1 UVOD

1.1 Izdavatelj

Izdavatelj općih uvjeta korištenja usluge InDoc EDGE Cloud je Mikrocop d.o.o., Ulica Ambrožiča Novljana 7, 1000 Ljubljana, Slovenija.

1.2 Predmet općih uvjeta

Opći uvjeti korištenja usluge InDoc EDGE Cloud uređuju međusobna prava i obveze između pružatelja usluge InDoc EDGE Cloud i klijenta.

1.3 Definicije

Pojmovi korišteni u ovim općim uvjetima imaju sljedeće značenje:

Usluga InDoc EDGE Cloud odnosi se na dokumentni sustav u oblaku u vlasništvu Pružatelja usluge, koji se temelji na softveru InDoc EDGE, certificiranom od strane Arhiva Republike Slovenije, za podršku cjelokupnom procesu upravljanja dokumentarnim gradivom u digitalnom obliku kroz sve faze životnog ciklusa. Koristi se za zakonski usklađen obuhvat i elektroničku pohranu dokumenata. Funkcionalnosti Usluge uključuju obuhvat dokumenata i metapodataka, klasifikaciju i definiranje metapodataka, pregled i pretraživanje sadržaja, dijeljenje i suradnju na izradi sadržaja, odobravanje dokumenata, elektroničko potpisivanje, upravljanje poslovnim procesima i izvršavanje zadataka, kao i elektroničku pohranu originalnog ili obuhvaćenog dokumentarnog gradiva, čime se osigurava upotrebljivost i autentičnost pohranjenog sadržaja, odabir i predaja materijala nadležnom arhivu te uništavanje materijala nakon isteka roka pohrane. Usluga je dostupna kao web i mobilna aplikacija, pri čemu mobilna aplikacija nudi ograničen skup funkcionalnosti. Klijent može koristiti samo one funkcionalnosti Usluge koje su uključene u odabrani poslovni paket.

Prateća usluga odnosi se na uslugu odabira, pretvorbe formata datoteka za dugotrajnu pohranu, organizaciju, uništavanje, pružanje sigurnih prostora i druge usluge koje ne čine pohranu ili obuhvat.

Sadržaj se odnosi na elektroničke dokumente i druge datoteke, zadatke, metapodatke, komentare, revizijske tragove i druge zapise koje Korisnici kreiraju, učitavaju ili pohranjuju korištenjem Usluge. Sadržaj je u vlasništvu Klijenta.

Oblak Pružatelja usluge odnosi se na infrastrukturu u vlasništvu Pružatelja usluge, dizajniranu za osiguranje rada i izvedbe Usluge. Klijent dijeli infrastrukturne resurse s drugim Klijentima. Detaljan opis oblaka Pružatelja usluge, operativni postupci, upravljanje infrastrukturom i nadzor izvedbe definirani su internim pravilima Pružatelja usluge te su certificirani prema standardima ISO 27001 i ISO 9001.

Pružatelj usluge je tvrtka Mikrocop d.o.o., Ulica Ambrožiča Novljana 7, 1000 Ljubljana, Slovenija, matični broj: 5346410, PDV broj: SI96627751.

Klijent se odnosi na pravnu osobu koja je sklopila ugovor s Pružateljem usluge o korištenju Usluge i odgovorna je za korištenje Usluge u skladu s ugovorom o korištenju Usluge, Općim uvjetima i Dokumentacijom usluge, uključujući upravljanje Sadržajem i Korisnicima te kontrolu pristupnih prava i ovlasti unutar Usluge.

Ovlaštena osoba Klijenta je definirana u ugovoru o korištenju Usluge i odgovorna je za provođenje odredbi ugovora, pridržavanje Općih uvjeta te komunikaciju s Pružateljem usluge.

Korisnik se odnosi na osobu s korisničkom licencom i jedinstvenom e-mail adresom, kojoj je dodijeljen pristup za korištenje Usluge i pristup Sadržaju.

Korisnik s administratorskim ovlastima je Korisnik koji, osim standardnih korisničkih prava, ima dodatna prava za upravljanje (administraciju) Uslugom. Korisnik s ulogom Administrator organizacije ili Voditelj procesa treba dodatnu korisničku licencu koja se može dodijeliti istoj e-mail adresi. Korisnik s administratorskim ovlastima mora biti adekvatno obučen za obavljanje administrativnih intervencija unutar Usluge.

Korisnička prava su skup ovlasti koje omogućuju Korisniku pristup Sadržaju i korištenje funkcionalnosti Usluge unutar odabranog poslovnog paketa. Korisnička prava definiraju što korisnik može ili ne može učiniti unutar Usluge, temeljeno na ulozi Korisnika.

Integracijski korisnik je jedinstveni Korisnik s namjenskom korisničkom licencom za prijavu i pristup Integraciji s Uslugom.

Vanjski korisnik je osoba s privremenim pristupom Sadržaju koji mu je dodijelio Korisnik. Po završetku zadatka ili isteku razdoblja dostupnosti podijeljenog Sadržaja, Vanjski korisnik gubi mogućnost korištenja Usluge i pristupa tom Sadržaju.

Aktivaciju Usluge provodi Pružatelj usluge nakon sklapanja ugovora o korištenju Usluge i ispunjenja svih uvjeta za korištenje Usluge.

Korisnički portal CPU je portal putem kojeg ovlašteni Korisnici Klijenta predaju tehničke, korisničke ili poslovne zahtjeve i pritužbe. Korisnički CPU portal omogućuje Klijentu praćenje statusa rješavanja zahtjeva. Zahtjevi koji nisu rezultat kvara u radu Usluge naplaćuju se prema Cjeniku. CPU portal dostupan je na https://cpu.mikrocop.com. 

Dostupnost Usluge definira se kao postotak vremena tijekom kojeg Korisnici mogu koristiti Uslugu bez prekida, isključujući planirane prekide zbog redovitog održavanja.

Nedostupnost Usluge definira se kao postotak vremena tijekom kojeg Korisnici ne mogu koristiti Uslugu bez prekida zbog pogrešaka, kvarova ili drugih neplaniranih događaja.

