Elektronska pohrana danas predstavlja ključni temelj za sigurnost, dostupnost i usklađenost poslovnih informacija u tvrtkama. Ipak, često se zanemaruje ili tretira kao sporedna briga te dolazi na red tek nakon uspostavljanja drugih digitalnih procesa. To može predstavljati značajan rizik, jer sigurna i centralizirana elektronska pohrana osigurava da su informacije dostupne isključivo ovlaštenim osobama, zadržavaju svoju autentičnost i cjelovitost te su zaštićene od neovlaštenog pristupa i intervencija.
Uz pravilno implementiranu elektronsku pohranu, tvrtke ne samo da ispunjavaju zakonske zahtjeve, već i poboljšavaju svoju operativnu učinkovitost. Ona omogućava brz pristup dokumentima, njihovu nesmetanu upotrebu te osigurava da su eventualne intervencije u dokumentaciju evidentirane i ograničene na iznimne slučajeve. To podržava proces donošenja odluka i unapređuje poslovne tokove, istovremeno jačajući sigurnost i povjerenje u digitalno okruženje.
Naravno, digitalna transformacija i potreba za većom povezanošću donose i nove rizike i izazove za elektronsku pohranu. Diversifikacija pristupa i integracija s drugim informacijskim sustavima i web-uslugama zahtijevaju pažljivo upravljanje metapodacima, pravima pristupa i usklađenošću, posebno kada je riječ o osjetljivim osobnim podacima. Suradnja s vanjskim pružateljima certificiranih rješenja može pomoći tvrtkama da održe ravnotežu između sigurnosti, dostupnosti i usklađenosti u dinamičnom digitalnom okruženju.
Usporedba elektronske pohrane i tradicionalnog pohranjivanja dokumenata
Razumijevanje razlika između elektronske pohrane i pohranjivanja dokumenata u fizičkom obliku važno je za organizacije koje žele optimizirati svoje procese upravljanja dokumentima. Elektronska pohrana nudi niz prednosti u usporedbi s tradicionalnim, fizičkim pohranjivanjem, posebno u smislu zakonske usklađenosti, sigurnosti i učinkovitosti.
| Kriterij | Elektronska pohrana | Fizička pohrana |
|---|---|---|
| Zakonska usklađenost | Lakše upravljanje zakonskim zahtjevima s automatiziranim sustavima za praćenje rokova pohrane i arhiviranja. | Teže praćenje rokova pohrane i veći rizik od nepoštivanja regulatornih zahtjeva zbog ručnog upravljanja. |
| Sigurnost | Visoka razina sigurnosti uz korištenje enkripcije, sigurnosnih protokola i naprednih metoda autentifikacije. Poboljšan nadzor nad osjetljivim dokumentima, informacijama i podacima. | Veća izloženost rizicima kao što su fizička krađa, požar, poplave i druge prirodne katastrofe. Teže je kontrolirati pristup fizički pohranjenim dokumentima. |
| Učinkovitost | Povećana učinkovitost uz jednostavno digitalno pretraživanje, pristup i dijeljenje dokumenata. Automatizacija procesa omogućava brži pristup informacijama. | Dugotrajno pretraživanje dokumenata u fizičkim arhivima. Potreba za većim fizičkim prostorom povećava troškove. |
Sigurnost i učinkovit nadzor pristupa u sustavima elektronske pohrane
Za osiguranje sigurnosti elektronske pohrane u razdoblju rastućih kibernetičkih prijetnji važno je uvesti sveobuhvatne i napredne sigurnosne mjere.
Enkripcija i dvofaktorska autentifikacija
Enkripcija štiti dokumente tako da su nedostupni neovlaštenim osobama, jer ih je moguće dešifrirati samo uz pomoć posebne lozinke ili ključa. Dvofaktorska autentifikacija (2FA) zahtijeva od korisnika dva različita dokaza identiteta prilikom pristupa elektronskoj pohrani, čime se također značajno smanjuje mogućnost neovlaštenog pristupa.
Politike i pravilnici pristupa
Politike minimalnih prava i selektivno dodjeljivanje pristupnih prava prema ulogama korisnika osiguravaju da svaki pojedinac ima pristup samo onim informacijama koje su mu potrebne za rad. Time se pomaže u sprječavanju neovlaštenog pristupa i zloupotrebe podataka.
