5 načel varne elektronske hrambe dokumentov

Varna elektronska hramba dokumentov temelji na petih načelih: dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti.

Ta načela določajo, ali dokument v hrambi ostane uporaben, nespremenjen, dostopen pooblaščenim osebam in dovolj zanesljiv, da ga lahko organizacija uporabi kot dokaz tudi čez več let.

Pri dolgoročni hrambi zato ni pomembno samo, kje je dokument shranjen. Pomembno je, ali sistem zagotavlja pogoje, da dokument ohrani svojo vrednost skozi celoten čas hrambe.

Zakaj so načela elektronske hrambe pomembna?

Dokumenti v elektronski hrambi imajo pogosto dolgo življenjsko dobo. Medtem se lahko spremenijo sistemi, uporabniki, postopki, organizacijska struktura, formati in zakonske zahteve.

Zato mora organizacija vedeti:

• kdo ima dostop do dokumentov,

• ali so dokumenti še berljivi,

• ali je vsebina ostala nespremenjena,

• ali je mogoče dokazati izvor dokumenta,

• ali so ti pogoji zagotovljeni skozi celoten rok hrambe.

Pet načel varne elektronske hrambe pomaga odgovoriti prav na ta vprašanja.

Pregled 5 načel elektronske hrambe

1. Dostopnost: dokument mora biti na voljo pravim osebam

Dostopnost pomeni, da so dokumenti dosegljivi, ko jih organizacija potrebuje, vendar samo pooblaščenim osebam.

To načelo je pomembno za vsakodnevno delo, revizije, notranja preverjanja, presoje in dokazovanje skladnosti. Dokument, ki ga ni mogoče najti ali do njega ni mogoče pravočasno dostopati, hitro izgubi uporabno vrednost.

Hkrati dostop ne sme biti odprt vsem. Številni dokumenti vsebujejo osebne, poslovno občutljive ali zaupne podatke, zato mora biti dostop urejen z vlogami, pravicami in sledljivostjo vpogledov.

Kaj preveriti v praksi:

• Ali so dostopi določeni po vlogah?

• Ali je jasno, kdo lahko dokument vidi ali uporablja?

• Ali je mogoče preveriti, kdo je do dokumenta dostopal?

• Ali so dostopi redno pregledani in usklajeni z odgovornostmi uporabnikov?

2. Uporabnost: dokument mora ostati berljiv skozi čas

Uporabnost pomeni, da dokument ostane berljiv, razumljiv in uporaben skozi celoten čas hrambe.

To je posebej pomembno pri dokumentih, ki jih je treba hraniti več let ali trajno. Tehnologija se spreminja, programska oprema zastara, informacijski sistemi se zamenjajo, določeni formati pa sčasoma niso več podprti.

Če dokumenta čez deset let ni mogoče odpreti ali razumeti, ne pomaga veliko, da je bil pravilno shranjen.

Zato mora elektronska hramba podpirati dolgoročno primerne formate, ohranjanje metapodatkov in iskanje po dokumentaciji.

Kaj preveriti v praksi:

• Ali se dokumenti pretvarjajo v formate za dolgoročno hrambo?

• Ali so metapodatki dovolj urejeni za iskanje in razumevanje vsebine?

• Ali je dokument mogoče odpreti tudi zunaj prvotnega sistema?

• Ali sistem podpira dolgoročno uporabnost dokumentov?

3. Celovitost: vsebina mora ostati nespremenjena

Celovitost pomeni, da dokument v hrambi ostane neokrnjen in nespremenjen.

Organizacija mora biti sposobna dokazati, da dokument od trenutka vnosa v hrambo ni bil nepooblaščeno spremenjen, dopolnjen, izbrisan ali zamenjan.

To je ključno za dokazno vrednost dokumenta. Če obstaja dvom, ali je bila vsebina spremenjena, postane zanesljivost dokumenta vprašljiva.

