Implementacija InDoc EDGE-a izvana često izgleda kao tehnički projekt: odaberi sustav, prenesi podatke, pokreni produkciju. U praksi je drugačije. Implementacija je prije svega razgovor o procesima, navikama, ograničenjima i očekivanjima. Ugovor je samo početak, a projekt se nastavlja još dugo nakon što rješenje prijeđe u produkciju. Između ta dva trenutka odvija se posao koji odlučuje hoće li rješenje zaista zaživjeti u praksi.

Taj posao obavlja tim poslovnih rješenja InDoc EDGE-a: voditelji projekata, analitičari i procesni arhitekti koji svakodnevno prevode zahtjeve organizacija u funkcionalne procese. U razgovoru s njima zavirili smo iza kulisa implementacija: kako projekti teku, gdje nastaju najveći izazovi i zašto klijenti rješenje često opisuju više kao partnerstvo nego kao isporuku.

Implementacija nije samo ispunjavanje ponude

„Implementacija kod nas nije samo tehnički projekt”, objašnjava Tatjana Jaklič, voditeljica tima poslovnih rješenja. „Počinje razumijevanjem klijenta, kako danas radi, gdje mu dokumenti stvaraju opterećenje i što želi postići promjenom.”

Takav pogled mijenja način vođenja projekta. Ponuda određuje okvir, ali se u praksi na svakom koraku procjenjuje što će u konkretnom okruženju dugoročno funkcionirati. „Naš cilj nije slijediti ponudu do zadnjeg detalja, nego postaviti rješenje koje će dugoročno funkcionirati u njihovu okruženju”, dodaje Tatjana.

Zato implementacija nije samo ispunjavanje popisa zahtjeva. To je proces u kojem se zahtjevi i rješenja susreću, usklađuju i često ponovno definiraju, sve dok ne nastane nešto što zaista zaživi u praksi.

Rješenje pokazujemo rano, jer se tada razgovor mijenja

Mnoge se stvari u projektu razjasne tek kada klijent vidi rješenje. Dok je sustav apstraktan, i očekivanja su apstraktna. Kada korisnik počne klikati po sučelju, zahtjevi postaju konkretniji, a s njima i povratne informacije.

„Vrlo brzo pokažemo osnovno rješenje. Kada klijent počne klikati i koristiti sustav, razgovor se premješta iz teorije u praksu. Tada tek vidiš što im odgovara, a što ne”, objašnjava Sebastjan Zemljak.

Kad klijent počne klikati i koristiti sustav, razgovor se premješta iz teorije u praksu.
Sebastjan Zemljak

Zato rana demonstracija nije samo prezentacija. Ona je alat za pravovremeno usklađivanje. Bez nje se nesporazumi često pokažu tek neposredno prije produkcije, kada su izmjene skuplje, a odgode gotovo neizbježne.

Standard i prilagodba: kada se odlučiti za jedno, a kada za drugo

Odnos prema standardnim rješenjima uvelike ovisi o području. Kod sistemskih dokumenata, gdje vrijede ISO standardi i druga regulativa, tim se u pravilu oslanja na provjerena rješenja. Stabilnost, sljedivost i usklađenost ondje imaju prednost pred prilagodbama. U područjima kao što su likvidacija računa ili interna pravila situacija je drugačija: prilagodbe su češće jer se sustav povezuje s drugim okruženjima i postojećim procesima.

„Kod sistemskih dokumenata rješenje praktički ne mijenjamo. U drugim područjima već u početku znamo da će prilagodbe biti nužne”, objašnjava Tatjana Jaklič.

Kod vremenski ograničenih projekata odluka je još jasnija. „Kada bismo u vremenski ograničenim projektima počeli mijenjati provjereno rješenje, riskirali bismo rok i stabilnost”, dodaje Andreja Vehar. U takvim situacijama tim svjesno bira provjereni put, a poboljšanja uvodi fazno, ne kao kompromis, nego kao promišljenu strategiju.

Razvojni se tim uključuje kada rješenje ima širu vrijednost. U drugim se slučajevima traži najbolji put unutar postojećih funkcionalnosti. Cilj nije savršeni standard niti potpuna prilagodba. Cilj je rješenje koje je stabilno, razumljivo korisnicima i dugoročno održivo.

Kako razvojni tim razmišlja o tehničkim odlukama koje to omogućuju, pročitajte u blogu Kako razvijamo InDoc EDGE i zašto to znači dugoročnu stabilnost.

Migracije su najosjetljivija faza, ali i faza iz koje se najviše uči

Migracije spadaju među najosjetljivije faze projekata. Ne radi se samo o prijenosu dokumenata. Radi se o prijenosu strukture, metapodataka, prava pristupa, integracija i često o promjeni načina rada na koji su korisnici navikli godinama.

