%20--%3e%3csvg%20version='1.1'%20id='Layer_1'%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20xmlns:xlink='http://www.w3.org/1999/xlink'%20x='0px'%20y='0px'%20viewBox='0%200%2052.8%2052.8'%20style='enable-background:new%200%200%2052.8%2052.8;'%20xml:space='preserve'%3e%3cstyle%20type='text/css'%3e%20.st0{fill:%23D70036;}%20.st1{fill:%234B4F54;}%20%3c/style%3e%3cpath%20class='st0'%20d='M22.1,27.8L49.9,0.4C49.3,0.1,48.7,0,48,0H4.8C2.2,0,0,2.2,0,4.8V48c0,2.6,2.2,4.8,4.8,4.8h20.8v-0.1%20c2.9,0,5.5-1.4,7.4-3.6c2.1-2.3,3.4-5.4,3.4-8.5c0-3-1.2-5.7-3.2-7.6c-2-2-4.6-3.2-7.6-3.2c-0.4,0-0.8,0-1.1,0.1%20c-0.4,0-0.7,0.1-1.1,0.2l-4.6,1.1L22.1,27.8z'/%3e%3cpath%20class='st1'%20d='M51.9,2.1L26.5,27.2c3.3,0.2,6.3,1.7,8.6,3.9c2.4,2.4,3.9,5.8,3.9,9.5c0,1-0.1,2-0.3,2.9L52.8,5.4V4.8%20C52.8,3.8,52.5,2.9,51.9,2.1'/%3e%3c/svg%3e)
Elektronska hramba dokumentov
Dokument ni dovolj shraniti. Pomembno je, ali mu lahko zaupate - tudi čez leta. Elektronska hramba dokumentov zagotavlja sledljivost, nadzor in pravno veljavnost dokumentov skozi celoten čas hrambe.
Kaj se zgodi, ko hramba ni ustrezna?
Večina organizacij dokumente shranjuje. Manj jih hrani tako, da jim lahko zaupajo tudi čez leta.
Tveganje se pokaže, ko:
- dokumenta ni več mogoče odpreti,
- ni mogoče dokazati, da vsebina ni bila spremenjena,
- ni jasno, kdo je imel dostop in kaj se je z dokumentom dogajalo,
- roki hrambe niso ustrezno spremljani.
To niso le težave shranjevanja. To so težave dokazljivosti, skladnosti in nadzora.
Kaj je elektronska hramba dokumentov?
Elektronska hramba dokumentov je sistematična, dolgoročna hramba dokumentacije, ki zagotavlja njeno uporabnost, pristnost,celovitost in pravno veljavnost skozi celoten čas hrambe.
Ne gre le za tehnologijo, ampak za kombinacijo pravil, procesov in nadzora - od zajema dokumenta do njegove izločitve.
Shranjen dokument ni dokaz
Shranjevanje pomeni, da dokument obstaja.
Elektronska hramba pomeni, da lahko dokažete:
- da je dokument avtentičen,
- da ni bil spremenjen,
- da ostaja berljiv in veljaven skozi čas.
Če tega ne morete dokazati, dokument izgubi svojo dokazno vrednost - ne glede na to, koliko kopij imate.
Ali dokument jasno dokazuje tisto, kar mora?
Kako elektronska hramba dokumentov deluje?
Zajem dokumenta
Dokumenti se zajamejo iz različnih virov skupaj z metapodatki za klasifikacijo in iskanje.
Upravljanje dokumenta
Nadzor nad verzijami, dostopi, sodelovanjem, potrjevanjem in e-podpisovanjem.
Prenos in dolgoročna hramba
Samodejni prenos v e-hrambo, ki zagotavlja zaščito, sledljivost, časovno žigosanje in pretvorbo v dolgoročne formate.
Izločanje
Nadzorovana izločitev dokumentov po izteku roka hrambe.
Na čem temelji elektronska hramba?