Celovitost se zagotavlja s tehničnimi in organizacijskimi mehanizmi, kot so revizijska sled, časovni žigi, elektronski podpisi, digitalni pečati in kontrolni mehanizmi.

Kaj preveriti v praksi:

• Ali sistem preprečuje nepooblaščene spremembe?

• Ali so posegi v dokumente zabeleženi?

• Ali je mogoče dokazati, da je vsebina ostala enaka?

• Ali so spremembe metapodatkov sledljive?

4. Avtentičnost: dokazati je treba izvor dokumenta

Avtentičnost pomeni, da je mogoče dokazati, da je dokument res tisto, kar trdi, da je.

Pri elektronski hrambi ni dovolj, da dokument obstaja. Pomembno je, ali lahko organizacija potrdi njegov izvor, čas nastanka, povezavo s postopkom in stanje ob vnosu v hrambo.

Avtentičnost je neposredno povezana z zaupanjem v dokument. Če ni jasno, od kod dokument izvira ali ali je povezan s pravim poslovnim dogodkom, se zmanjša njegova dokazna vrednost.

Pri zagotavljanju avtentičnosti imajo pomembno vlogo časovni žigi, elektronski podpisi, metapodatki in revizijska sled.

Kaj preveriti v praksi:

• Ali je jasno, kdo je dokument ustvaril, potrdil ali vložil v hrambo?

• Ali je zabeležen čas vnosa dokumenta v hrambo?

• Ali so dokumenti povezani s pravim postopkom ali zadevo?

• Ali je mogoče dokazati pristnost dokumenta skozi čas?

Načela varne digitalne hrambe

5. Trajnost: načela morajo veljati skozi celoten rok hrambe

Trajnost pomeni, da morajo biti dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost zagotovljene skozi celoten predvideni čas hrambe.

Ni dovolj, da je dokument varen in urejen ob vnosu v hrambo. Enako mora veljati tudi čez pet, deset, dvajset let ali dlje, odvisno od vrste dokumenta in zakonsko določenih rokov hrambe.

Trajnost povezuje vsa ostala načela. Zagotavlja, da dokument ne izgubi svoje vrednosti zaradi zastarelih formatov, neurejenih dostopov, manjkajočih metapodatkov ali nejasnih postopkov izločanja.

Kaj preveriti v praksi:

• Ali sistem spremlja roke hrambe?

• Ali je izločanje dokumentov nadzorovano?

• Ali se dolgoročna uporabnost dokumentov redno preverja?

• Ali so postopki hrambe usklajeni z internimi pravili in zakonodajo?

Kaj se zgodi, če načela niso zagotovljena?

Če eno od načel odpove, dokument še vedno lahko obstaja, vendar njegova vrednost ni več enaka.

Najpogostejše posledice so:

• dokumenta ni mogoče najti,

• dokumenta ni mogoče odpreti,

• ni jasno, katera verzija velja,

• ni mogoče dokazati, da vsebina ni bila spremenjena,

• dostopi niso sledljivi,

• dokument ni primeren za dokazovanje skladnosti.

Zato načela elektronske hrambe niso le tehnična priporočila. So temelj zaupanja v dokumente skozi čas.

Načela kot osnova za skladno upravljanje dokumentov

Organizacije, ki poslujejo v reguliranih ali dokumentno zahtevnih okoljih, morajo dokumente obravnavati kot del odgovornosti, skladnosti in dokazovanja.

Načela varne elektronske hrambe pomagajo postaviti okvir, po katerem lahko organizacija preveri, ali so dokumenti res ustrezno hranjeni: ali so dostopni, berljivi, nespremenjeni, pristni in dolgoročno veljavni.

Ko dokument potrebujete kot dokaz, ni dovolj, da obstaja. Pomembno je, ali mu lahko zaupate.

Če želite preveriti, kako lahko z InDoc EDGE vzpostavite varno, sledljivo in skladno elektronsko hrambo dokumentov, nas kontaktirajte.