%20--%3e%3csvg%20version='1.1'%20id='Layer_1'%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20xmlns:xlink='http://www.w3.org/1999/xlink'%20x='0px'%20y='0px'%20viewBox='0%200%2052.8%2052.8'%20style='enable-background:new%200%200%2052.8%2052.8;'%20xml:space='preserve'%3e%3cstyle%20type='text/css'%3e%20.st0{fill:%23D70036;}%20.st1{fill:%234B4F54;}%20%3c/style%3e%3cpath%20class='st0'%20d='M22.1,27.8L49.9,0.4C49.3,0.1,48.7,0,48,0H4.8C2.2,0,0,2.2,0,4.8V48c0,2.6,2.2,4.8,4.8,4.8h20.8v-0.1%20c2.9,0,5.5-1.4,7.4-3.6c2.1-2.3,3.4-5.4,3.4-8.5c0-3-1.2-5.7-3.2-7.6c-2-2-4.6-3.2-7.6-3.2c-0.4,0-0.8,0-1.1,0.1%20c-0.4,0-0.7,0.1-1.1,0.2l-4.6,1.1L22.1,27.8z'/%3e%3cpath%20class='st1'%20d='M51.9,2.1L26.5,27.2c3.3,0.2,6.3,1.7,8.6,3.9c2.4,2.4,3.9,5.8,3.9,9.5c0,1-0.1,2-0.3,2.9L52.8,5.4V4.8%20C52.8,3.8,52.5,2.9,51.9,2.1'/%3e%3c/svg%3e)
Što je dokumentni sustav?
Dokumentni sustav (Document Management System – DMS) softversko je rješenje za strukturirano upravljanje dokumentima i povezanim poslovnim procesima.
Osigurava nadzor, sljedivost te sigurnu i usklađenu pohranu tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenta.
Kada upravljanje dokumentacijom nije sustavno uređeno
Dokumenti nastaju i kruže organizacijom, ali bez jedinstvenog nadzora.
- Informacije su raspršene među različitim sustavima.
- Promjene nisu uvijek jasno sljedive.
- Procesi nisu dosljedno povezani s dokumentacijom.
- Odgovornosti nisu jedinstveno definirane.
U takvom okruženju preglednost se smanjuje, a operativni rizik raste.
Zato je ključno da upravljanje dokumentacijom bude sustavno uređeno.
Ključne funkcionalnosti dokumentnog sustava
Unos dokumenata
Unos dokumenata podrazumijeva prijenos papirnatih i elektroničkih dokumenata u dokumentni sustav - skeniranjem, uvozom iz e-pošte ili iz poslovnih aplikacija. Od trenutka unosa na dokument se primjenjuju pravila pristupa i sljedivosti.
Organizacija i pretraživanje dokumenata
Organizacija dokumenata temelji se na klasifikaciji i metapodacima koje sustav dodjeljuje dokumentu pri unosu. Pretraživanje prema sadržaju, vrsti dokumenta, datumu ili odgovornoj osobi pronalazi pravi dokument u nekoliko sekundi, neovisno o tome gdje je nastao.
Kontrola verzija
Kontrola verzija osigurava da je uvijek dostupna jedna, aktualna verzija dokumenta, dok prethodne verzije ostaju dostupne za pregled. Time se sprječava kruženje zastarjelih dokumenata i smanjuje rizik od pogrešnih odluka temeljenih na neažurnim informacijama.
Revizijski trag i sljedivost
Revizijski trag bilježi svaku aktivnost nad dokumentom: tko ga je otvorio, izmijenio, odobrio ili izbrisao i kada. Ugrađen je u dokumentni sustav i nije ga moguće zaobići, zbog čega pri reviziji možete dokazati usklađenost.
Elektroničko potpisivanje
Elektroničko potpisivanje omogućuje pravno valjano elektroničko potpisivanje dokumenata u skladu s uredbom eIDAS i zakonom ZEPEP. Ugrađeno je u proces odobravanja, pa dokument od pripreme do potpisa ne napušta kontrolirano okruženje.
Integracije s poslovnim sustavima
Integracije povezuju dokumentni sustav s ERP, CRM, HRM i drugim poslovnim sustavima, tako da dokumenti nastaju i odobravaju se ondje gdje se posao obavlja, bez višestrukog unosa podataka.
Upravljanje poslovnim procesima i odobravanje
Upravljanje poslovnim procesima znači da se usklađivanje i odobravanje dokumenata odvija prema unaprijed definiranim pravilima. Svako odobrenje je zabilježeno, uvijek je jasno tko je odgovoran za sljedeći korak i kada je proces završen.
Kontrola pristupa i informacijska sigurnost
Kontrola pristupa određuje tko može pregledavati, uređivati ili odobravati dokument na razini pojedinca, uloge ili odjela. Osjetljivi dokumenti vidljivi su samo ovlaštenim korisnicima kojima su potrebni, u skladu s GDPR-om i hrvatskim propisima o zaštiti osobnih podataka.
