Ohranite veljavnost dokumentov

Varna, zakonsko skladna e-hramba zagotavlja nespremenljivost vsebin, pravno veljavnost gradiva v hrambi in učinkovito obvladovanje tveganj, povezanih z nepooblaščenim dostopom, morebitno izgubo dokumenta ali spreminjanjem njegove vsebine. V sodobnem poslovnem svetu, kjer podjetja obdelujejo številne občutljive informacije, je nujno ohranjati zaupnost in integriteto teh vsebin. Varna e-hramba krepi zaupanje strank in partnerjev, ščiti podjetja pred kibernetskimi grožnjami in jim omogoča neprekinjeno poslovanje.

Varna elektronska hramba temelji na nekaj ključnih načelih - dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti. Omogoča, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam, da lahko sodelavci do dokumentov pridejo hitro in jih lahko nemoteno uporabljajo ves čas hrambe (kar vključuje tudi pretvorbo v formate, prilagojene za dolgoročno hrambo), pri čemer pa vsebina ostaja pristna in celovita. Trajnost zagotavlja, da so dokumenti hranjeni ob upoštevanju vseh navedenih načel skozi celotno obdobje hrambe.

Dostop do dokumentov v e-hrambi je mogoče učinkovito nadzorovati z dodeljevanjem vlog in pooblastil uporabnikom. Ta pristop določa, kdo lahko bere, ureja ali briše določene dokumente na podlagi njihove vloge v podjetju. V InDoc EDGE ima arhivski upravitelj posebno administrativno vlogo, namenjeno nadzoru nad gradivom v hrambi. Uporabniki s to vlogo so odgovorni za naloge, kot so priprava, pregled in potrditev seznamov za izločanje. Vsaka interakcija z dokumentom je zabeležena v revizijski sledi, kar še dodatno zagotavlja sledljivost in odgovornost.

Avtomatizacija prenosa dokumentov v e-hrambo vključuje nastavitev pravil in sprožilcev, ki določajo, kdaj in kako se dokumenti premaknejo v e-hrambo. Klasifikacija dokumentov, označevanje in politike hrambe pomagajo razumeti, kateri dokumenti in na podlagi katerih meril morajo biti preneseni v e-hrambo. Ta pristop ne zagotavlja le zakonske skladnosti, ampak omogoča tudi učinkovito upravljanje dokumentov, zmanjšuje nered in optimizira stroške e-hrambe.

Ohranjanje integritete vsebin vključuje zagotavljanje, da dokumenti ostanejo nespremenjeni od trenutka nastanka do izteka roka hrambe in posledično izločitve. Za to se lahko uporabljajo kontrolne vsote, elektronski podpisi in časovni žigi. Skladnost je zagotovljena z usklajevanjem praks hrambe z zadevno zakonodajo in uredbami, kot je GDPR, ter vključuje določanje obdobij hrambe, zagotavljanje ustreznega šifriranja in redno revizijo hrambe, da se prepoznajo in odpravijo morebitna odstopanja.

E-hramba dokumentov za razliko od njihovega običajnega shranjevanja, ki predvideva predvsem prostor, obsega celoten življenjski cikel dokumenta. Skladno z načeli varne elektronske hrambe zagotavlja vrsto zmogljivosti za nadzor in upravljanje dostopnosti, ohranjanje uporabnosti, celovitosti in pristnosti informacij skozi celotno obdobje hrambe. Vse interakcije z dokumenti so zabeležene v revizijski sledi, ob izteku roka hrambe pa so odgovorne osebe na to opozorjene in lahko pristopijo k njihovi izločitvi. Varnostni mehanizmi in namenski delovni tokovi omogočajo, da so dokumenti hranjeni v skladu z zakonskimi zahtevami, kar je pri običajnem shranjevanju dokumentov težko zagotoviti.

Tesna povezava e-hrambe dokumentov z njihovim siceršnjim upravljanjem vključuje usklajevanje povezanih delovnih tokov skozi celoten življenjski cikel dokumenta od nastanka do izločitve ob izteku roka hrambe, vključujoč sodelovanje pri pripravi in usklajevanju vsebine ali morebitno elektronsko podpisovanje. Tak pristop povečuje tako učinkovitost kot doslednost v vseh fazah dokumenta, temu pa v svoji zasnovi sledi tudi InDoc EDGE.