Informacije su danas jedna od najvažnijih imovina svake organizacije. Ugovori, kadrovska dokumentacija, financijski dokumenti, dokazi o kvaliteti i drugi poslovni materijali nisu samo datoteke. Oni su dokazi o odlukama, odgovornostima i poslovnim događajima.

Za takvu dokumentaciju nije dovoljno da bude spremljena u uređenom sustavu. Važno je osigurava li sustav da dokument ostane autentičan, nepromijenjen i pravno valjan tijekom cijelog razdoblja pohrane te može li organizacija to i dokazati. Upravo je to uloga certificirane digitalne pohrane.

Više o razlici između običnog spremanja datoteka i elektroničke pohrane možete pročitati u blogu: Zašto spremanje dokumenata nije elektronička pohrana.

Što znači certificirana digitalna pohrana?

Certificirana digitalna pohrana znači da sustav ili usluga pohrane ispunjava propisane zahtjeve za sigurnu, sljedivu i dugoročnu pohranu elektroničkog gradiva.

U Sloveniji je važna certifikacija pri Arhivu Republike Slovenije, koja potvrđuje usklađenost opreme ili usluge sa zahtjevima za sigurnu elektroničku pohranu.

Za poduzeća to znači veću pravnu sigurnost. Dokumenti se ne čuvaju samo kao datoteke, nego u okruženju koje omogućuje kontrolu pristupa, sljedivost, nepromjenjivost sadržaja, vremensko žigosanje i dugoročnu upotrebljivost gradiva.

Drugim riječima: certificirana pohrana pomaže dokazati da je dokument autentičan, nepromijenjen, čitljiv i valjan tijekom cijelog razdoblja pohrane.

Što se događa bez odgovarajuće pohrane?

Kada se dokumentacija ne pohranjuje u kontroliranom i certificiranom okruženju, organizacija riskira da dokumenti s vremenom izgube svoju vrijednost. Mogu postati nečitljivi zbog zastarjelih formata, njihov sadržaj više ne mora biti dokazivo nepromijenjen, a pristupi ne moraju biti sljedivi.

Te posljedice proizlaze iz neispunjavanja pet načela sigurne elektroničke pohrane: dostupnosti, upotrebljivosti, cjelovitosti, autentičnosti i trajnosti.

Kako neispunjavanje pojedinog načela utječe na dokaznu vrijednost dokumenta, detaljnije je opisano u blogu: 5 načela sigurne elektroničke pohrane dokumenata.

Kada poduzeće treba certificiranu digitalnu pohranu?

Certificirana digitalna pohrana posebno je važna kada organizacija čuva dokumente s dugim životnim ciklusom, pravnom vrijednošću ili osjetljivim sadržajem.

To se posebno odnosi na:

ugovore,
kadrovsku dokumentaciju,
financijske i računovodstvene dokumente,
dokumentaciju kvalitete,
revizijske dokaze,
tehničku dokumentaciju,
dokumente povezane s regulativom i usklađenošću.

U takvim slučajevima pitanje nije samo gdje je dokument spremljen.

Ključno je može li organizacija dokazati da je dokument autentičan, nepromijenjen, dostupan ovlaštenim osobama i upotrebljiv tijekom cijelog razdoblja pohrane.

Što certificirana pohrana donosi organizaciji

Vrijednost certificirane digitalne pohrane ne vidi se uvijek u svakodnevnom radu. Ona se pokaže u trenutku kada organizacija mora dokazati da je dokumentacijom upravljala ispravno.

Dokaziva pravna valjanost

Dokumenti pohranjeni u certificiranom sustavu imaju jasniju dokaznu vrijednost. Certifikacija nadležne institucije potvrđuje da sustav ispunjava zahtjeve za sigurnu i dugoročnu pohranu. To organizaciji omogućuje da sljedivost, nepromjenjivost i autentičnost dokumenata dokaže i pred sudom, revizorom ili inspekcijom.

Manji rizik tijekom revizije i spora

Kada dođe do spora, revizije ili inspekcijskog nadzora, teret dokazivanja je na organizaciji. Certificirana pohrana znatno smanjuje taj rizik jer osigurava da dokumentacija izdrži takvu provjeru, umjesto da organizacija ostane bez valjanih dokaza.

Kako InDoc EDGE podržava certificiranu digitalnu pohranu?

InDoc EDGE je dokumentni sustav u oblaku za regulirane industrije i organizacije s visokim zahtjevima za kontrolom, sljedivošću i usklađenošću. Objedinjuje upravljanje dokumentima, poslovne procese, elektroničko potpisivanje i certificiranu elektroničku pohranu u jednom sustavu.

Kod elektroničke pohrane InDoc EDGE omogućuje da se dokumenti čuvaju u kontroliranom okruženju u kojem su pristupi ograničeni, aktivnosti sljedive, a dokumenti zaštićeni od neovlaštenih izmjena.

Dokumenti u pohrani vremenski su žigosani, svi važni događaji zabilježeni su u revizijskom tragu, a sustav podržava dugoročnu upotrebljivost dokumenata odgovarajućim formatima i procesima pohrane.

Za organizacije to znači da dokumenti nisu samo spremljeni. Oni ostaju kontrolirani, sljedivi i dokazivi.

Certificirana pohrana kao dio šireg upravljanja dokumentima

Certificirana digitalna pohrana ima najveću vrijednost kada nije odvojena od svakodnevnog upravljanja dokumentima.

Dokument nastaje, obrađuje se, odobrava, po potrebi elektronički potpisuje, a zatim se u pravom trenutku prenosi u pohranu. Kada su ti koraci povezani u jednom sustavu, manje je ručnog rada, manje mogućnosti za pogreške i više kontrole nad cijelim životnim ciklusom dokumenta.

Zato certificirana pohrana nije samo završna arhivska faza. Ona je dio uređenog, sljedivog i usklađenog upravljanja dokumentacijom.

Dokumenti moraju izdržati test vremena. Dokument koji danas spremite možda će vam trebati tek za nekoliko godina. Tada neće biti dovoljno samo ga pronaći. Bit će važno možete li ga otvoriti, je li sadržaj nepromijenjen, je li pristup sljediv i vrijedi li dokument i dalje kao pouzdan dokaz.

Zato je certificirana digitalna pohrana ključna za organizacije koje žele dugoročno sigurno, usklađeno i odgovorno upravljati svojom dokumentacijom.

Otkrijte kako vam InDoc EDGE može pomoći da sigurno pohranjujete dokumente, očuvate njihovu dokaznu vrijednost i smanjite poslovne rizike.