Informacije so danes eno najpomembnejših premoženj vsake organizacije. Pogodbe, kadrovska dokumentacija, finančni dokumenti, dokazila o kakovosti in druga poslovna gradiva niso le datoteke, temveč dokazila o odločitvah, odgovornostih in poslovnih dogodkih.

Za takšno dokumentacijo ni dovolj, da je shranjena v urejenem sistemu. Pomembno je, ali sistem zagotavlja, da dokument ostane pristen, nespremenjen in pravno veljaven skozi celoten čas hrambe ter ali lahko organizacija to tudi dokaže. Prav to je vloga certificirane digitalne hrambe.

O razliki med običajnim shranjevanjem datotek in elektronsko hrambo podrobneje v blogu Zakaj shranjevanje dokumentov ni elektronska hramba.

Kaj pomeni certificirana digitalna hramba?

Certificirana digitalna hramba pomeni, da sistem ali storitev hrambe izpolnjuje predpisane zahteve za varno, sledljivo in dolgoročno hrambo elektronskega gradiva.

V Sloveniji je pomembna certifikacija pri Arhivu Republike Slovenije, ki potrjuje skladnost opreme ali storitve z zahtevami za varno elektronsko hrambo.

Za podjetja to pomeni večjo pravno varnost. Dokumenti se ne hranijo le kot datoteke, temveč v okolju, ki omogoča nadzor dostopov, sledljivost, nespremenljivost vsebine, časovno žigosanje in dolgoročno uporabnost gradiva.

Z drugimi besedami: certificirana hramba pomaga dokazati, da je dokument pristen, nespremenjen, berljiv in veljaven skozi celoten čas hrambe.

Kaj se zgodi brez ustrezne hrambe

Kadar dokumentacija ni hranjena v nadzorovanem in certificiranem okolju, organizacija tvega, da dokumenti sčasoma izgubijo svojo vrednost. Postanejo neberljivi zaradi zastarelih formatov, njihova vsebina ni več dokazljivo nespremenjena, dostopi pa niso sledljivi. Te posledice izhajajo iz neizpolnjevanja petih načel varne elektronske hrambe: dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti.

Kako odpoved posameznega načela vpliva na dokazno vrednost dokumenta, je podrobneje opisano v blogu 5 načel varne elektronske hrambe dokumentov.

Kdaj podjetje potrebuje certificirano digitalno hrambo?

Certificirana digitalna hramba je posebej pomembna, kadar organizacija hrani dokumente z dolgo življenjsko dobo, pravno vrednostjo ali občutljivo vsebino.

To velja zlasti za:

pogodbe,
kadrovsko dokumentacijo,
finančne in računovodske dokumente,
dokumentacijo kakovosti,
revizijska dokazila,
tehnično dokumentacijo,
dokumente, povezane z regulativo in skladnostjo.

V takih primerih vprašanje ni le, kje je dokument shranjen.

Ključno je, ali lahko organizacija dokaže, da je dokument avtentičen, nespremenjen, dostopen pooblaščenim osebam in uporaben skozi celoten čas hrambe.

Kaj certificirana hramba prinese organizaciji

Vrednost certificirane digitalne hrambe se ne pokaže v vsakodnevnem delu, temveč v trenutku, ko mora organizacija dokazati, da je z dokumentacijo ravnala pravilno.

Dokazljiva pravna veljavnost

Dokumenti, hranjeni v certificiranem sistemu, imajo jasnejšo dokazno vrednost. Certifikacija pri pristojni instituciji potrjuje, da sistem izpolnjuje zahteve za varno in dolgoročno hrambo, kar organizaciji omogoča, da sledljivost, nespremenjenost in avtentičnost dokumentov dokaže tudi pred sodiščem, revizorjem ali inšpekcijo.

Manjše tveganje ob reviziji in sporu

Ko nastopi spor, revizija ali inšpekcijski pregled, je breme dokazovanja na organizaciji. Certificirana hramba to tveganje bistveno zmanjša, saj zagotavlja, da dokumentacija ob takem preverjanju zdrži, namesto da bi organizacija ostala brez veljavnih dokazov.

Kako InDoc EDGE podpira certificirano digitalno hrambo?

InDoc EDGE je dokumentni sistem v oblaku za regulirane panoge in organizacije z visokimi zahtevami glede nadzora, sledljivosti in skladnosti. Združuje upravljanje dokumentov, poslovnih procesov, elektronsko podpisovanje in certificirano e-hrambo v enem sistemu.

Pri elektronski hrambi InDoc EDGE omogoča, da se dokumenti hranijo v nadzorovanem okolju, kjer so dostopi omejeni, posegi sledljivi, dokumenti pa zaščiteni pred nepooblaščenimi spremembami.

Dokumenti v hrambi so časovno žigosani, vsi pomembni dogodki so zabeleženi v revizijski sledi, sistem pa podpira dolgoročno uporabnost dokumentov z ustreznimi formati in procesi hrambe.

Za organizacije to pomeni, da dokumenti niso le shranjeni, temveč ostanejo nadzorovani, sledljivi in dokazljivi.

Certificirana hramba kot del širšega upravljanja dokumentov

Največjo vrednost ima certificirana digitalna hramba, kadar ni ločena od vsakodnevnega upravljanja dokumentov.

Dokument nastane, se obdeluje, potrjuje, po potrebi elektronsko podpiše, nato pa se v pravem trenutku prenese v hrambo. Če so ti koraki povezani v enem sistemu, je manj ročnega dela, manj možnosti za napake in več nadzora nad celotnim življenjskim ciklom dokumenta.

Zato certificirana hramba ni le arhivski zaključek, temveč del urejenega, sledljivega in skladnega upravljanja dokumentacije.

Dokumenti morajo prestati preizkus časa. Dokument, ki ga danes shranite, boste morda potrebovali šele čez več let. Takrat ne bo dovolj, da ga najdete. Pomembno bo, ali ga lahko odprete, ali je vsebina nespremenjena, ali je dostop sledljiv in ali dokument še vedno velja kot zanesljiv dokaz.

Zato je certificirana digitalna hramba ključna za organizacije, ki želijo dolgoročno varno, skladno in odgovorno upravljati svojo dokumentacijo.

Odkrijte, kako lahko z InDoc EDGE varno hranite dokumente, ohranite njihovo dokazno vrednost in zmanjšate poslovna tveganja.