UPRAVLJANJE DOKUMENTOV

Poenostavite delo z dokumenti za boljše sodelovanje in zakonsko skladno poslovanje z manj tveganji.

Upravljanje dokumentov
20 %
učinkoviteje

lahko delate, če vaši sodelavci nimajo težav z dostopom in uporabo dokumentov.

4 h
tedensko prihranijo

vaši najbolj ustvarjalni sodelavci pri iskanju pravih informacij, ko jih najbolj potrebujejo.

2/3
zaposlenih

je bolj zadovoljnih, če so postopki upravljanja z vsebino dokumentov jasni in pregledni.

Upravljanje dokumentov
UČINKOVITOST
  • Ustvarite dokument na podlagi predloge
  • Dodajte metapodatke sami ali prek API vmesnika
  • Uporabite predpisano, poljubno ali kombinirano strukturo map in zadev
  • Povežite dokumente in uporabite bližnjice za preprečevanje podvajanja vsebin
  • Povabite sodelavce k urejanju dokumenta ali pa jim dokument dodelite v delo

"Končno smo našli orodje, s katerim lahko obvladujemo veliko število pogodb in povezanih pogodbenih obveznosti."

Mitja Ličen, Založba Goga
direktor
Upravljanje dokumentov
SKLADNOST
  • Nastavite pravice po uporabnikih in skupinah na mapah, zadevah ali dokumentih
  • Izbirajte med šestimi ravnmi varnostnega dostopa za zamejevanje dostopa do informacij
  • Omejite dostop do vsebin z osebnimi podatki
  • Zagotovite samodejno posodabljanje različic dokumentov ob spremembah
  • Zahtevajte potrditev primernosti vsebine
  • Kadarkoli poglejte zgodovino dokumentov in pretekle različice vsebin
Upravljanje dokumentov
UPORABNOST
  • Informacije lahko vedno najdete po imenu, metapodatkih, vsebini in vrsti
  • Uporabite namenske iskalnike ali zgradite poizvedbe za naprednejša iskanja
  • Komentirajte vsebine ali pa se naročite na obveščanje o spremembah izbranega dokumenta
  • Sodelujte na vsebinah znotraj in zunaj podjetja

9 od 10

zaposlenih pregleduje in usklajuje vsebino dokumentov po elektronski pošti ...

Vir: FinancesOnline, 2021
Nastanek ali zajem

Ustvarite, zajemite ali dodajte dokumente na različne načine.

Dostop do vsebin

Hranite neomejeno količino datotek z možnostjo dostopa na kateri koli napravi.

Hramba

Ohranite dolgoročno pravno veljavnost dokumentov do izteka roka hrambe.

Organizacija vsebin

Razvrstite vsebino v strukturo z metapodatki ročno ali prek API vmesnika.

Upravljanje različic

Upravljajte različice dokumentov in bodite na tekočem s spremembami.

Povezljivost

Povežite se z drugimi poslovnimi sistemi z odprtimi API vmesniki.