Viša sila odnosi se na bilo koju nepredvidivu i izvanrednu okolnost izvan kontrole Pružatelja usluge i Klijenta, koja se ne može pripisati njihovoj krivnji ili nemaru, a koja se, unatoč svim mjerama opreza, ne može spriječiti ili ukloniti (npr. prirodne katastrofe, rat, epidemija). Pružatelj usluge će obavijestiti Klijenta o takvom događaju čim za njega sazna te će navesti datum početka i prirodu događaja, kao i razumnu procjenu vremena potrebnog za ponovno uspostavljanje normalnog stanja.

Interna pravila za provedbu usluge su interni pravni akti Pružatelja usluge koji uređuju način pohrane i provedbe Pratećih usluga. Klijent može zatražiti uvid u ova pravila na lokaciji Pružatelja usluge.

Vremenski žig je elektronička usluga koju pruža Autoritet za vremenski žig (TSA), a koju Usluga koristi za osiguranje pravno valjanog dokaza da je Sadržaj postojao u određenom trenutku i da se od vremena postavljanja vremenskog žiga nije mijenjao. Usluga postavlja vremenski žig na sve dokumente kreirane ili obuhvaćene na tekući dan i osigurava obnovu vremenskog žiga nakon njegovog isteka.

Elektroničko potpisivanje odnosi se na postupak dodavanja elektroničkih potpisa dokumentu, koji uključuje provjeru i potvrdu identiteta potpisnika te osigurava integritet i autentičnost elektronički potpisanog dokumenta. Usluga koristi platforme trećih strana i usluge povjerenja za elektroničko potpisivanje.

Usluga povjerenja je elektronička usluga koja uključuje kreiranje elektroničkih potpisa. Kvalificirana usluga povjerenja ispunjava relevantne zahtjeve Uredbe eIDAS.

Elektronički potpis je skup podataka u elektroničkom obliku, pridruženih ili logički povezanih s drugim elektroničkim podacima, a koristi ih potpisnik za potpisivanje. Postoji nekoliko vrsta elektroničkih potpisa: obični, napredni i kvalificirani. Odgovornost za odabir odgovarajuće vrste potpisa koja ispunjava zakonske ili ugovorne obveze ili poslovne potrebe leži na Korisniku koji pokreće Elektroničko potpisivanje.

Običan elektronički potpis ne osigurava jedinstvenu vezu između potpisnika i potpisa te su potrebni dodatni dokazi tijekom postupka kako bi se provjerila povezanost. Usluga preko trećih pružatelja usluga podržava različite metode kreiranja običnog potpisa: potpis klikom, nacrtani potpis, potpis na potpisnoj tablici, potpis digitalnim certifikatom čiji izdavatelj nije na popisu pouzdanih pružatelja usluga povjerenja EU (eng. EU Trusted List ili EUTL) ili potpis preko usluge povjerenja koja omogućuje samo običan potpis.

Napredni elektronički potpis je jedinstveno povezan s potpisnikom, omogućuje njegovu identifikaciju te prepoznaje svaku naknadnu promjenu potpisanog sadržaja. Usluga preko trećih pružatelja usluga podržava dvije metode kreiranja naprednog potpisa: potpis digitalnim certifikatom čiji izdavatelj je na EUTL ili potpis putem usluge povjerenja koja omogućuje napredni potpis.

Kvalificirani elektronički potpis je napredni elektronički potpis kreiran korištenjem kvalificiranog uređaja za kreiranje elektroničkog potpisa (eng. Qualified Signature Creation Device ili QSCD) i temelji se na kvalificiranom certifikatu za elektroničke potpise. Usluga preko trećih pružatelja usluga podržava dvije metode kreiranja kvalificiranog potpisa: potpis digitalnim certifikatom čiji izdavatelj je na EUTL, a certifikat je izdan na QSCD, ili potpis putem usluge povjerenja koja omogućuje kvalificirani potpis. Iako su elektronički potpisi u EU pravno priznati i obvezujući, samo kvalificirani elektronički potpis ima jednaku pravnu valjanost kao i vlastoručni potpis.

Integracija povezuje Uslugu s drugim informacijskim sustavom putem API sučelja za sinkronizaciju Sadržaja, automatizaciju poslovnih procesa i povećanje učinkovitosti poslovanja Klijenta.

API sučelje (eng. Application Programming Interface) Pružatelja usluge omogućuje Integraciju i nije neophodan dio Usluge potreban za njezino besprijekorno funkcioniranje.

Obavještavanje Klijenta uključuje obavještavanje Ovlaštene osobe Klijenta ili Korisnika. Pružatelj usluge će Ovlaštenu osobu Klijenta obavijestiti putem e-pošte na adresu navedenu u ugovoru o korištenju Usluge, poštom na registriranu adresu Klijenta, ili putem Korisničkog CPU portala. Korisnici će biti obaviješteni putem sustavnih obavijesti unutar Usluge.

Web stranica Usluge nalazi se na adresi https://indocedge.com.

Cjenik je trenutačno važeći cjenik Pružatelja usluge, koji definira uključene funkcionalnosti i obujme poslovnih paketa te kupljene pakete podrške, uključujući unaprijed kupljenu podršku za Korisnike, vrijeme odgovora i opću razinu usluge.

Dokumentacija Usluge uključuje bilješke o izdanju novih verzija Usluge te korisničke i tehničke priručnike za korištenje Usluge.

Opći uvjeti korištenja Usluge uređuju međusobna prava i obveze Pružatelja usluge i Klijenta te uključuju odredbe ugovora o korištenju Usluge, Dokumentaciju Usluge, upute Pružatelja usluge (poslane Ovlaštenoj osobi Klijenta prije ili tijekom Aktivacije Usluge, kod nadogradnji ili po potrebi), te druge politike poput Politike privatnosti, Uvjeta korištenja i Politike kolačića, koje su dostupne na Web stranici Usluge. Svrha Općih uvjeta je osigurati jasno razumijevanje korištenja usluge InDoc EDGE Cloud, uključujući uvjete za sklapanje, izmjenu i raskid ugovornog odnosa između Klijenta i Pružatelja usluge, pravila, uvjete, ograničenja i prihvatljiv način korištenja Usluge, uvjete za praćenje korištenja Usluge i osiguravanje opće razine Usluge, te ostala prava i obveze Pružatelja usluge i Klijenta, kao i uvjete naplate korištenja Usluge. 