Uspostava revizijskih tragova
Sustavno bilježenje svih pristupa i aktivnosti u elektronskoj pohrani omogućuje praćenje i analizu sumnjivih radnji. Revizijski tragovi ključni su za otkrivanje i reakciju na sigurnosne incidente.
Redovito pregledavanje i ažuriranje pristupnih prava
Promjene uloga zaposlenika i organizacijske strukture zahtijevaju prilagodbu pristupnih prava. Redovito pregledavanje osigurava da su prava uvijek u skladu s trenutnim potrebama i minimizira rizike zbog zastarjelih prava.
Iz vlastitog iskustva u radu s klijentima spoznao sam koliko je ključno učinkovito upravljanje pristupnim pravima u elektronskoj pohrani. Stoga toplo preporučujem korištenje sustava uloga i grupa za dodjelu prava, koji sustavno uređuje pristupna prava prema radnim zadacima te omogućuje prilagodljivost pri promjenama uloga ili radnih mjesta. Takav pristup ne samo da značajno smanjuje mogućnost pogrešaka pri dodjeli prava, već također poboljšava preglednost i olakšava revizije. Implementacija uloga i grupa u vašu elektronsku pohranu doprinijet će većoj sigurnosti, organiziranosti i usklađenosti vašeg sustava za upravljanje digitalnim dokumentima.“
Edukacija zaposlenika
Podizanje svijesti i obučavanje zaposlenika o sigurnosnim rizicima, pravilnim postupcima i dobrim praksama ključno je za smanjenje rizika od unutarnjih prijetnji i nenamjernih pogrešaka. Integracija ovih strategija u sveobuhvatan sigurnosni plan omogućava organizacijama da se učinkovito obrane od modernih kibernetičkih prijetnji, istovremeno osiguravajući da su poslovni podaci sigurno pohranjeni i dostupni ovlaštenim korisnicima. To ne samo da jača sigurnost, već također podržava zakonsku usklađenost i pouzdanost poslovnih operacija.
Povezivanje elektronske pohrane s upravljanjem dokumentima
Bliska povezanost elektronske pohrane dokumenata s cjelovitim upravljanjem njima ključna je za osiguranje učinkovitosti i dosljednosti tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenta. Važno je da svi procesi, od stvaranja dokumenta, kroz sve faze njegove obrade, uključujući suradnju na pripremi i usklađivanju sadržaja, elektronsko potpisivanje, do njegovog konačnog uništenja po isteku roka pohrane, budu međusobno usklađeni i automatizirani.
Automatizacija prijenosa dokumenata u elektronsku pohranu igra ključnu ulogu u ovom procesu jer povećava učinkovitost i smanjuje mogućnost pogrešaka. Korištenjem platformi za upravljanje dokumentima i API sučelja, tvrtke mogu automatizirati skeniranje i pohranjivanje dokumenata, što dodatno optimizira radne procese.
Prednosti automatizacije uključuju:
Povećana učinkovitost
Automatizacija eliminira potrebu za ručnim unosom podataka i omogućava brži prijenos dokumenata u elektronsku pohranu, čime se štedi vrijeme i smanjuju operativni troškovi.
Smanjenje mogućnosti za pogreške
Automatski procesi smanjuju mogućnost ljudskih pogrešaka koje su česte pri ručnom radu s dokumentima i osiguravaju veću točnost podataka.
Bolja sljedivost
Automatizirani sustavi bilježe sve korake prijenosa dokumenata, što omogućuje lakše praćenje i reviziju dokumentnih procesa.
Poboljšana sigurnost
Automatizacijom je moguće uvesti dodatne sigurnosne protokole, poput automatskog šifriranja dokumenata tijekom prijenosa, što dodatno štiti osjetljive informacije.
Za postizanje visoke razine integracije i sinergije između elektronske pohrane i upravljanja dokumentima preporučuje se korištenje jedinstvene platforme koja omogućuje pojednostavljeno upravljanje radnim tokovima za prijenos, odobrenje i arhiviranje dokumenata, smanjuje potrebu za ručnim radom te poboljšava sljedivost i dostupnost dokumenata.
