U mnogim organizacijama registar ugovora kao poslovna evidencija već postoji. Pitanje je radi li se o stvarnom registru ugovora ili samo o popisu dokumenata.
Razlika nije tehnička, već upravljačka.
Kada govorimo o registru ugovora, govorimo o sustavnom pregledu ugovornih odnosa – valjanosti, rokova, obveza i odgovornosti. Ključno pitanje koje si treba postaviti jest: Omogućuje li nam naš registar aktivno upravljanje rizicima ili samo informativni uvid u prošlost?
U širem kontekstu, registar ugovora predstavlja okosnicu cjelovitog procesa upravljanja ugovorima, u kojem su povezani životni ciklus ugovora, izmjene, rokovi i pohrana.
U ovom tekstu govorimo o registru ugovora kao internom poslovnom alatu. Riječ je o strukturiranoj evidenciji koja služi internim kontrolama i smanjenju rizika. Takav registar nije isto što i javni pravni registri (npr. javnobilježnički ili zakonski registri), koji služe službenoj registraciji pravnih odnosa. Poslovni registar ugovora namijenjen je internoj transparentnosti i nije predviđen za javnu objavu.
Gdje registar ugovora u praksi najčešće zakaže
Registar ugovora često nastaje postupno:
najprije kao Excel popis,
zatim kao proširena tablica s dodatnim stupcima,
kasnije kao mapa s dokumentima.
Takav pristup funkcionira dok je broj ugovora ograničen i odgovornosti su jasne.
Problemi nastaju kada:
ugovori uključuju više odjela i različite skrbnike,
brojni aneksi mijenjaju osnovne uvjete,
potrebno je proaktivno pratiti otkazne rokove kako se ne bi propustile poslovne prilike,
dođe do regulatorne provjere (npr. prema zahtjevima uredbe DORA).
Tada postaje jasno da Excel popis ne znači i kontrolu. Dokumenti su pohranjeni, ali njima se ne upravlja.
Problem nije u dokumentima, već u strukturi
Ako registar ugovora nije izravno povezan s odgovornim osobama, konkretnim obvezama i verzijama dokumenata, organizacija nema sustavan pregled.
Primjerice, zahtjevi koje donosi uredba DORA traže da financijske institucije mogu dokazati nadzor nad ugovornim odnosima s trećim stranama.
To znači da ugovor ne smije samo „postojati” u mapi. Mora biti sljediv, kategoriziran i podložan redovitim provjerama.
Kako ugovori ulaze u registar – i zašto je to ključno
Registar je pouzdan onoliko koliko je pouzdan proces unosa podataka. U praksi postoje tri ključna načina ulaska:
Unos prilikom sklapanja ugovora (faza nastanka)
Najviša razina kontrole postiže se kada ugovor ulazi u registar već u fazi izrade ili prilikom sklapanja unutar sustava.
Zašto je to važno?
Organizacija ima pregled nad obvezama koje su još u fazi usuglašavanja. Podaci o skrbniku, vrsti ugovora i predviđenoj vrijednosti definiraju se na izvoru, čime se sprječava kasnije „pogađanje” svrhe ugovora.
Unos prilikom odobrenja i potpisa (faza izvršivosti)
Ovo je trenutak kada ugovor postaje pravno obvezujući. U suvremenim sustavima, prilikom elektroničkog potpisa svi ključni metapodaci (datum potpisa, razdoblje važenja, potpisnici) automatski se prenose u registar.
Prednost je jasna: nema ručnog prepisivanja. Automatizacija osigurava da je potpisana verzija identična onoj evidentiranoj u registru, čime se uklanja rizik od pogrešne verzije dokumenta.
Naknadni unos već potpisanih ugovora (digitalizacija arhive)
U praksi mnogi ugovori i dalje nastaju izvan digitalnog sustava (fizički potpisi, poštanska dostava). Za takve dokumente potrebno je omogućiti strukturirani naknadni unos.
Najveći rizici javljaju se upravo tada. Bez kontroliranog unosa često dolazi do:
neodređene odgovorne osobe,
nepovezanih aneksa,
pogrešno evidentiranih rokova,
neujednačenog numeriranja.
Registar ugovora pouzdan je samo onoliko koliko je pouzdan proces unosa.
Rješenje je sustav koji korisnika vodi kroz obvezna polja i osigurava dosljedno numeriranje i sljedivost - kao da je ugovor od početka nastao digitalno.
Zašto je kontrolirani unos ključan
Bez kontroliranog procesa unosa registar brzo postaje neujednačen i nepouzdan. Kontrolirani unos osigurava:
jedinstveno numeriranje - svaki ugovor ima svoj identitet,
dosljedne metapodatke - pretraživanje po partneru ili datumu je pouzdano,
povezanost s aneksima - cjelokupna povijest odnosa je na jednom mjestu,
sljedivost - jasno je tko je unio podatke i kada.
Tako registar ugovora zadržava svoju primarnu ulogu - temelj kontrole, a ne samo popis dokumenata.
Registar kao dio životnog ciklusa ugovora
Registar ugovora djeluje učinkovito samo ako je izravno povezan s cijelim životnim ciklusom ugovora.
To uključuje:
nastanak, odobrenje i potpis ugovora,
sljedivost izmjena i aneksa kroz vrijeme,
sustavno praćenje rokova i obveza,
dugoročnu pohranu.
Ako bilo koji od tih elemenata nije povezan s registrom, nastaje praznina u kontroli.
A praznine su mjesta na kojima se rizici prvi put pojavljuju.
Kada organizaciji treba više od popisa
Excel može biti dovoljan:
kod manjeg broja ugovora,
uz jednostavnu strukturu odgovornosti,
u okruženju s niskim rizikom.
No kada registar ugovora postane dio:
internih revizija,
regulatornih zahtjeva,
upravljanja rizicima,
nadzora nad vanjskim dobavljačima,
očekivanja se mijenjaju.
Tada registar više nije popis. Postaje dio sustava upravljanja. I tu počinje razlika između evidencije i kontrole.
Ako vaš registar ugovora ne može jasno odgovoriti na pitanja „tko, što, kada i pod kojim uvjetima”, tada nije riječ o sustavu upravljanja, već o arhivi.
Razlika između evidencije i stvarne kontrole postaje vidljiva tek kada se pojavi rizik.
A tada je već kasno za ispravljanje Excel tablice.