2 OPĆE ODREDBE

2.1 Prihvaćanje Općih uvjeta

Klijent korištenjem Usluge potvrđuje da prihvaća i suglasan je sa svim odredbama Općih uvjeta te da će ih poštovati prilikom korištenja Usluge. Opći uvjeti su sastavni dio ugovora o korištenju Usluge između Pružatelja usluge i Klijenta.

2.2 Izmjene Općih uvjeta

Pružatelj usluge zadržava pravo izmjene Općih uvjeta u bilo kojem trenutku. Pružatelj usluge će obavijestiti Klijenta o izmjenama najmanje četrdeset i pet (45) dana prije početka primjene izmjena, putem e-pošte.

Ako se Klijent ne slaže s izmjenama, može otkazati ugovor o korištenju Usluge pisanim putem prije datuma stupanja na snagu izmijenjenih Općih uvjeta, s otkaznim rokom od šest (6) mjeseci, koji počinje teći od dana kad Pružatelj usluge primi izjavu Klijenta da ne prihvaća izmjene Općih uvjeta. Daljnje korištenje Usluge nakon stupanja na snagu izmijenjenih Općih uvjeta smatra se prihvaćanjem tih izmjena u cijelosti.

2.3 Ograničenje Usluge i odgovornosti

Pružatelj usluge osigurava Uslugu onakvu kakva jest i na način kako je to definirano u Dokumentaciji Usluge. Pružatelj usluge osigurava funkcionalnosti Usluge, pouzdanost i dostupnost u opsegu i na način definiran Općim uvjetima i Dokumentacijom Usluge, u skladu s odabranim poslovnim paketom i paketom podrške Klijenta.

Pružatelj usluge se obvezuje pružiti Uslugu unutar okvira opisanih u Općim uvjetima i općoj razini usluge, te će nastojati osigurati neprekidno i besprijekorno funkcioniranje Usluge, no ne jamči da će Usluga raditi bez prekida ili grešaka. Pružatelj usluge zadržava pravo na trenutnu intervenciju u slučaju otkrivene sigurnosne ranjivosti ili pogreške.

Na zahtjev Klijenta, Pružatelj usluge omogućuje pretvorbu formata datoteka za dugotrajnu pohranu, no ne jamči da će svi dokumenti biti uspješno pretvoreni. Ograničenja mogu biti rezultat specifičnih formata ili karakteristika samog dokumenta. Pružatelj usluge će s dužnom pažnjom nastojati osigurati uspješnu pretvorbu. Klijentu će biti dostupna izvješća o uspješnim i neuspješnim pretvorbama unutar Usluge.

Pružatelj usluge nije odgovoran za:

  • Sadržaj koji Klijent pohranjuje unutar Usluge;

  • nepoštivanje zakona pri pohrani Sadržaja ili nemogućnost dokazivanja pravne valjanosti Sadržaja zbog nepravilnog upravljanja Sadržajem od strane Klijenta;

  • štetu nastalu korištenjem Usluge u suprotnosti sa zakonom ili ugovorima koje je Klijent sklopio;

  • štetu koja nastane Klijentu zbog nepoštovanja Općih uvjeta ili Dokumentacije Usluge;

  • štetu prouzročenu krađom, gubitkom ili zloupotrebom korisničkih podataka od strane trećih strana;

  • štetu uzrokovanu neadekvatnim administrativnim upravljanjem Uslugom od strane Klijenta, uključujući upravljanje Sadržajem, dodjeljivanje i izmjenu prava pristupa te obavljanje svih administrativnih poslova;

  • štetu koja proizlazi iz nefunkcioniranja ili promjena pravila, politika privatnosti ili poslovnih politika trećih strana integriranih u Uslugu;

  • gubitak Sadržaja zbog tehničkih problema, više sile, nepravilne upotrebe Usluge od strane Klijenta, djelovanja Korisnika s administratorskim ovlastima ili neovlaštenog pristupa ili zloupotrebe Usluge od strane Klijenta ili trećih strana.

Ukupna odgovornost Pružatelja usluge ograničena je na izravnu štetu koja može nastati kao rezultat štetnog djelovanja Pružatelja usluge, i ne uključuje izgubljenu dobit, neizravnu ili posljedičnu štetu. Pružatelj usluge i Klijent se slažu da ukupna odgovornost Pružatelja usluge neće premašiti iznos koji je Klijent platio za korištenje Usluge u posljednja tri (3) mjeseca prije nastanka štete.

2.4 Zaštita robnih marki i autorskih prava

Pružatelj usluge zadržava sva prava. Usluga, uključujući sve povezane materijale, dokumentaciju, izvorni kod, binarne datoteke, slike, logotipe, dizajn, korisničko sučelje, podatke i druge sadržaje, zaštićena je autorskim pravima u skladu s važećim zakonima o autorskim pravima. Usluga je u vlasništvu Pružatelja usluge. Potpuna ili djelomična reprodukcija, kreiranje izvedenica, objava, distribucija i korištenje tih sadržaja bez prethodnog pismenog pristanka Pružatelja usluge strogo je zabranjeno.

Robne marke InDoc EDGE i Mikrocop, zajedno sa svim povezanim logotipima, imenima proizvoda, uslugama i sloganima, zaštićene su robne marke Pružatelja usluge. Korištenje tih robnih marki bez prethodnog pismenog pristanka Pružatelja usluge strogo je zabranjeno.

Kršenja mogu dovesti do pokretanja građanskih i/ili kaznenih postupaka u skladu s važećim zakonom. Pružatelj usluge zadržava pravo na zaštitu svojih prava u najširem mogućem opsegu koji dopušta zakon.

