Rešitev za varno delo z dokumenti

Nadzor različic je pomemben del upravljanja dokumentov, ki omogoča natančno sledenje vsem spremembam in revizijam dokumenta. Ta sistematičen pristop zagotavlja vpogled v zgodovino dokumenta in preprečuje izgubo ali prepis podatkov z zaklepanjem osnutkov dokumentov med urejanjem. Revizijska sled je tesno povezana z nadzorom različic, saj beleži vsako akcijo, ki se izvede na dokumentu. Skupaj ta dva mehanizma zagotavljata visoko stopnjo preglednosti in odgovornosti, kar je ključnega pomena za varovanje integritete dokumentov znotraj organizacije. Možnost vračanja na prejšnje različice dokumentov omogoča večjo prilagodljivost in zanesljivost pri sodelovanju, hkrati pa zagotavlja, da so vse spremembe dokumentov ustrezno nadzorovane in dokumentirane, kar prispeva k učinkovitemu upravljanju znanja in skladnosti z regulativnimi standardi.

Dokumentni sistem omogoča ogled vsebine neposredno v brskalniku, medtem ko integracija z uveljavljenimi urejevalniki, na primer z orodji Microsoft Office, uporabnikom omogoča nemoteno urejanje vsebine v znanem okolju brez potrebe po prenosu dokumentov iz sistema. Sočasno urejanje in komentiranje omogoča uporabnikom, da hkrati sodelujejo na vsebini, kar dodatno spodbuja sodelovanje, timsko delo in hitrejše usklajevanje vsebin. Zgodovina sprememb, nadzor različic dokumentov in revizijska sled pa zagotavljajo preglednost in sledljivost, kar vse prispeva k varnosti, skladnosti in odgovornosti pri upravljanju dokumentov.

InDoc EDGE daje prednost varnosti informacij z implementacijo robustnega nabora funkcij, namenjenih omejevanju dostopa do dokumentov, drugih datotek in opravil. Uporabniki lahko določijo različne ravni dostopa, ki prejemnikom omogočajo samo branje ali pa tudi urejanje, tiskanje in prenos dokumentov. Z nastavitvijo roka veljavnosti za deljene vsebine se omogoči začasen dostop, kar preprečuje njihovo neomejeno uporabo. Dokumenti z višjo stopnjo zaupnosti so privzeto zaščiteni pred deljenjem zunaj organizacije, dvofaktorska avtentikacija pa dodatno varuje dostop zunanjih uporabnikov. Navedene zmogljivosti zagotavljajo, da lahko do deljenih vsebin dostopajo izključno pooblaščeni uporabniki, kar ščiti občutljive informacije pred morebitnimi zlorabami.

Za zagotavljanje varnosti informacij med izmenjavo je nujna uporaba naprednih varnostnih protokolov. Prilagodljive nastavitve pravic omogočajo podroben nadzor nad dostopom, urejanjem in prenosom datotek tudi med deljenjem v teku. Dvostopenjska avtentikacija zunanjih uporabnikov prinaša dodatno raven varnosti pri dostopanju do deljenih vsebin. Z nastavljenim rokom veljavnosti dostopa se preprečuje časovno neomejen dostop do informacij. Možnost spremljanja deljenja v realnem času prek zgodovine opravila in skozi revizijsko sled pa zagotavlja preglednost in odgovornost vseh vpletenih.

InDoc EDGE je zasnovan z močnim poudarkom na informacijski varnosti in skladnosti. Platforma deluje v skladu s sistemom upravljanja informacijske varnosti ISO/IEC 27001:2013, kar zagotavlja najvišje standarde zaščite informacij. Varnostni ukrepi se redno ocenjujejo s pomočjo neodvisnih revizij in ocen. Poleg tega našo zavezanost kakovosti potrjuje sistem upravljanja kakovosti ISO 9001:2015, ki poudarja dosleden in kakovosten pristop k upravljanju dokumentov.