V svojem novem razmišljanju Anton Gazvoda, specialist za digitalizacijo poslovanja v Mikrocopu, izpostavlja ključno ugotovitev: organizacije uvajajo digitalna orodja, a osnovni element, ki procese drži skupaj - dokument - pogosto ostaja nepregleden, neurejen ali povsem spregledan.
V nadaljevanju predstavlja svoj pogled na to, zakaj se prava digitalizacija začne veliko prej kot pri sami tehnologiji.
Organizacije pogosto usmerijo svoje digitalizacijske napore v tehnologijo, procese in organizacijske spremembe. Vse to je pomembno. A obstaja element, ki na koncu odloči, ali digitalizacija prinese nadzor ali zgolj dodatno kompleksnost:
Dokument.
V reguliranih panogah – in pravzaprav skoraj povsod – dokument ni “datoteka”.
Je dokaz.
Dokaz o dejanju.
Dokaz o sprejeti odločitvi.
Dokaz o skladnosti s pravili, standardi ali notranjimi kontrolami.
Brez dokumenta ni dokazila.
In »brez dokazila« je eden najdražjih razpletov vsake presoje ali regulatornega nadzora.
Zato se presoje, preverjanja in kontrole vedno vrnejo k istemu vprašanju:
Ali dokument jasno dokazuje tisto, kar mora – na dosleden in nadzorovan način?
Ko dokumenti zapustijo nadzorovano okolje, se posledice pokažejo hitro:
več različic istega dokumenta,
posodobitve zunaj uradnih postopkov,
»zadnje verzije« v dolgi e-poštnih komunikaciji,
ključni zapisi v osebnih mapah,
manjkajoče evidence, kdo je kaj naredil, kdaj in zakaj.
Posamezni primeri se zdijo zanemarljivi. Skupaj pa vodijo do zamud, neskladnosti, revizijskih ugotovitev, operativnih tveganj in odločitev, ki jih ni mogoče dokazati.
In to ni samo tehnološki izziv. Niti procesni. Ljudje lahko delajo odgovorno le, če jim okolje omogoča nadzor, sledljivost in jasna dokazila.
Temeljni izziv je dokumentna disciplina - oziroma njen manko.
Številne organizacije dokumente še vedno obravnavajo kot stranski produkt, ne pa kot osrednji dokazni element, okoli katerega morajo biti zgrajene kontrole, procesi in odgovornosti.
Zato v Mikrocopu sledimo preprostemu, a ključnemu načelu:
Digitalizacija se začne pri dokumentu - ne pri orodju.
Ker brez nadzorovanega dokumenta:
proces ni dokazljiv,
odločitev ni sledljiva,
skladnost ni izkazljiva,
nadzor ni realen.
Digitalizacija lahko pospeši učinkovitost, lahko pa tudi neurejenost.
Zato je ključno vprašanje: Ali vaši dokumenti danes zagotavljajo jasna dokazila o nadzoru – ali le digitalizirane fragmente brez celovite slike?
Besedilo je povzeto po originalnem članku Antona Gazvode, objavljenem na LinkedInu.