3 PRAVA I OBVEZE PRUŽATELJA USLUGE

3.1 Funkcioniranje Usluge

Pružatelj usluge se obvezuje da:

  • se Usluga odvija u Oblaku unutar Europske unije, osiguravajući da se Sadržaj pohranjen unutar Usluge ne prenosi u treće zemlje, osim ako to izričito ne zahtijeva Klijent;

  • osigurava u svom okruženju odgovarajuće tehničke, softverske, organizacijske i sigurnosne uvjete koji omogućuju korištenje Usluge, a koji su navedeni u Dokumentaciji Usluge;

  • obavijesti Klijenta o svim promjenama Dokumentacije Usluge najmanje četrdeset i pet (45) dana prije nego što promjene stupe na snagu.

3.2 Opća razina usluge

Pružatelj usluge se obvezuje na sljedeće:

  • Sva komunikacija između Korisnika i Usluge bit će šifrirana pomoću međunarodno priznatih i sigurnih sigurnosnih protokola.

  • Usluga će biti dostupna dvadeset četiri (24) sata dnevno, svaki dan u tjednu (24/7/365), osim u slučajevima predviđenim u Općim uvjetima.

  • Usluga će biti dostupna najmanje devedeset devet posto (99%) mjesečno.

  • Pružatelj usluge će Klijentu na zahtjev dostaviti izvješće o postignutoj razini dostupnosti.

  • Pružatelj usluge će obavijestiti Klijenta o planiranim redovitim radovima održavanja najmanje pet (5) dana unaprijed.

  • Pružatelj usluge će prema predviđanjima provoditi do dvanaest (12) pojedinačnih zahvata na Usluzi godišnje (uključujući ažuriranja Usluge), koji će rezultirati planiranim prekidima Usluge. Pružatelj jamči da će svi planirani zahvati biti izvedeni u razdobljima manje potražnje za Uslugom te da nijedan planirani zahvat prema predviđanjima neće trajati dulje od osam (8) sati u kontinuitetu.

  • Pružatelj usluge osigurat će pomoć i savjetovanje u vezi s korištenjem Usluge u skladu s odabranim paketom podrške, dostupno svakim radnim danom u Sloveniji od 8:00 do 16:00 sati po srednjoeuropskom vremenu.

  • Pružatelj usluge započet će rješavanje greške u okviru vremena odgovora definiranog u odabranom paketu podrške, s maksimalnim vremenom odgovora od jednog (1) radnog dana za kritične pogreške, dva (2) radna dana za veće probleme i četiri (4) radna dana za manje smetnje. Vrijeme odgovora počinje teći kad Klijent prijavi grešku putem Korisničkog CPU portala, a Pružatelj usluge potvrdi primitak i počne s rješavanjem tijekom radnog vremena (svaki radni dan u Sloveniji od 8:00 do 16:00 sati po srednjoeuropskom vremenu).

  • Pružatelj usluge izrađivat će dnevne sigurnosne kopije Sadržaja pohranjenog u Usluzi, koje će čuvati trideset (30) dana na dvije (2) zasebne lokacije od primarne lokacije.

  • Pružatelj usluge osigurat će neprekinuti rad Usluge uspostavljenim sustavom i planom za neprekidno poslovanje unutar Oblaka.

3.3 Povjerljivost informacija i zaštita osobnih podataka

Pružatelj usluge obvezuje se čuvati povjerljivost svih informacija do kojih dođe tijekom pružanja Usluge. Te će informacije koristiti isključivo u svrhu pružanja Usluge te će spriječiti bilo kakvo namjerno, nenamjerno ili drugo otkrivanje tih informacija trećim stranama bez suglasnosti Klijenta. Obveza čuvanja povjerljivosti informacija vrijedi neograničeno.

Pružatelj usluge, pri pružanju Usluge, djeluje kao izvršitelj obrade podataka i sklopit će ugovor o obradi podataka s Klijentom (voditeljem obrade). Ovaj ugovor je sastavni dio ugovora o korištenju Usluge i ima prednost u slučaju neslaganja u vezi sa zaštitom osobnih podataka.

Informacije o obradi osobnih podataka od strane Pružatelja usluge objavljene su u Politici privatnosti, dostupnoj na Web stranici Usluge.

3.4 Izvoz Sadržaja nakon prestanka korištenja Usluge

Nakon prestanka ugovornog odnosa za korištenje Usluge, Pružatelj usluge će zadržati Sadržaj Klijenta unutar Usluge trideset (30) dana od datuma prestanka ugovora. Ako Klijent ne izveze Sadržaj unutar tog razdoblja, Pružatelj usluge će ga nepovratno izbrisati.

Klijent može najkasnije četrnaest (14) dana prije isteka ugovora zatražiti izvoz Sadržaja od Pružatelja usluge, a ta se usluga naplaćuje prema važećem Cjeniku.

Nakon isteka razdoblja od trideset (30) dana od prestanka ugovora, Pružatelj usluge više neće čuvati Sadržaj Klijenta i nepovratno će izbrisati sve preostale kopije, bez ikakve odgovornosti prema Klijentu.

3.5 Nadzor i praćenje korištenja usluge

Nadzor nad provedbom Usluge

Pružatelj usluge obvezuje se naručivati najmanje jednom godišnje:

  • unutarnji nadzor nad provedbom Usluge, koji provode stručno osposobljeni unutarnji revizori;

  • neovisni vanjski nadzor nad provedbom Usluge, koji provode ovlašteni revizori informacijskih sustava;

  • neovisni vanjski sigurnosni pregled Usluge, koji provode stručnjaci za kibernetičku sigurnost.

Pružatelj usluge će omogućiti Klijentu provedbu dodatnog vanjskog nadzora na zahtjev, uz dogovor da Klijent pokrije troškove stručnih usluga Pružatelja usluge te sve troškove vezane uz naručeni vanjski nadzor.

Praćenje korištenja Usluge

Klijent može dopustiti aktivaciju praćenja aktivnosti Korisnika radi poboljšanja korisničkog iskustva. Zadano, praćenje aktivnosti korisnika nije omogućeno. Pružatelj usluge prati korištenje Usluge specijaliziranim alatom za prikupljanje, mjerenje, analizu i izvještavanje. Ovaj alat je lokalno instaliran u Oblaku, a prikupljeni podaci ne napuštaju okruženje Oblaka.

