Od osnutka pogodbe do podpisa in hrambe

Register pogodb je osrednja evidenca vseh pogodb in aneksov v podjetju. V njem se hranijo pogodbe, obdelane prek sistemskih procesov (priprava, potrjevanje, podpis), kot tudi pogodbe, ki so bile sklenjene zunaj sistema. Pogodbe so opremljene z metapodatki, ki omogočajo različne preglede iskanja (veljavne, neveljavne …)

Register se dopolnjuje nadzorovano, zato da so vse pogodbe ustrezno opremljene z metapodatki, ki omogočajo učinkovito nadaljnje upravljanje:

1. Kot posledica rešitve upravljanja pogodb – ko pogodba uspešno zaključi postopek potrjevanja in e-podpisovanja v sistemu.
2. Prek procesa »Vpis v register pogodb« – kadar pogodba ni bila obdelana v sistemu (npr. že podpisana pogodba, prejeta po e-pošti).

Gre za  postopek zajema, ki omogoča kontroliran vnos pogodb, aneksov ali prilog, ki niso nastale v sistemu, v Register pogodb.

V tem procesu uporabnik:

• vnese ključne metapodatke (npr. tip pogodbe, partner, veljavnost),
• poskrbi za skladno, varno shranjevanje pogodbe v e-hrambo.

 S tem zagotovite, da so vse pogodbe – ne glede na izvor – obravnavane enako, pregledno in skladno z dogovorjenimi pravili.

Presečni datumi so ključni mejniki v življenjski dobi pogodbenega dokumenta, kot so datum podpisa, začetek veljavnosti, iztek ali rok za odpoved itd., kateri so vaši mejniki se določi ob uvedbi rešitve (glede na vaše poslovne potrebe. Sistem omogoča nastavitev samodejnih opomnikov, ki vas pravočasno opozorijo, da lahko ukrepate pred zatečenim rokom.

Da, rešitev je pripravljena za integracijo z vašim ERP sistemom in drugimi poslovnimi aplikacijami – za prenos podatkov, šifrantov in dokumentov.

Vsaki pogodbi lahko določite skrbnika. To je oseba, ki je odgovorna za spremljanje ročnosti, obveznosti in ukrepanje v primeru sprememb. 

Pogodbe se arhivirajo samodejno po poteku roka, skladno z notranjimi pravili oz klasifikacijskim načrtom ali zakonodajo. Sistem lahko na tej točki sproži tudi akcijo (npr. obvestilo, predlog za obnovo).

Ob uvedbi rešitve pripravimo načrt za prenos pogodb iz drugih sistemov v centralni elektronski register. Dokumente opremimo z metapodatki, določimo odgovorne osebe in uredimo dostopne pravice.