V mnogih organizacijah register pogodb kot poslovna evidenca že obstaja. Vprašanje pa je, ali gre za dejanski register pogodb ali zgolj seznam dokumentov.
Razlika med obema ni tehnična, temveč predvsem upravljavska.
Ko govorimo o registru pogodb, govorimo o sistematičnem pregledu nad pogodbenimi razmerji - nad veljavnostjo, roki, obveznostmi in odgovornostmi. Ključno vprašanje, ki si ga morate zastaviti, je: "Ali nam naš register omogoča aktivno upravljanje tveganj ali le informativen vpogled v preteklost?"
V širšem kontekstu je register pogodb hrbtenica celovitega procesa upravljanja pogodb, kjer so povezani življenjski cikel pogodbe, spremembe, roki in hramba. Ta povezava je podrobneje predstavljena na strani o upravljanju pogodb.
V tem blogu obravnavamo register pogodb kot interno poslovno orodje. Gre za strukturirano evidenco, ki služi notranjim kontrolam in zmanjševanju tveganj. Ta register ni enak javnim pravnim registrom (npr. notarskim ali zakonskim), ki služijo uradnemu vpisu pravnih razmerij. Poslovni register je namenjen preglednosti znotraj podjetja in ni namenjen javni objavi.
Kje register pogodb v praksi najpogosteje odpove
Register pogodb pogosto nastane postopoma:
najprej kot Excel seznam,
nato kot razširjena tabela z dodatnimi stolpci,
kasneje kot mapa z dokumenti.
Tak pristop omogoča pregled, dokler je število pogodb omejeno in odgovornost jasna. Težave se začnejo, ko:
pogodbe vključujejo več oddelkov in različne skrbnike,
se pojavijo številni aneksi, ki spreminjajo osnovne pogoje,
je treba proaktivno spremljati odpovedne roke, da ne zamudimo poslovnih priložnosti,
pride do regulatorne presoje (npr. zahtev uredbe DORA).
Takrat se pokaže, da seznam v Excelu ne pomeni nadzora. Dokumenti so sicer shranjeni, niso pa upravljani.
Problem ni v dokumentih, temveč v strukturi
Če register pogodb ni neposredno povezan z odgovornimi osebami, konkretnimi obveznostmi in verzijami dokumentov, potem organizacija nima sistematičnega pregleda.
Vzemimo za primer zahteve, ki jih prinaša uredba DORA.
Finančne institucije morajo dokazati nadzor nad pogodbenimi razmerji s tretjimi osebami. To pomeni, da pogodba ne sme le obstajati v mapi. Biti mora sledljiva, kategorizirana in podvržena rednim pregledom.
Kako pogodbe pridejo v register - in zakaj je to ključno
Register je zanesljiv le toliko, kolikor je zanesljiv proces vnosa podatkov. V praksi poznamo tri ključne načine vstopa:
Vpis že ob sklenitvi (Faza nastajanja)
Najvišja stopnja nadzora se doseže, ko pogodba vstopi v register že v fazi osnutka oziroma ob njeni sklenitvi znotraj sistema.
Zakaj je to pomembno? Organizacija ima pregled nad obveznostmi, ki so še v usklajevanju. Podatki o skrbniku, tipu pogodbe in predvidenih vrednostih so določeni na viru, kar preprečuje kasnejše "ugibanje" o namenu pogodbe.
Vpis ob potrditvi in podpisu (Faza izvršljivosti)
To je kritična točka, kjer pogodba postane pravno zavezujoča. V modernih sistemih se ob elektronskem podpisovanju vsi ključni metapodatki (datum podpisa, veljavnost, podpisniki) samodejno prenesejo v register.
Prednost: Ni ročnega prepisovanja. Avtomatizacija zagotavlja, da je podpisana verzija dokumenta identična tisti v registru, kar eliminira tveganje, da bi v evidenci imeli napačno verzijo dokumenta.
Naknadni vpis že podpisanih pogodb (Faza digitalizacije arhiva)
V praksi številne pogodbe še vedno nastanejo zunaj digitalnega sistema (fizični podpisi, prejeto po pošti). Za te dokumente mora organizacija omogočiti strukturiran naknadni vpis.
Največ tveganj nastane prav pri naknadnem vključevanju.
Če ni kontroliranega vpisa, se hitro zgodi:
manjkajoča odgovorna oseba,
nepovezan aneks,
napačen rok,
neenotno številčenje.
Register pogodb je zanesljiv le toliko, kolikor je zanesljiv proces vnosa.
Rešitev: Sistem mora uporabnika voditi skozi obvezna polja, da zagotovi enotno številčenje in sledljivost, kot da bi pogodba nastala digitalno.
Zakaj je kontroliran proces vpisa ključen
Brez nadzorovanega procesa vnosa register hitro postane neenoten in nezanesljiv. Kontroliran vpis zagotavlja:
Enotno številčenje: Vsaka pogodba ima svojo unikatno identiteto.
Dosledne metapodatke: Iskanje po partnerju ali datumu je zanesljivo.
Povezavo z aneksi: Celotna zgodovina pogodbenega razmerja je na enem mestu.
Sledljivost vnosa: Vedno vemo, kdo je vpisal podatke in kdaj.
S tem register pogodb ohranja svojo primarno vlogo - biti temelj nadzora, ne zgolj seznam dokumentov.
Register kot del življenjskega cikla pogodbe
Register pogodb deluje učinkovito le, če je neposredno povezan s celotnim življenjskim ciklom pogodbe.
To pomeni:
povezavo z nastankom, potrjevanjem in podpisom pogodbe,
sledljivost vseh sprememb in aneksov skozi čas,
sistemsko spremljanje rokov, obveznosti in dolgoročne hrambe.
Če kateri od teh elementov ni povezan z registrom, nastane vrzel v nadzoru. In vrzeli so tiste, kjer se tveganja najprej pokažejo.
Kdaj organizacija potrebuje več kot seznam
Excel lahko zadostuje:
pri majhnem številu pogodb,
ob enostavni strukturi odgovornosti,
v okolju z nizkim tveganjem.
Ko pa register pogodb postane del:
notranjih presoj,
regulatornih zahtev,
upravljanja tveganj,
nadzora nad zunanjimi ponudniki,
se zahteve spremenijo. Takrat register ni več seznam. Postane del sistema upravljanja. In prav tu se začne razlika med evidenco in nadzorom.
Če vaš register pogodb ne omogoča jasnega odgovora na vprašanja »kdo, kaj, kdaj in pod kakšnimi pogoji«, potem ne gre za sistem upravljanja, temveč za arhiv dokumentov.
Razlika med evidenco in nadzorom se pokaže šele, ko se pojavi tveganje.
In takrat je že prepozno za popravljanje Excel tabele.