Skrb za zaposlene je od nekdaj ključnega in strateškega pomena. Urejena in celovita kadrovska dokumentacija ter hiter dostop do vseh informacij so pogoji, da lahko temeljito načrtujete nadaljnji razvoj zaposlenih in aktivnosti za njihovo zadovoljstvo in uspešnost. Pogosto pa upravljanje kadrovskih map še vedno pomeni ročno vodenje dokumentacije na papirju, kar prinaša kadrovskim službam številne izzive. Digitalizacija kadrovskih map je rešitev, ki ne le, da prinaša večjo učinkovitost, varnost in dostopnost, temveč tudi pozitivno vpliva na okolje z zmanjšanjem stroškov in ohranjanjem naravnih virov. V nadaljevanju bomo podrobneje raziskali, zakaj je digitalizacija kadrovskih map nujen korak za večino organizacij.
Ključni razlogi za digitalizacijo kadrovskih map
Enostaven dostop do dokumentov
Z digitalizacijo kadrovskih map boste pridobili centralizirano točko za hrambo in upravljanje vseh pomembnih dokumentov o zaposlenih. Dostop lahko omogočite različnim vlogam v podjetju: zaposlenim v obliki osebnega portala, kadrovski službi ali vodstvu. Vse informacije bodo v skladu z omogočenimi pravicami vsem vedno na dosegu roke – ne glede na to ali delajo iz pisarne ali od doma.
Izboljšano sodelovanje med sodelavci
Več uporabnikov lahko hkrati dostopa, posodablja in si izmenjuje dokumente. Ni potrebe po čakanju in izmenjavi fizičnih dokumentov. To poenostavlja številne delovne tokove, kot so npr. uvajanje novih zaposlenih, ocene uspešnosti, razvojni pogovori, ocene kompetenc, posodobitve politik in tudi druge kadrovske procese. Hkrati omogoča boljše sodelovanje ne glede na lokacijo dela zaposlenih.
Večja varnost podatkov
Digitalne kadrovske mape so opremljene z močnimi varnostnimi ukrepi, kot so šifriranje, kontrole dostopa in varnostne kopije, kar znatno zmanjšuje tveganje za izgubo ali nepooblaščen dostop do pomembnih podatkov in omogoča skladnost varstva (osebnih) podatkov.
Prihranite prostor in zmanjšajte stroške
Z digitalizacijo odpravite potrebo po fizičnem shranjevanju, kar ne sprosti samo dragocenega pisarniškega prostora, temveč tudi zmanjšuje porabo papirja in tiskanja ter posledično prispeva k okoljski trajnosti in nižjim stroškom pisarniškega materiala in zagotavljanja varnosti.
Hitrejše in bolj informirano odločanje
Kadrovski strokovnjaki lahko zlahka na enem mestu dostopajo do najnovejših dokumentov in podatkov. Zato lahko natančneje in hitreje izvajajo analize in ocene uspešnosti, kar pripomore k boljšemu razumevanju stanja in trendov v organizaciji, hkrati pa hitreje prepoznajo potrebe po izobraževanjih in usposabljanjih. Vse to omogoča tudi bolj premišljene odločitve vodstva na podlagi zanesljivih informacij, ki temeljijo na celovitih in ažuriranih podatkih. To vodi k bolj strateškemu vodenju in povečanju konkurenčne prednosti podjetja.
Zakonska skladnost in verodostojnost dokumentov
Digitalne mape zagotavljajo varno in urejeno shranjevanje dokumentov skladno z zakonskimi in regulativnimi zahtevami. Poleg tega olajšajo revizijske postopke, saj nudijo celovit zapis vseh sprememb in vpogledov v dokumente. Vsebine pa bodo ohranile pristnost, neokrnjenost in nespremenjenost - kar zagotavlja verodostojnost kadrovskih dokumentov celoten čas hrambe.
Ne le trend, ampak strateška priložnost
Vsi ti razlogi nas vodijo do naslednjega zaključka: digitalizacija kadrovskih map je nujen korak, če želimo izboljšati učinkovitost, varnost in skladnost poslovanja. To ni le trend, ampak strateška priložnost, ki lahko pozitivno vpliva na celotno poslovanje podjetja in pripomore k še boljšemu delovnemu okolju za vse zaposlene.
Vaš prvi korak k digitalizaciji kadrovskih map je lahko 30-dnevni brezplačen preizkus InDoc EDGE.