%20--%3e%3csvg%20version='1.1'%20id='Layer_1'%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20xmlns:xlink='http://www.w3.org/1999/xlink'%20x='0px'%20y='0px'%20viewBox='0%200%2052.8%2052.8'%20style='enable-background:new%200%200%2052.8%2052.8;'%20xml:space='preserve'%3e%3cstyle%20type='text/css'%3e%20.st0{fill:%23D70036;}%20.st1{fill:%234B4F54;}%20%3c/style%3e%3cpath%20class='st0'%20d='M22.1,27.8L49.9,0.4C49.3,0.1,48.7,0,48,0H4.8C2.2,0,0,2.2,0,4.8V48c0,2.6,2.2,4.8,4.8,4.8h20.8v-0.1%20c2.9,0,5.5-1.4,7.4-3.6c2.1-2.3,3.4-5.4,3.4-8.5c0-3-1.2-5.7-3.2-7.6c-2-2-4.6-3.2-7.6-3.2c-0.4,0-0.8,0-1.1,0.1%20c-0.4,0-0.7,0.1-1.1,0.2l-4.6,1.1L22.1,27.8z'/%3e%3cpath%20class='st1'%20d='M51.9,2.1L26.5,27.2c3.3,0.2,6.3,1.7,8.6,3.9c2.4,2.4,3.9,5.8,3.9,9.5c0,1-0.1,2-0.3,2.9L52.8,5.4V4.8%20C52.8,3.8,52.5,2.9,51.9,2.1'/%3e%3c/svg%3e)
Upravljanje ugovorima tijekom cijelog životnog ciklusa
InDoc EDGE omogućuje da ugovori tijekom cijelog životnog ciklusa ostanu dio jedinstvenog i kontroliranog procesa, neovisno o tome gdje nastaju ili tko u njemu sudjeluje. Centralizirano upravljanje, jasna odgovornost i potpuna sljedivost izmjena smanjuju rizike te olakšavaju donošenje odluka, čak i u složenim organizacijama.
Kada ugovori izmaknu kontroli
Ugovori rijetko uzrokuju poteškoće prilikom potpisivanja. Poteškoće nastaju kasnije - kod izmjena, rokova i odgovornosti.
Kontrola se najčešće gubi kada su:
- ugovori raspršeni po e-pošti i osobnim mapama,
- Excel se koristi kao registar bez stvarnog pregleda,
- rokovi i obveze vezani uz pojedince,
- izmjene bez jasne sljedivosti.
Takav pristup često podrazumijeva ručno upravljanje ugovorima, koje s vremenom dovodi do gubitka kontrole.
Što danas znači upravljanje ugovorima
Upravljanje ugovorima, engl. contract management ili CLM - Contract Lifecycle Management, obuhvaća sustavan nadzor nad cijelim životnim ciklusom ugovora, od izrade i usuglašavanja do potpisivanja, izmjena, isteka i dugotrajne pohrane.
U reguliranim okruženjima ugovori nisu samo dokumenti, već i dokaz o poslovnim aktivnostima. Zato postupci upravljanja moraju biti transparentni, sljedivi i usklađeni s važećim zakonodavstvom.
Područja, koja obuhvaća upravljanje ugovorima
Životni ciklus ugovora
Od izrade i usuglašavanja do isteka i arhiviranja.
Izmjene i dodaci ugovoru
Kontrolirano upravljanje izmjenama i dodacima tijekom cijelog životnog ciklusa ugovora.
Odobravanje i elektroničko potpisivanje
Formalni postupci odobravanja i elektroničkog potpisivanja ugovora kao dio jedinstvenog procesa.
Registar ugovora
Centraliziran pregled ugovora, rokova i obveza.
Rokovi i obveze
Praćenje ključnih datuma, ugovornih obveza i odgovornosti.
Pohrana i dokazivost
Očuvanje ugovora kao pravno valjanih zapisa.
Kada su sva područja upravljanja ugovorima povezana u jedinstven proces, prednosti brzo postaju vidljive. Umjesto raspršenih dokumenata, nepreglednih izmjena i ručnog praćenja rokova, organizacije dobivaju jasan pregled, sljedivost i kontrolu nad odgovornostima.
Kako InDoc EDGE
omogućuje upravljanje ugovorima
Centralizirano upravljanje ugovorima
Svi ugovori pohranjeni su na jednom mjestu, uz jedinstvenu strukturu, metapodatke i statuse.
Višerazinsko odobravanje i elektroničko potpisivanje
Prilagodljivi tijekovi odobravanja i pravno valjano elektroničko potpisivanje kao dio jedinstvenog procesa.
Verzije, revizijski trag i kontrola izmjena
Svaka izmjena ugovora sljediva je, uz potpunu povijest verzija, jasno određene odgovornosti i kontrolirano dijeljenje sadržaja.
Automatizirani podsjetnici za rokove
Automatske obavijesti za ključne datume, produljenja i raskide ugovora.
Registar ugovora s praćenjem obveza
Centralizirani registar ugovora s pregledom datuma isteka, obveza i odgovornih osoba.
Integracija s ERP-om i drugim sustavima
Povezivanje s poslovnim sustavima omogućuje sinkronizaciju podataka i automatizaciju procesa.
Što dobivate digitalnim upravljanjem ugovorima
- Bolja suradnja i brže donošenje odluka
Digitalno usklađivanje omogućuje učinkovitu suradnju između odjela i poslovnih partnera.
- Smanjenje poslovnih rizika
Centralizirano upravljanje i nadzor smanjuju rizik od gubitka ugovora ili neovlaštenih izmjena.
- Poboljšana usklađenost i sigurnost
Revizijski trag i kontrola pristupa osiguravaju usklađenost s internim pravilima i zakonodavstvom.
- Pravodobno upravljanje ugovorima
Automatizirani podsjetnici osiguravaju pravodobno obnavljanje, izmjenu ili raskid ugovora.
