Oglejte si 10-minutni demo
Odkrijte enostavnost upravljanja in hrambe dokumentov z InDoc EDGE. Kratek demo vam bo predstavil ključne zmogljivosti:
Uspešno upravljanje dokumentov: Oglejte si, kako InDoc EDGE poenostavlja organizacijo in dostop do dokumentov.
Boljše sodelovanje: Spoznajte, kako InDoc EDGE s prijaznimi orodji za urejanje in deljenje dokumentov olajšuje delo.
Varna hramba dokumentov: Izvedite več o e-hrambi, ki zagotavlja, da so vaši dokumenti vedno varni in na dosegu roke.
Dokumentni sistem (DMS) je orodje, ki podjetjem omogoča učinkovito upravljanje z dokumenti. Namenjen je urejanju, hrambi in iskanju dokumentov in drugih datotek različnih formatov, kar olajša dostop in deljenje informacij znotraj podjetja in z zunanjimi partnerji. Z zmogljivostmi, kot so sledenje različicam, dodeljevanje metapodatkov, napredno iskanje, nadzor dostopa, revizijske sledi in avtomatizacija delovnih tokov, DMS poenostavi delo z dokumenti, hkrati pa zagotavlja varstvo občutljivih podatkov in skladnost z zakonodajo. S tem zmanjšuje tveganje izgube ali nepravilne hrambe dokumentov in povečuje splošno učinkovitost dela z dokumenti.
Dokumentni sistem (DMS), kot je InDoc EDGE, lahko znatno izboljša sodelovanje, saj na enem mestu združuje hrambo, urejanje in deljenje dokumentov. Praviloma omogoča sočasno ali zaporedno urejanje vsebin in komentiranje sprememb z možnostjo omembe sodelavcev. To je še posebej koristno pri pripravi vsebine obsežnih dokumentov, kot je na primer prijava na razpis, ali pri izvajanju zahtevnih projektov. DMS sodelujoče obvešča o spremembah vsebine, kar omogoča, da so vsi na tekočem, vsi tudi vidijo in delajo na isti različici. Na splošno lahko DMS služi kot vozlišče za sodelovanje, kar poenostavlja upravljanje dokumentov in komunikacijo med člani ekipe.
Deljenje datotek in opravil močno olajša sodelovanje na daljavo in krepi timsko delo. Članom ekipe omogoča, da skupaj urejajo dokumente in sočasno izvajajo opravila, kar dela sodelovanje bolj dinamično in vključujoče. To je še posebej uporabno za projektne ali ad-hoc ekipe. Vključevanje sodelavcev in zunanjih partnerjev v delovne procese pomaga ohranjati usklajenost in zmanjšuje možnost nesporazumov, kar poenostavlja potek dela. Z možnostjo prilagajanja dostopnih pravic se zagotavlja varnost občutljivih informacij, mobilni dostop pa omogoča sodelovanje članov ekipe ne glede na njihovo lokacijo. Tako deljenje vsebin povečuje učinkovitost izvajanja delovnih tokov in poslovnih procesov.
Za učinkovito elektronsko podpisovanje je nujen intuitiven uporabniški vmesnik, ki podpisniku olajša postopek. Možnost izbire ustrezne vrste podpisa in skladnega načina podpisa ter določanje zaporedja podpisnikov omogoča skladnost z zakonodajo in internimi pravilniki. Prilagodljive predloge za različne tipe dokumentov omogočajo večjo prilagodljivost, medtem ko dodeljevanje opravil in obvestila zagotavljajo, da so vse strani pravočasno obveščene in aktivno vključene v postopek podpisovanja (to je še posebej ključno pri zunanjih podpisnikih). Celovita revizijska sled, ki beleži vsak korak v postopku, še dodatno povečuje transparentnost in zagotavlja sledljivost.
E-hramba dokumentov za razliko od njihovega običajnega shranjevanja, ki predvideva predvsem prostor, obsega celoten življenjski cikel dokumenta. Skladno z načeli varne elektronske hrambe zagotavlja vrsto zmogljivosti za nadzor in upravljanje dostopnosti, ohranjanje uporabnosti, celovitosti in pristnosti informacij skozi celotno obdobje hrambe. Vse interakcije z dokumenti so zabeležene v revizijski sledi, ob izteku roka hrambe pa so odgovorne osebe na to opozorjene in lahko pristopijo k njihovi izločitvi. Varnostni mehanizmi in namenski delovni tokovi omogočajo, da so dokumenti hranjeni v skladu z zakonskimi zahtevami, kar je pri običajnem shranjevanju dokumentov težko zagotoviti.
