Urejeno in skladno – brez skrbi

Ne. InDoc EDGE ni HRM sistem, temveč rešitev za upravljanje kadrovske dokumentacije, ki dopolnjuje vašo kadrovsko evidenco. Poleg centralizirane hrambe omogoča tudi generiranje dokumentov, e-podpisovanje, klasifikacijo, arhiviranje in dostop zaposlenim do njihove lastne dokumentacije prek portala za zaposlene, vse skladno z zakonodajo.

Dokumenti se v sistem lahko dodajajo:

• preko HRM sistema (z integracijo z vsemi metapodatki),
• ročno (prek uporabniškega vmesnika),
• z digitalizacijo papirnih dokumentov (preko zajemnih mest).

Sistem nato sam poskrbi za razvrščanje v ustrezne mape glede na pravila in šifrante.

Da. Rešitev podpira elektronsko podpisovanje (direktor, kadrovik, zaposleni), pri čemer se dokumenti po podpisu samodejno shranijo v ustrezno mapo.

Vsak zaposleni ima svojo digitalno personalno mapo z jasno strukturo (npr. pogodbe, izobraževanja, varstvo pri delu ...). Če mapa ali podmapa še ne obstajata, jih sistem samodejno ustvari ob prvem dokumentu.

Ob vpisu datuma prenehanja zaposlitve sistem arhivira kadrovsko mapo po določenem času (npr. 2 leti). Nato začne veljati urnik za izločanje dokumentov.

Zaposleni dostopajo do svojih dokumentov (npr. plačilnih list, odločb ...) prek portala za zaposlene – na računalniku ali prek InDoc EDGE mobilne aplikacije. Mobilni dostop je posebej uporaben za terenske, proizvodne in druge zaposlene brez rednega dostopa do službenega računalnika.

Integracija poteka na osnovi standardizirane dokumentacije API vmesnika, ki jo zagotovi Mikrocop. HRM sistem nato posreduje vse potrebne podatke o zaposlenih in vrstah kadrovskih dokumentov. Celoten postopek spremlja tehnična podpora Mikrocopa, ki nudi usmeritve in pomoč integratorjem za uspešno vzpostavitev povezave med sistemoma.

Vsak dokument, ki je dodan v sistem – naj bo to preko HRM sistema, ročno ali z digitalizacijo – gre skozi postopek umeščanja. Najprej se mu dodelijo metapodatki, kot so ime, vrsta dokumenta, datum ipd. Na podlagi teh podatkov se določi, v katero mapo v personalni mapi zaposlenega dokument sodi. Če mapa ali podmapa še ne obstaja, jo sistem samodejno ustvari. Če katera od ključnih informacij manjka, sistem dodeli opravilo kadroviku, ki manjkajoče podatke dopolni, preden se dokument dokončno shrani.