Posebnost migracijskih projekata je i početna pozicija klijenta. Podaci nisu uvijek idealno pripremljeni. Dio informacija treba dopuniti ručno, dio metapodataka rekonstruirati, a ponekad se treba pomiriti s činjenicom da se sve ne može dobiti, bilo zbog ograničenog pristupa ili dodatnih troškova.

Uloga tima u tome je realna procjena: što je moguće riješiti odmah, što fazno i gdje treba pronaći alternativni put. Migracija se zato uvijek prilagođava stvarnom stanju, a ne idealnom scenariju.

Druga strana migracije je ljudska. Promjena sustava za korisnike znači ulazak u nepoznato, posebno za one koji su u prethodnom okruženju godinama gradili svoje navike. Zato se ključni korisnici u projekt uključuju vrlo rano: upoznaju rješenje još prije produkcije, sudjeluju u oblikovanju procesa i postupno se na njega navikavaju. Migracija tako nije nagli rez, nego postupan prijelaz.

Tko na strani klijenta odlučuje o uspjehu projekta

Tehnologija i metodologija su važne, ali u praksi često najviše odlučuje to tko je uključen u projekt na strani klijenta. Idealna postava je poznata: netko tko dobro poznaje sadržaj i procese, netko s mandatom i podrškom uprave te netko s osnovnim tehničkim razumijevanjem, tko zna povezati poslovne zahtjeve sa sustavom.

U praksi se često pokaže da idealni uvjeti nisu uvijek ispunjeni. U većim organizacijama u projekt je uključeno više odjela bez jedinstvenog pregleda, a u manjima često nedostaje IT podrška. Tim poslovnih rješenja svjestan je tih razlika i projekte vodi u skladu sa stvarnim stanjem, a ne idealnim pretpostavkama. Uloge koje nedostaju nadopunjuje dodatnim objašnjenjima, vođenjem i jasnim dogovorima.

Ključno je da na strani klijenta postoji osoba koja zaista želi novo rješenje i ima energiju da ga uvede.
Tatjana Jaklič

Takva osoba često preuzima ulogu internog povezivača: između odjela, između uprave i operative, između poslovnog zahtjeva i tehničke izvedbe. Ona projektu daje zamah koji formalne uloge ne mogu nadomjestiti. Upravo je ta unutarnja motivacija često presudna za to hoće li se rješenje ne samo uvesti, nego i zaista koristiti u praksi.

Nakon produkcije suradnja tek počinje

Prelazak u produkciju važna je prekretnica, ali nije kraj projekta. Zapravo, upravo tada počinje najiskreniji dio suradnje, kada sustav više nije u testnom okruženju, nego u svakodnevnoj upotrebi, gdje se na njega oslanjaju stvarne odluke, rokovi i odgovornosti.

„Nakon prelaska u produkciju prvih smo nekoliko tjedana praktički u stand-by načinu. Tada se pokažu stvarne potrebe i očekivanja”, objašnjava Sebastjan Zemljak. Tek kroz stvarnu upotrebu sustav pokaže kako se ponaša u rukama različitih korisnika i u dodiru sa stvarnim procesima.

Kada se rad sustava stabilizira, komunikacija prelazi u ustaljene kanale. Sadržajna pitanja, prilagodbe procesa, nadogradnje i fazna poboljšanja ostaju u domeni tima poslovnih rješenja. Rješenja nisu “set and forget”. Razvijaju se kroz vrijeme, na temelju povratnih informacija klijenata.

Kako se pouzdanost tih rješenja provjerava još prije prelaska u produkciju, objašnjava Klavdija Blatnik u blogu Kako zagotavljamo zanesljivost dokumentnega sistema v praksi.

Tehnologija je alat, način rada čini razliku

Uvođenje InDoc EDGE-a zato nije linearan projekt. To je proces koji počinje prije potpisa ugovora i nastavlja se još dugo nakon prelaska u produkciju. U tom procesu ne odlučuju samo funkcionalnosti, nego način rada: kako se surađuje s klijentom, kada se inzistira na standardu, kada se prilagođava, kako se pristupa migracijama i kako se povjerenje gradi kroz svaku fazu.

Upravo zato klijenti suradnju često opisuju kao partnerstvo. Jer se partnerstvo gradi kroz projekt i ne nastaje samim potpisom ugovora.

Izvor: Ovaj je blog nastao na temelju razgovora s timom poslovnih rješenja InDoc EDGE-a. Cijeli intervju pročitajte na jubilarnoj stranici Mikrocopa.