Pregled učitanog Sadržaja antivirusnim programom

Kako bi osigurao sigurnost i integritet Usluge i Sadržaja, kao i zaštitu Korisnika od potencijalnih prijetnji, Klijent može zatražiti da Pružatelj usluge:

  • skenira učitani Sadržaj antivirusnim programom kako bi otkrio eventualni zlonamjerni softver ili druge sigurnosne prijetnje;

  • obavijesti Klijenta ako je učitani Sadržaj označen kao opasan i predloži korake za otklanjanje prijetnje;

  • izbriše ili stavi u karantenu učitani Sadržaj koji je označen kao opasan;

  • privremeno onemogući pristup Usluzi Korisniku koji je učitao opasni Sadržaj, sve dok se prijetnja ne ukloni;

  • provodi dodatne sigurnosne mjere, uključujući privremenu ili trajnu zabranu učitavanja Sadržaja za Korisnike povezane s ponovljenim sigurnosnim incidentima.

3.6 Ažuriranja Usluge

Pružatelj usluge može u bilo kojem trenutku promijeniti, ažurirati ili unaprijediti Uslugu, promijeniti sistemske postavke Usluge ili privremeno ili trajno obustaviti određene funkcionalnosti. Posljedično, Pružatelj usluge zadržava pravo izmjene Općih uvjeta ili Dokumentacije Usluge.

Pružatelj usluge će obavijestiti Klijenta o planiranim ažuriranjima Usluge:

  • najmanje trideset (30) dana prije predviđenog objavljivanja nove verzije Usluge u produkcijskom okruženju;

  • najmanje pet (5) dana prije stvarnog objavljivanja nove verzije u predprodukcijskom ili produkcijskom okruženju.

Pružatelj usluge može objaviti novu verziju Usluge nakon 20:00 sati po srednjoeuropskom vremenu bilo kojeg dana u predprodukcijskom okruženju, a u produkcijskom okruženju subotom. Klijent je svjestan da Usluga neće biti dostupna tijekom objave nove verzije.

Pružatelj usluge zadržava pravo na trenutnu intervenciju u Usluzi u slučaju otkrivene sigurnosne ranjivosti ili greške, bez obveze prethodnog obavještavanja Klijenta.

3.7 Etičke obveze

Pružatelj usluge se obvezuje poštovati visoke etičke standarde i društvenu odgovornost u svom poslovanju. U tom smislu, Pružatelj usluge će osigurati sljedeće:

  • Uvjeti rada: Pružatelj usluge jamči da će svi zaposlenici imati osigurane sigurne, zdrave i dostojanstvene uvjete rada. To uključuje poštenu plaću, poštivanje radnog vremena, pravo na odmor, pravo na isključivanje, te odgovarajuće mjere za osiguranje sigurnosti i zdravlja na radu.

  • Jednakost i raznolikost: Pružatelj usluge se obvezuje promicati jednake mogućnosti za sve zaposlenike, bez obzira na spol, dob, rasu, nacionalnost, vjeru, seksualnu orijentaciju, invaliditet ili bilo koju drugu osobnu okolnost. Diskriminacija ili uznemiravanje na radnom mjestu nisu dopušteni.

  • Socijalni dijalog: Pružatelj usluge podržava i potiče otvoreni socijalni dijalog između uprave i zaposlenika, kao i njihovih predstavnika. Svi zaposlenici imaju pravo udruživanja i sudjelovanja u sindikatima te drugim radničkim organizacijama bez straha od odmazde.

  • Društvena odgovornost: Poslovna praksa Pružatelja usluge bit će usmjerena na podršku lokalnim zajednicama, zaštitu okoliša i doprinos održivom razvoju. Pružatelj usluge će se truditi smanjiti negativne utjecaje na okoliš i podržati inicijative koje doprinose dobrobiti zajednice.

  • Transparentnost i etika: Sve poslovne odluke Pružatelja usluge bit će donesene s visokom razinom transparentnosti i integriteta. Pružatelj usluge će se boriti protiv korupcije, iznude i drugih oblika neetičkog ponašanja.

4 PRAVA I OBVEZE KLIJENTA

4.1 Uvjeti korištenja Usluge

Klijent se obvezuje:

  • koristiti Uslugu u skladu s odredbama ugovora o korištenju Usluge, Općim uvjetima i Dokumentacijom Usluge;

  • provoditi potrebne organizacijske i tehničke mjere kako bi spriječio instalaciju, korištenje ili širenje špijunskog softvera ili zlonamjernog softvera, kao i aktivnosti koje bi mogle oštetiti, onemogućiti, preopteretiti ili ometati rad Usluge ili Oblaka;

  • biti odgovoran za pravilno i sigurno korištenje Usluge te za zaštitu korisničkih vjerodajnica, a u slučaju gubitka ili zloupotrebe tih vjerodajnica, Korisnik će odmah obavijestiti Pružatelja usluge putem Korisničkog CPU portala;

  • osigurati da su Korisnici s administratorskim ovlastima adekvatno obučeni za obavljanje administrativnih poslova unutar Usluge;

  • obavijestiti Pružatelja usluge o dodjeli administratorskih ovlasti Korisnicima;

  • spriječiti neovlašteno korištenje Usluge i bilo kojeg drugog hardvera ili softvera Pružatelja usluge.

4.2 Prijava Korisnika

Korištenje Usluge dopušteno je samo Korisnicima koji se prijavljuju putem jednog od dopuštenih i podržanih mehanizama, kako je navedeno u Dokumentaciji Usluge.

Korisnik koji se prijavljuje u Uslugu putem korisničkog imena i lozinke može samostalno resetirati lozinku u slučaju zaborava. Resetiranje lozinke zahtijeva jednokratnu lozinku dostavljenu putem SMS poruke, stoga Korisnik mora imati broj mobitela unesen u svoj profil, a Klijent mora omogućiti SMS obavijesti.

Klijent se obvezuje čuvati korisničke vjerodajnice za prijavu i provesti potrebne organizacijske i tehničke mjere kako bi se spriječila preprodaja ili neovlaštena upotreba Usluge od strane trećih strana.