Zakonski usklađena elektronička pohrana
Elektronička pohrana dugoročno je čuvanje dokumenata kojim se očuvavaju njihova pravna valjanost, autentičnost i cjelovitost. Za ugovore, kadrovsku i financijsku dokumentaciju u mnogim je djelatnostima zakonska obveza.
Vrste dokumentnih sustava
Dokumentni sustavi razlikuju se prema tome gdje rade i koju razinu nadzora omogućuju.
- Dokumentni sustav u oblaku
Dokumentni sustav u oblaku radi u podatkovnom centru pružatelja usluge, koji osigurava dostupnost sustava, sigurnost i nadogradnje. Organizacija mu pristupa putem interneta s bilo kojeg uređaja, bez vlastite infrastrukture, što omogućuje bržu implementaciju i uvijek ažuran sustav.
- Alat za dijeljenje datoteka ili dokumentni sustav
Alati za dijeljenje datoteka omogućuju zajedničko korištenje dokumenata, ali ne i nadzor nad njihovim cjelokupnim životnim ciklusom. Dokumentni sustav ima ugrađen revizijski trag, kontrolu pristupa i certificiranu elektroničku pohranu, zbog čega pri reviziji možete dokazati usklađenost.
Dokumentni sustav i zakonodavstvo
Upravljanje i čuvanje dokumentacije u Hrvatskoj uređuje više nacionalnih i europskih propisa. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima uređuje upravljanje, zaštitu i čuvanje dokumentarnog i arhivskog gradiva, dok Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i GDPR uređuju zaštitu osobnih podataka. eIDAS i hrvatski provedbeni propisi uređuju elektroničku identifikaciju, potpise i usluge povjerenja. U bankarstvu i financijama tim se zahtjevima pridružuju smjernice EBA-e i DORA.
Dokumentni sustav omogućuje sustavnu provedbu usklađenosti putem kontrole pristupa, revizijskog traga, pravila čuvanja i unaprijed definiranih procesa, umjesto da ona ovisi o dosljednosti pojedinih korisnika.
Dokumentni sustav za regulirane industrije
- Bankarstvo i financije
Banke pri svakoj reviziji moraju dokazati tko je odobrio ugovor ili interni akt, u skladu sa smjernicama EBA-e i uredbom DORA. Dokumentni sustav bilježi svako odobrenje, a revizijski trag spreman je za pregled bez ručnog prikupljanja dokaza.
- Zdravstvo
Zdravstvene organizacije upravljaju osjetljivim osobnim i zdravstvenim podacima uz stroga pravila pristupa i rokove čuvanja. Dokumentni sustav osigurava kontrolu pristupa i sljedivost uvida, u skladu s GDPR-om i hrvatskim propisima o zaštiti osobnih podataka.
- Javni sektor
Javne institucije dokumentarno i arhivsko gradivo moraju čuvati u skladu s hrvatskim propisima. Dokumentni sustav s usklađenom elektroničkom pohranom čuva autentičnost, cjelovitost, dostupnost i dokaznu vrijednost gradiva tijekom propisanog roka čuvanja.
- Proizvodnja i logistika
Proizvodna i logistička poduzeća upravljaju dokumentacijom na više lokacija istodobno. Dokumentni sustav osigurava pristup važećoj verziji dokumenta na svim lokacijama i potpunu sljedivost promjena za upravljanje kvalitetom i ISO revizije.
Poslovna vrijednost dokumentnog sustava
Vrijednost dokumentnog sustava mjeri se smanjenim rizikom i dokazivom usklađenošću:
- Manji rizik: sustav sprječava neovlašten pristup i promjene bez sljedivosti.
- Nadzor: uprava zna gdje se dokument nalazi u procesu i tko je odgovoran.
- Dokaziva usklađenost: revizijski trag automatski i kontinuirano dokazuje usklađenost.
- Brži procesi: odobravanja se skraćuju s nekoliko dana na nekoliko sati.
Kako InDoc EDGE osigurava nadzor, sljedivost i usklađenost
InDoc EDGE je dokumentni sustav (DMS) u oblaku namijenjen organizacijama koje posluju u reguliranim okruženjima. Nadzor, sljedivost i usklađenost ugrađeni su u svaki korak upravljanja dokumentima i poslovnim procesima - od unosa i odobravanja do elektroničkog potpisivanja i usklađene dugoročne elektroničke pohrane.
InDoc EDGE razvija Mikrocop, IT tvrtka s desetljećima iskustva u upravljanju dokumentima, poslovnim procesima i elektroničkoj pohrani, prisutna i na hrvatskom tržištu. Povjerenje potvrđuju certifikati ISO/IEC 27001:2022 i ISO 9001:2015, vlastita podatkovna infrastruktura te organizacije kao što su NLB, OTP banka, UKC Ljubljana, Luka Koper i Atlantic Grupa.
Upoznajte InDoc EDGE