InDoc EDGE omogoča, da pogodbe ves čas ostanejo del enotnega, nadzorovanega procesa, ne glede na to, kje nastanejo ali kdo sodeluje. Centralizirano upravljanje, jasna odgovornost in sledljivost sprememb zmanjšujejo tveganja ter olajšajo odločanje tudi v kompleksnih organizacijah.
Pogodbe redko povzročajo težave pri podpisu. Težave nastanejo kasneje - pri spremembah, rokih in odgovornostih.
Nadzor se najpogosteje izgubi, ko so:
- pogodbe razpršene po e-pošti in osebnih mapah,
- Excel uporabljen kot register brez realnega pregleda,
- roki in obveznosti vezani na posameznike,
- spremembe brez jasne sledljivosti.
Upravljanje pogodb (ang. contract management ali CLM – Contract Lifecycle Management) vključuje sistematičen nadzor nad življenjskim ciklom pogodbe, od priprave in usklajevanja do podpisa, sprememb, ročnosti in dolgoročne hrambe.
V reguliranih okoljih pogodbe niso le dokumenti, temveč dokaz poslovanja, zato morajo biti postopki upravljanja pregledni, sledljivi in skladni z zakonodajo.
Življenjski cikel pogodbe
Od nastanka in usklajevanja do izteka in arhiviranja.
Spremembe in aneksi
Nadzorovano upravljanje sprememb in aneksov skozi celotno življenjsko dobo pogodbe.
Potrjevanje in elektronski podpis
Formalni postopki potrjevanja in e-podpisovanja pogodb kot del enotnega procesa.
Register pogodb
Centralni pregled nad pogodbami, roki in obveznostmi.
Roki in obveznosti
Spremljanje presečnih datumov, pogodbenih obveznosti in odgovornosti.
Hramba in dokazljivost
Ohranitev pogodb kot pravno veljavnih zapisov.
Ko so področja upravljanja pogodb povezana v enoten proces, se razlika hitro pozna. Namesto razpršenih dokumentov, nepreglednih sprememb in ročnega spremljanja rokov imajo organizacije jasen pregled, sledljivost in nadzor nad odgovornostmi.
Centralizirano upravljanje pogodb
Vse pogodbe so zbrane na enem mestu z enotno strukturo, metapodatki in statusi.
Večnivojsko potrjevanje in e-podpisovanje
Prilagodljivi potrditveni tokovi in pravno skladno elektronsko podpisovanje kot del procesa.
Verzije, revizijska sled in nadzor sprememb
Vsaka sprememba pogodbe je sledljiva, z verzijami, odgovornostjo in nadzorovanim deljenjem vsebin.
Avtomatizirani opomniki za roke
Samodejna obvestila za presečne datume, obnovitve in odpovedi.
Register pogodb z obveznostmi
Centralni register pogodb s pregledom ročnosti, obveznosti in odgovornih oseb.
Integracija z ERP in drugimi sistemi
Povezljivost s poslovnimi sistemi za sinhronizacijo podatkov in avtomatizacijo postopkov.
- Boljše sodelovanje in hitrejše odločitve
Digitalno usklajevanje omogoča učinkovito sodelovanje med oddelki in poslovnimi partnerji.
- Zmanjšanje poslovnih tveganj
Centralizirano upravljanje in nadzor zmanjšujeta tveganje izgube pogodb ali nepooblaščenih sprememb.
- Izboljšana skladnost in varnost
Revizijska sled in nadzor dostopa zagotavljata skladnost z internimi pravili in zakonodajo.
- Pravočasno upravljanje pogodb
Avtomatizirani opomniki zagotavljajo pravočasno obnovo, spremembo ali prekinitev pogodb.