Ako Korisnik izgubi ili mu budu ukradene korisničke vjerodajnice, dužan je odmah obavijestiti Pružatelja usluge putem Korisničkog CPU portala i otkazati vjerodajnice. Resetiranje korisničkih vjerodajnica Pružatelj usluge naplaćuje prema Cjeniku.

4.3 Prijava za vanjske korisnike

Vanjski korisnici mogu se prijaviti samo u web aplikaciju putem posebne poveznice, koja im se šalje na e-mail adresu, s jednokratnom lozinkom primljenom putem SMS-a ili e-maila. Vanjski korisnici mogu se prijaviti samo dok je dijeljeni Sadržaj dostupan ili dok im se pristup ne opozove.

4.4 Korištenje Usluge

Pristup Usluzi

Klijent pristupa Usluzi odabirom poslovnog paketa definiranog u Cjeniku, koji specificira uključene funkcionalnosti Usluge. Funkcionalnosti navedene u Općim uvjetima nisu nužno uključene u odabrani poslovni paket. Klijent može u bilo kojem trenutku promijeniti odabrani poslovni paket.

Klijent također može odabrati paket podrške prilikom registracije ili bilo kada nakon toga te može po potrebi mijenjati paket podrške.

Administracija Usluge

Korisnik s administratorskim ovlastima mora završiti specijaliziranu obuku koju pruža Pružatelj usluge kako bi se osiguralo pravilno upravljanje (administriranje) Uslugom. To uključuje upravljanje Sadržajem i Korisnicima, dodjeljivanje i mijenjanje pristupnih prava, dodjeljivanje administrativnih ovlasti i obavljanje svih administrativnih zadataka. Obuka za Korisnika s administratorskim ovlastima naplaćuje se prema Cjeniku.

Klijent može zatražiti od Pružatelja usluge obavljanje administrativnih i drugih zadataka vezanih uz korištenje Usluge u skladu s Cjenikom.

Mobilna aplikacija

Usluga je dostupna kao mobilna aplikacija za operacijske sustave Android i iOS, s ograničenim skupom funkcionalnosti. Popis funkcionalnosti za mobilnu aplikaciju dostupan je na Web stranici Usluge. Korištenje mobilne aplikacije mora biti odobreno od strane Klijenta, a aplikacija se može preuzeti s službenih trgovina (Google Play ili App Store). Mobilna aplikacija ne može se koristiti ako se Korisnik prijavljuje s ulogom Administrator organizacije.

Dijeljenje Sadržaja

Pomoću rješenja za dijeljenje Sadržaja, Korisnik s pristupom Sadržaju može ga dijeliti s drugim Korisnicima ili određenim Vanjskim korisnicima, dok ograničava njihova prava na korištenje Sadržaja i postavlja vremenska ograničenja za njegovu dostupnost. Uključivanje Vanjskih korisnika u zadatke naplaćuje se Klijentu prema Cjeniku.

Korištenje WOPI protokola

WOPI protokol (eng. Web Application Open Platform Interface) omogućuje Korisnicima korištenje Microsoft Office za web za pregledavanje i zajedničko uređivanje Sadržaja u Microsoft Word za web, Microsoft Excel za web i Microsoft PowerPoint za web, pod uvjetom da Sadržaj ispunjava uvjete definirane u Dokumentaciji Usluge. Klijent razumije da je Microsoft Office za web usluga tvrtke Microsoft i da je korištenje podložno Microsoftovim uvjetima korištenja i pravilima privatnosti. Korištenjem WOPI protokola, Klijent potvrđuje da posjeduje odgovarajuću licencu za Microsoft Office za web.

Korištenje WebDAV protokola

WebDAV protokol (eng. Web-based Distributed Authoring and Versioning) omogućuje Korisnicima korištenje Microsoft Officea za pregledavanje i uređivanje Sadržaja u lokalno instaliranim verzijama Microsoft Worda, Microsoft Excela i Microsoft PowerPointa. Klijent potvrđuje da je Microsoft Office rješenje tvrtke Microsoft i da je korištenje podložno Microsoftovim uvjetima korištenja i pravilima privatnosti, te da korištenjem WebDAV protokola potvrđuje posjedovanje odgovarajuće licence za Microsoft Office.

Korištenje API sučelja i Integracija

Klijent se obvezuje ne koristiti API sučelja za:

  • kršenje Općih uvjeta korištenja Usluge;

  • razvoj Integracija ako API sučelja nisu objavljena ili nisu nužna za besprijekorno funkcioniranje Usluge;

  • stvaranje aplikacija, integracija, platformi ili usluga koje u cijelosti ili djelomično zamjenjuju ili konkuriraju Usluzi;

  • podnošenje ili prodaju Sadržaja trećim stranama;

  • zaobilaženje ugovornih ograničenja korištenja Usluge;

  • oštećivanje, onemogućavanje, preopterećenje ili ometanje rada Usluge;

  • smanjenje ili ugrožavanje sigurnosti Sadržaja ili Usluge;

  • testiranje ranjivosti Oblaka i Usluge;

  • omogućavanje neovlaštenog pristupa ili korištenja Usluge.

Klijent se obvezuje prilagoditi Integraciju prema uputama i preporukama Pružatelja usluge, ako Pružatelj usluge to ocijeni potrebnim.

Korištenje usluga trećih strana

Usluga može uključivati plaćene usluge trećih strana, poput prikupljanja podataka iz dokumenata, integriranih usluga povjerenja i platformi za potpisivanje, ili SMS usluge za slanje jednokratnih lozinki. Iako Pružatelj usluge uključuje ove usluge trećih strana u Uslugu nakon pažljivog pregleda i s dužnom pažnjom, Pružatelj usluge nije vlasnik niti operater tih usluga, te stoga nije odgovoran za njihovu dostupnost, pouzdanost, korisničko iskustvo, poslovnu politiku, pravnu usklađenost ili sigurnost informacija. Klijent prihvaća da je korištenje usluga trećih strana regulirano politikama privatnosti i poslovnim politikama tih pružatelja, te da te politike mogu biti podložne promjenama.