Jedinstvena platforma također olakšava suradnju među korisnicima jer omogućuje zajedničko korištenje, pregled i elektronsko potpisivanje dokumenata u stvarnom vremenu, čime dodatno poboljšava učinkovitost radnih procesa.,
Kako održavati integritet i usklađenost dokumenata u elektronskoj pohrani
Održavanje integriteta i usklađenosti dokumenata izuzetno je važno za organizacije kako bi osigurale pouzdanost, vjerodostojnost i usklađenost svojih dokumenata s pravnim i regulatornim zahtjevima. Sigurna elektronska pohrana dokumenata mora slijediti pet ključnih načela koja osiguravaju da su dokumenti sigurno pohranjeni i pravilno upravljani tijekom cijelog razdoblja predviđene pohrane.
U praksi, to znači da elektronska pohrana mora biti dizajnirana na način da može zaštititi dokumente od zastarijevanja formata i osigurati njihovu dugoročnu dostupnost i uporabljivost. To uključuje korištenje standarda koji omogućuju pohranu dokumenata u formatima prikladnim za dugoročno arhiviranje, uzimajući u obzir zakonski određene rokove pohrane specifične za različite vrste dokumenata. Cjelovita elektronska pohrana stoga mora osigurati ne samo dostupnost i uporabljivost, već i autentičnost, trajnost i usklađenost dokumenata tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa, što omogućava da elektronski pohranjeni dokumenti ostanu važeći i pouzdani kao dokaz u pravnim i poslovnim procesima.
Dostupnost – Informacije moraju uvijek biti dostupne, ali samo ovlaštenim osobama, što sprječava neovlašteni pristup osjetljivim podacima.
Uporabljivost – Sadržaj mora ostati čitljiv i uporabljiv bez obzira na tehnološki napredak. To znači da sustav elektronske pohrane mora podržavati pretvorbu dokumenata u formate prikladne za dugoročno pohranjivanje i omogućiti njihovo otvaranje i nakon mnogo godina.
Cjelovitost – Potrebno je osigurati da dokumenti ostanu nepromijenjeni i netaknuti. To se postiže mehanizmima poput digitalnih pečata i kontrolnih zbrojeva koji otkrivaju i sprječavaju neovlaštene izmjene.
Autentičnost – Očuvanje izvornosti svakog dokumenta tijekom cijelog razdoblja pohrane, što je ključno za očuvanje pravne valjanosti.
Trajnost – Osiguravanje postojanosti dokumenata i ispunjavanje ostalih načela tijekom cijelog predviđenog razdoblja pohrane.
Ključni koraci do zakonski usklađene elektronske pohrane
Uspostava elektronske pohrane i priprema unutarnjih pravila
U prvom je koraku potrebno uspostaviti osnovu za urednu i zakonski usklađenu elektronsku pohranu. To uključuje izradu pravila za unos, pohranu i upravljanje digitalnim dokumentima. Također je važno pripremiti sigurnosne politike i smjernice koje će usmjeravati sve procese od unosa do dugoročne pohrane materijala, uključujući planove klasifikacije i označavanja.Unos dokumenata na izvoru u različitim formatima
Unos dokumenata može se obavljati na više načina – od digitalizacije papirnatih dokumenata do masovnog uvoza podataka izravno iz poslovnih informacijskih sustava. Važno je da unos uključuje i metapodatke koji su ključni za daljnje učinkovito upravljanje, klasifikaciju i pretraživanje dokumenata.Upravljanje dokumentima u svim fazama njihovog životnog ciklusa
Učinkovito upravljanje dokumentima tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa zahtijeva alate koji omogućuju potpuni pregled nad dokumentima, njihovim verzijama i pristupima.Pohrana u certificiranom sustavu elektronske pohrane
Za osiguranje pravne valjanosti i sigurnosti dokumenata ključno je da budu pohranjeni u certificiranom sustavu elektronske pohrane, kao što je primjerice InDoc EDGE. Ovaj sustav može raditi u oblaku ili lokalno, a korisnici pristupaju dokumentima izravno ili putem integracija s drugim poslovnim sustavima, poput ERP, CRM ili HRM sustava. Po isteku roka pohrane, potrebno je na odgovarajući način uništiti dokumentaciju, što sustav također omogućava.
Pridržavanjem ovih koraka organizacije mogu uspostaviti učinkovit i zakonski usklađen sustav elektronske pohrane kao ključni stup digitalnog poslovanja.
Sigurna dugoročna pohrana elektronskih dokumenata, koji su dostupni na klik, u bilo kojem trenutku i s bilo koje lokacije, omogućuje nam pojednostavljenje poslovanja i povećanje naše učinkovitosti, stoga je važan stup našeg poslovanja.”