Danas su informacije jedan od najvažnijih svake organizacije. Zato je od ključne važnosti imati siguran i pouzdan sustav za upravljanje i pohranu dokumenata, posebno kada su u pitanju osobni ili osjetljivi podaci.
Iako potreba za pohranom dokumenta obično nastaje u završnoj fazi njegovog životnog ciklusa, učinkovita, usklađena i sigurna digitalna pohrana danas je neophodna. Zbog toga kod pohrane dokumenata ništa ne smijemo prepustiti slučaju, niti bez razmišljanja prihvatiti svaku ponuđenu opciju. Rizici mogu biti preveliki.
Najveći izazovi digitalne pohrane
Gubitak podataka i informacija
Podaci sadržani u dokumentima iznimno su ranjivi jer se lako mogu izgubiti, zloupotrijebiti ili uništiti, što može dovesti u pitanje vjerodostojnost i valjanost poslovne dokumentacije.
Zloupotreba i krađa
Gubitak ili otežan pristup važnom poslovnom dokumentu može ugroziti naš odnos s klijentom ili čak dovesti do gubitka posla.
Neovlašteni uvidi u povjerljive dokumente mogu rezultirati zloupotrebom osjetljivih poslovnih ili osobnih podataka, što može donijeti financijske sankcije i narušiti ugled organizacije te povjerenje u odgovorno postupanje s podacima.
Zastarjeli formati
Dokumenti u pohrani ne znače mnogo ako ih s vremenom ne možemo otvoriti zbog zastarjelih formata ili ako nisu pravno valjani u slučaju sporova ili tužbi.
Temeljna načela sigurne digitalne pohrane
Sigurna pohrana mora zadovoljiti pet temeljnih načela:
Informacije moraju biti uvijek dostupne, ali samo ovlaštenim osobama,
Sadržaj mora ostati upotrebljiv i čitljiv,
Sadržaj mora ostati nepromijenjen i netaknut,
Održava se izvornost dokumenta tijekom cijelog perioda pohrane,
Navedena načela moraju biti ispunjena tijekom cijelog perioda pohrane.
Najbolji odgovor na izazove digitalne pohrane je korištenje certificiranih rješenja za digitalnu pohranu ili usluge certificiranih vanjskih pružatelja usluga pohrane elektroničkih materijala.
InDoc EDGE je usluga koja koristi napredne i sigurne metode digitalne pohrane informacija
Informacije pohranjene u certificiranom sustavu InDoc EDGE nemoguće je izbrisati, izmijeniti ili krivotvoriti. Dokumenti su digitalno potpisani i vremenski označeni, pristup pohranjenim informacijama dopušten je samo ovlaštenim osobama, a svi postupci su evidentirani. Osigurana je revizijska sljedivost i trajna čitljivost dugoročnih formata. Tako pohranjeni dokumenti imaju dokaz o sljedivosti koji stručnjacima omogućuje tehnički nadzor i potvrđivanje pravne valjanosti elektroničkih dokumenata kao dokaza.
Otkrijte kako možete sigurno pohraniti dokumente u sustavu InDoc EDGE i smanjiti poslovne rizike.
Počnite već danas s besplatnim 30-dnevnim probnim razdobljem sustava InDoc EDGE.