Dokumentni sistem (DMS) je orodje, ki podjetjem omogoča učinkovito upravljanje z dokumenti. Namenjen je urejanju, hrambi in iskanju dokumentov in drugih datotek različnih formatov, kar olajša dostop in deljenje informacij znotraj podjetja in z zunanjimi partnerji. Z zmogljivostmi, kot so sledenje različicam, dodeljevanje metapodatkov, napredno iskanje, nadzor dostopa, revizijske sledi in avtomatizacija delovnih tokov, DMS poenostavi delo z dokumenti, hkrati pa zagotavlja varstvo občutljivih podatkov in skladnost z zakonodajo. S tem zmanjšuje tveganje izgube ali nepravilne hrambe dokumentov in povečuje splošno učinkovitost dela z dokumenti.
Dokumentni sistem (DMS), kot je InDoc EDGE, lahko znatno izboljša sodelovanje, saj na enem mestu združuje hrambo, urejanje in deljenje dokumentov. Praviloma omogoča sočasno ali zaporedno urejanje vsebin in komentiranje sprememb z možnostjo omembe sodelavcev. To je še posebej koristno pri pripravi vsebine obsežnih dokumentov, kot je na primer prijava na razpis, ali pri izvajanju zahtevnih projektov. DMS sodelujoče obvešča o spremembah vsebine, kar omogoča, da so vsi na tekočem, vsi tudi vidijo in delajo na isti različici. Na splošno lahko DMS služi kot vozlišče za sodelovanje, kar poenostavlja upravljanje dokumentov in komunikacijo med člani ekipe.
Deljenje datotek in opravil močno olajša sodelovanje na daljavo in krepi timsko delo. Članom ekipe omogoča, da skupaj urejajo dokumente in sočasno izvajajo opravila, kar dela sodelovanje bolj dinamično in vključujoče. To je še posebej uporabno za projektne ali ad-hoc ekipe. Vključevanje sodelavcev in zunanjih partnerjev v delovne procese pomaga ohranjati usklajenost in zmanjšuje možnost nesporazumov, kar poenostavlja potek dela. Z možnostjo prilagajanja dostopnih pravic se zagotavlja varnost občutljivih informacij, mobilni dostop pa omogoča sodelovanje članov ekipe ne glede na njihovo lokacijo. Tako deljenje vsebin povečuje učinkovitost izvajanja delovnih tokov in poslovnih procesov.
Za učinkovito elektronsko podpisovanje je nujen intuitiven uporabniški vmesnik, ki podpisniku olajša postopek. Možnost izbire ustrezne vrste podpisa in skladnega načina podpisa ter določanje zaporedja podpisnikov omogoča skladnost z zakonodajo in internimi pravilniki. Prilagodljive predloge za različne tipe dokumentov omogočajo večjo prilagodljivost, medtem ko dodeljevanje opravil in obvestila zagotavljajo, da so vse strani pravočasno obveščene in aktivno vključene v postopek podpisovanja (to je še posebej ključno pri zunanjih podpisnikih). Celovita revizijska sled, ki beleži vsak korak v postopku, še dodatno povečuje transparentnost in zagotavlja sledljivost.
E-hramba dokumentov za razliko od njihovega običajnega shranjevanja, ki predvideva predvsem prostor, obsega celoten življenjski cikel dokumenta. Skladno z načeli varne elektronske hrambe zagotavlja vrsto zmogljivosti za nadzor in upravljanje dostopnosti, ohranjanje uporabnosti, celovitosti in pristnosti informacij skozi celotno obdobje hrambe. Vse interakcije z dokumenti so zabeležene v revizijski sledi, ob izteku roka hrambe pa so odgovorne osebe na to opozorjene in lahko pristopijo k njihovi izločitvi. Varnostni mehanizmi in namenski delovni tokovi omogočajo, da so dokumenti hranjeni v skladu z zakonskimi zahtevami, kar je pri običajnem shranjevanju dokumentov težko zagotoviti.