Kako izbrati pravo rešitev za upravljanje dokumentov
Ustvarjanje, deljenje, podpisovanje in hramba ogromne količine dokumentov je danes neizogibna realnost. Ni pomembno, ali gre za srednje ali majhno podjetje – informacijski kaos je nekaj, s čimer se spopadajo prav vsi. Seveda pa se lahko z izbiro prave rešitve za upravljanje dokumentov uspešno soočite s tem izzivom.
Izbira rešitve za upravljanje dokumentov je pomembna odločitev za podjetja vseh velikosti. A le izbor prave rešitve pomeni tudi izboljšavo delovnih procesov ter sodelovanja, varnega upravljanja in dostopanja do pomembnih dokumentov.
Tukaj je nekaj ključnih vidikov, na katere morate biti pozorni pri izbiri:
1. Zahteve in potrebe podjetja
Definirajte svoja pričakovanja od rešitve za upravljanje dokumentov. Premislite, katere dokumente in procese boste upravljali in kdo bo imel dostop do njih. Katere funkcionalnosti, kot so npr. urejanje, komentiranje, iskanje po imenu, metapodatkih, vsebini in vrsti dokumenta, potrebujete? Ali boste dokumente delili z zunanjimi uporabniki? Želite dokumente elektronsko podpisovati?
2. Varnost in revizijska sled
Varnost je eden najpomembnejših vidikov pri izbiri. Izbrana rešitev mora vsebovati varnostne mehanizme, kot so šifriranje, močna gesla in večfaktorska avtentikacija ter nadzor dostopa z revizijsko sledjo.
3. Uporabniška izkušnja
Ali je rešitev enostavna za uporabo in prijazna uporabnikom? Preverite, ali je uporabniški vmesnik intuitiven in enostaven za navigacijo. To bo skrajšalo krivuljo učenja in izboljšalo produktivnost
4. Prilagodljivost rešitve
Pomembno je izbrati rešitev, ki se bo lahko razvijala in prilagajala rasti podjetja in potrebam uporabnikom oziroma procesom.
5. Integracija z obstoječimi sistemi
Preverite, kako bo mogoče rešitev integrirati z vašimi obstoječimi sistemi (ERP, CRM, elektronska pošta …) oziroma v celotno IT infrastrukturo? Ali bodo potrebne nadgradnje in predelave obstoječe strojne in programske opreme?
6. Investicija v rešitev
Pri izbiri ponudnika in rešitve morate upoštevati skupni strošek lastništva »TCO = total cost of ownership«. To pomeni stroške, povezane z nakupom licenc ali naročnino na mesečni oz. letni ravni, stroške namestitve in potrebnih integracij, stroške izobraževanja ter stroške vzdrževanja in podpore sistema. Izberete tistega, ki ustreza vašemu proračunu in zahtevam.
7. Podpora in vzdrževanje
Preverite, kakšno podporo strankam zagotavlja ponudnik rešitve. Pomembno je, da ima na voljo strokovno ekipo, ki vam bo pomagala rešiti morebitne težave, in bo zagotavljala redne posodobitve sistema, ki prinašajo nove funkcionalnosti in odpravo pomanjkljivosti. S tem zagotovite optimalno delovanje sistema, kar bistveno vpliva na produktivnost in učinkovitost vašega podjetja.
Izberite rešitev ukrojeno po vaši meri
Iskanje prave rešitve za upravljanje dokumentov bo od vas zahtevalo kar nekaj truda in vloženega časa. A z zanesljivo in sodobno rešitvijo vaše delo potekalo veliko lažje in hitreje.
Za začetek spoznajte rešitev InDoc EDGE skozi brezplačno 30-dnevno poskusno uporabo ali ogledom demo predstavitve.