Organizacija rada u slučaju nedostupnosti Usluge

U slučaju nedostupnosti Usluge, Klijent je dužan, uzimajući u obzir svrhu, prirodu i ograničenja svojih poslovnih procesa, organizirati svoje aktivnosti u skladu s prethodnim dogovorima s Pružateljem usluge, kako bi osigurao najbržu moguću ponovnu uspostavu normalnog korištenja Usluge i minimizirao eventualnu štetu. Ako Klijent ne postupi prema dogovoru, odgovoran je za nastalu štetu.

4.5 Pristanak na elektroničke poruke i obavijesti

Klijent razumije i slaže se da Pružatelj usluge može slati sljedeće obavijesti Ovlaštenoj osobi Klijenta i Korisnicima putem e-pošte ili sustavnih obavijesti unutar Usluge:

  • obavijesti o korištenju Usluge, uključujući obavijesti o novim verzijama Sadržaja;

  • obavijesti o ažuriranjima Usluge, uključujući nove funkcionalnosti i druga poboljšanja;

  • najave o ažuriranjima Usluge u različitim okruženjima Pružatelja usluge;

  • pozive na prezentacije ažurirane Usluge;

  • pozive na sastanke Korisnika;

  • druge poruke s ciljem ispunjavanja svrhe Općih uvjeta korištenja.

4.6 Odgovornost Klijenta

Klijent je dužan koristiti Uslugu na način koji je u skladu s Općim uvjetima i Dokumentacijom Usluge. Klijent je odgovoran za svu štetu koja može nastati njemu, Pružatelju usluge ili drugim Klijentima zbog korištenja Usluge suprotno Općim uvjetima ili Dokumentaciji Usluge, kao i zbog kršenja zakonskih obveza, EU regulativa ili međunarodnih sankcija. 

Klijent je odgovoran za uspostavljanje pravilnih postupaka za upravljanje Sadržajem unutar Usluge kako bi se osigurala zakonski usklađena pohrana Sadržaja u digitalnom obliku i njegova ekvivalentnost originalnom dokumentarnom gradivu.

Klijent priznaje da Usluga omogućuje zakonski usklađenu dugoročnu pohranu Sadržaja i sve potrebne funkcionalnosti za održavanje dugoročne očuvanosti Sadržaja, čak i u slučaju promjena zakonodavstva ili tehničkih i tehnoloških zahtjeva za pohranu Sadržaja, te pravilno odbiranje i uništavanje Sadržaja nakon isteka razdoblja pohrane.

4.7 Pravila o prihvatljivom korištenju

Klijent se obvezuje koristiti Uslugu u skladu s važećim zakonima te neće zloupotrebljavati Uslugu za nezakonite svrhe. Klijent se obvezuje ne nanijeti štetu Pružatelju usluge ili Usluzi, niti koristiti Uslugu na način koji šteti drugima.

U skladu s Pravilima o prihvatljivom korištenju, Klijentu je zabranjeno:

  • koristiti Uslugu za nezakonite svrhe ili kršenje prava trećih strana;

  • namjerno oštetiti, onemogućiti, preopteretiti ili ometati rad Usluge ili Oblaka;

  • instalirati, koristiti ili širiti špijunski softver koji je dizajniran za prikupljanje informacija o aktivnostima drugih ili zlonamjerni softver koji uzrokuje sigurnosne incidente ili kršenja unutar Usluge, Integracija ili usluga trećih strana;

  • pokušavati ostvariti neovlašteni pristup Usluzi, Sadržaju, Integracijama ili uslugama trećih strana;

  • koristiti ili pokušavati koristiti reverzno inženjerstvo ili druge metode za otkrivanje funkcioniranja ili izvornog koda Usluge;

  • koristiti Uslugu za prikupljanje ili korištenje osobnih podataka bez izričitog pristanka;

  • zaobilaženje ili pokušaj zaobilaženja ugovorom definiranih ograničenja korištenja Usluge;

  • dijeljenje, posuđivanje ili prijenos korisničkih vjerodajnica za prijavu u Uslugu;

  • prodavati, iznajmljivati ili na drugi način davati trećim stranama pristup Usluzi, pojedinim funkcionalnostima ili dijelovima Usluge uz naknadu;

  • koristiti Uslugu ili bilo koju njezinu funkcionalnost za stvaranje aplikacija, integracija, platformi ili usluga koje u cijelosti ili djelomično zamjenjuju ili konkuriraju Usluzi;

  • koristiti Uslugu za učitavanje, prijenos, pohranu, dijeljenje ili na drugi način koristiti Sadržaj koji nije kreirao Korisnik ili za koji Korisnik nema potrebne dozvole, kršeći time autorska prava, zaštitne znakove ili druga intelektualna ili ugovorna prava trećih strana;

  • koristiti Uslugu za uznemiravanje, zlostavljanje ili osobne napade na druge, ili za učitavanje, prijenos, pohranu, dijeljenje ili korištenje uvredljivog, klevetničkog, mrzilačkog, prijetećeg, nasilnog, nezakonitog ili na drugi način štetnog Sadržaja;

  • koristiti Uslugu na način koji ometa ili sprječava poštivanje prometnih ili sigurnosnih pravila, ili ugrožava sigurnost drugih;

  • koristiti Uslugu na bilo koji način koji omogućava kršenje ili zaobilaženje restriktivnih mjera.

4.8 Kršenje Općih uvjeta

U slučaju kršenja Općih uvjeta ili neovlaštenog korištenja Usluge, Pružatelj usluge ima pravo privremeno ili trajno obustaviti pristup Klijenta Usluzi dok se kršenje ne ispravi, bez prethodne obavijesti. Pružatelj usluge nije odgovoran za bilo kakvu štetu koja bi mogla nastati Klijentu zbog nedostupnosti Sadržaja u Usluzi, a Klijent se obvezuje nadoknaditi sve troškove nastale Pružatelju usluge zbog otklanjanja kršenja i vraćanja Usluge u prvobitno stanje.

Ako Klijent ne ispravi kršenje u roku od četrnaest (14) dana od privremene obustave pristupa Usluzi ili od obavijesti Pružatelja usluge, Pružatelj usluge može odmah raskinuti ugovor o korištenju Usluge bez otkaznog roka, a ugovorni odnos s Klijentom će prestati.

