijske institucije upravljaju opsežnom ugovornom i regulatornom dokumentacijom koju moraju čuvati u skladu sa zahtjevima nadzornih tijela. Elektronička pohrana osigurava da ti dokumenti ostanu sljedivi, neizmijenjeni i pravno valjani tijekom revizija, nadzora ili pravnih postupaka.
“Povezivanje poslovnih aplikacija s elektroničkom pohranom u sustavu InDoc EDGE omogućuje nam brz, ali kontroliran pristup informacijama kada su nam potrebne.”
Zdravstvo
Zdravstvene ustanove moraju dokazivo upravljati dokumentacijom sustava upravljanja kvalitetom, uključujući zapise o nesukladnostima, korektivnim mjerama i auditima.
Elektronička pohrana osigurava da su ti dokumenti dosljedno arhivirani, sljedivi i neizmijenjeni, što je ključno za dokazivanje usklađenosti tijekom vanjskih i unutarnjih audita.
Isto vrijedi i za zdravstvenu dokumentaciju u širem smislu, od kartona do nalaza, koja zahtijeva dugoročnu pohranu uz strogu zaštitu osobnih podataka.
Takav je nadzor posebno važan tijekom vanjskih audita i inspekcijskih nadzora, kada ustanova u svakom trenutku mora moći dokazati da je dokumentacijom upravljala u skladu s propisima.
Proizvodnja i logistika
Proizvodna i logistička poduzeća upravljaju tehničkom dokumentacijom, certifikatima kvalitete i ugovorima s dobavljačima, čiju sljedivost moraju osigurati tijekom cijelog životnog ciklusa proizvoda. Elektronička pohrana osigurava sljedivost, cjelovitost i brz pristup dokumentaciji tijekom audita, reklamacija ili sporova s dobavljačima.
“InDoc EDGE smo prvenstveno odabrali kao centralni sustav za pohranu kadrovskih, nabavnih i financijskih dokumenata, a njegovu smo uporabu zatim nadogradili rješenjima za poslovne funkcije.”
Što dobivate elektroničkom pohranom dokumenata
- Veća dokazivost
Dokumenti ostaju sljedivi, autentični i neizmijenjeni tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
- Manje poslovnih rizika
Kontrolirana pohrana smanjuje rizike tijekom revizija, nadzora i pravnih postupaka.
- Bolja usklađenost i sigurnost
Revizijski trag, nadzor pristupa i usklađena elektronička pohrana podržavaju usklađeno poslovanje.
- Učinkovitije upravljanje
Automatski prijenos, rokovi čuvanja i izlučivanje smanjuju ručni rad.
Elektronička pohrana u sustavu InDoc EDGE pomaže organizacijama očuvati nadzor, sljedivost i pravnu valjanost dokumentacije tijekom cijelog razdoblja čuvanja.