Elektronska hramba temelji na načelih, ki zagotavljajo, da dokument ostane verodostojen skozi celoten čas hrambe.
Ta načela določajo:
- kdo ima dostop,
- kako se zagotavlja nespremenljivost,
- kako dokument ostane berljiv,
- kako se ohranja pravna veljavnost.
Poglejte vseh 5 načel elektronske hrambe
Ključne zmogljivosti InDoc EDGE elektronske hrambe
Dostopnost
Nadzorovan dostop do dokumentov z jasno določenimi vlogami in pooblastili.
Celovitost
Zagotovljena nespremenjenost dokumentov skozi celoten čas hrambe.
Trajnost
Dokumenti ohranijo pravno veljavnost skozi celoten življenjski cikel.
Certificirana skladnost
Certificirana e-hramba pri Arhivu Republike Slovenije, skladna z zahtevami ZVDAGA.
Avtentičnost
Dokazljiv izvor dokumentov s časovnimi žigi in sledljivostjo.
Povezljivost
Neposreden prenos dokumentov v e-hrambo iz poslovnih sistemov.
Bančništvo in finančne storitve
Banke, zavarovalnice in druge finančne institucije upravljajo z obsežno pogodbeno in regulatorno dokumentacijo, ki jo morajo hraniti skladno z zahtevami nadzornih organov. Elektronska hramba zagotavlja, da so ti dokumenti sledljivi, nespremenjeni in pravno veljavni ob revizijah, nadzorih ali pravnih postopkih.
“Povezava poslovnih aplikacij z e-hrambo v InDoc EDGE nam omogoča hiter, a nadzorovan dostop do informacij, ko jih potrebujemo.”
Zdravstvo
Zdravstvene ustanove morajo dokazljivo obvladovati dokumentacijo sistema vodenja kakovosti, vključno z zapisi o neskladjih, korektivnih ukrepih in presojah.
Elektronska hramba zagotavlja, da so ti dokumenti dosledno arhivirani, sledljivi in nespremenjeni, kar je ob zunanjih in notranjih presojah ključno za dokazovanje skladnosti.
Enako velja za zdravstveno dokumentacijo v širšem smislu, od kartotek do izvidov, ki zahteva dolgoročno hrambo ob strogem varstvu osebnih podatkov.
Tovrsten nadzor je še posebej pomemben pri zunanjih presojah in inšpekcijskih nadzorih, kjer mora ustanova kadar koli dokazati, da je z dokumentacijo ravnala skladno s predpisi.
Proizvodnja in logistika
Proizvodna in logistična podjetja upravljajo s tehnično dokumentacijo, certifikati kakovosti in dobaviteljskimi pogodbami, ki jih morajo slediti skozi celoten življenjski cikel izdelka. Elektronska hramba zagotavlja sledljivost, celovitost in hiter dostop do dokumentacije ob presojah, reklamacijah ali dobaviteljskih sporih.
"InDoc EDGE smo prvenstveno izbrali kot centralni sistem za hrambo kadrovskih, nabavnih in finančnih dokumentov, njegovo uporabo pa nato nadgradili z rešitvami za poslovne funkcije.”
Kaj pridobite z elektronsko hrambo dokumentov
- Večja dokazljivost
Dokumenti ostanejo sledljivi, avtentični in nespremenjeni skozi celoten čas hrambe.
- Manj poslovnih tveganj
Nadzorovana hramba zmanjšuje tveganja pri revizijah, nadzorih in pravnih postopkih.
- Boljša skladnost in varnost
Revizijska sled, nadzor dostopa in certificirana e-hramba podpirajo skladno poslovanje.
- Učinkovitejše upravljanje
Avtomatiziran prenos, roki hrambe in izločanje zmanjšujejo ročno delo.
Elektronska hramba v InDoc EDGE pomaga organizacijam ohraniti nadzor, sledljivost in pravno veljavnost dokumentacije skozi celoten čas hrambe.