4.9 Nelikvidnost Klijenta

Klijent potvrđuje da nad njim nije pokrenut postupak nesolventnosti. Ako dođe do pokretanja postupka nesolventnosti, Klijent je dužan odmah obavijestiti Pružatelja usluge. U tom slučaju, Pružatelj usluge ima pravo raskinuti ugovor bez otkaznog roka.

5 NAKNADE ZA USLUGU I UVJETI PLAĆANJA

5.1 Naknade za Uslugu

Pružatelj usluge će naplatiti Klijentu korištenje Usluge za prethodni mjesec na temelju Općih uvjeta, važećeg Cjenika, odabranog poslovnog paketa i stvarnog korištenja Usluge, uključujući korištenje usluga trećih strana.

Pri obračunu količine zauzetog prostora, mjerenog u gigabajtima (GB), računa se svaki dokument, svaka verzija dokumenta, potrebni podaci za pohranu, vremenski žig za osiguranje autentičnosti i revizijski trag za praćenje korištenja Usluge.

5.2 Uvjeti plaćanja

Klijent je dužan podmiriti svoje obveze prema Pružatelju usluge na temelju izdanog računa u ugovorom predviđenom roku plaćanja. U slučaju kašnjenja u plaćanju, Klijent je dužan platiti zakonske zatezne kamate, koje teku od datuma dospijeća računa do podmirenja obveze.

Ako Klijent ne podmiri svoje dospjele obveze u roku od trideset (30) dana od datuma dospijeća, Pružatelj usluge ima pravo onemogućiti Klijentu pristup Usluzi. U tom slučaju, Klijent nema pravo na naknadu za bilo kakvu štetu koja nastane zbog obustave Usluge. Klijent ima pravo ponovno uspostaviti Uslugu tek nakon podmirenja svih dospjelih i tekućih obveza te podnošenja zahtjeva za ponovnu aktivaciju Usluge, koja se naplaćuje prema Cjeniku.

Ako Klijent nakon tri (3) uzastopna pisana opomena ili nakon devedeset (90) dana od primitka opomene ne podmiri svoje financijske obveze prema Pružatelju usluge, Pružatelj usluge može obavijestiti Klijenta i raskinuti ugovor o korištenju Usluge bez otkaznog roka. U tom slučaju, Pružatelj usluge će zadržati Sadržaj Klijenta trideset (30) dana nakon raskida ugovora, nakon čega će Sadržaj nepovratno izbrisati.

5.3 Promjene cijena

Pružatelj usluge zadržava pravo promjene Cjenika.

Pružatelj usluge će obavijestiti Klijenta o promjenama Cjenika najmanje trideset (30) dana prije nego što promjene stupe na snagu, putem e-pošte. Ako Klijent:

  • ne obavijesti Pružatelja usluge prije stupanja na snagu novog Cjenika da ne prihvaća promjene, smatrat će se da se Klijent slaže s promjenama;

  • ne prihvaća promjene, može raskinuti ugovor prije stupanja na snagu novog Cjenika;

  • odbije promjene, a ne raskine ugovor, smatrat će se da je Pružatelj usluge raskinuo ugovor s otkaznim rokom od šest (6) mjeseci, počevši od dana kada je Pružatelj usluge primio odbijenicu Klijenta u vezi s predloženim promjenama.

U slučaju promjena poslovne politike pružatelja usluga trećih strana, Pružatelj usluge se obvezuje obavijestiti Klijenta što je prije moguće nakon što postane svjestan tih promjena.

Pružatelj usluge jednom godišnje usklađuje cijene usluge u odnosu na promjene indeksa potrošačkih cijena objavljenog od strane Statističkog ureda Republike Slovenije. Nije potrebna dodatna obavijest Klijentu za ovu usklađenost cijena.

Pružatelj usluge zadržava pravo uvođenja promotivnih cijena ili popusta koji će vrijediti ograničeno vrijeme. Takve promjene ne utječu na postojeći ugovor o korištenju Usluge, osim ako nije drugačije navedeno u posebnim uvjetima promocije.

6 ANTIKORUPCIJSKA KLAUZULA

Ugovorne strane izjavljuju da ni u jednoj fazi sklapanja ili izvršavanja Općih uvjeta ili ugovora o korištenju Usluge, nijedna strana nije ponudila, dala ili obećala bilo kakve neovlaštene koristi (kao što su novac, pokloni, poticaji, nagrade i sl.) bilo kojem zaposleniku ili članu uprave ili nadzornog tijela druge strane s ciljem osiguravanja poslovnog ugovora, sklapanja ugovora pod povoljnijim uvjetima, zanemarivanja nadzora nad izvršavanjem ugovornih obveza ili poduzimanja bilo kojeg drugog čina ili propusta koji bi mogao prouzročiti štetu drugoj strani ili omogućiti neovlaštenu korist za bilo kojeg zaposlenika ili člana uprave ili nadzornog tijela druge strane. U slučaju kršenja ili pokušaja kršenja ove klauzule, ugovor o korištenju Usluge bit će ništavan.

7 PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Ugovorni odnos između Pružatelja usluge i Klijenta sklapa se na neodređeno vrijeme.

Svaka strana može raskinuti ugovor o korištenju Usluge u bilo kojem trenutku, slanjem pisanog otkaza putem preporučene pošte s otkaznim rokom od šest (6) mjeseci. Otkazni rok počinje teći na dan slanja preporučene pošte, a ugovor o korištenju Usluge prestaje s istekom otkaznog roka.

Klijent je dužan pisanim putem obavijestiti Pružatelja usluge o svim promjenama podataka koji utječu na korištenje Usluge, u skladu s Općim uvjetima, u roku od četrnaest (14) dana od nastanka promjene.

Ako neko pitanje nije izričito uređeno ovim Općim uvjetima, primjenjuju se odredbe Zakona o obveznim odnosima Republike Slovenije.

Klijent i Pružatelj usluge suglasni su da se na Opće uvjete primjenjuje zakonodavstvo Republike Slovenije te da će svi sporovi koji nastanu u vezi s Općim uvjetima biti rješavani pred nadležnim sudom prema sjedištu Pružatelja usluge.