E hramba

Zakaj je certificirana digitalna hramba nujna za uspešno poslovanje

22. februar 2023

Informacije so danes eno izmed najpomembnejših premoženj vsake organizacije. Zato je ključnega pomena imeti varen in zanesljiv sistem za upravljanje in hrambo dokumentov, še posebej, če gre za osebne ali občutljive podatke.

Čeprav potreba po hrambi dokumenta praviloma nastopi šele v sklepnem delu njegovega življenjskega cikla, pa je učinkovita, skladna in varna digitalna hramba danes ključna. Zato pri hrambi dokumentov stvari ne smemo prepuščati naključju in brez premisleka sprejeti vsake možnosti, ki nam je ponujena. Tveganja so lahko prevelika.

Izguba podatkov in informacij

Podatki, ki so v dokumentih, so izredno ranljivi, saj se lahko zlahka izgubijo, zlorabijo ali uničijo. Kar lahko postavi pod vprašaj verodostojnost in veljavnost poslovne dokumentacije.

Zloraba in odtujitev

Izguba ali otežen dostop do pomembnega poslovnega dokumenta lahko ogrozi naš odnos s stranko ali privede celo do izgube posla.

Nepooblaščeni vpogledi v zaupno dokumentacijo lahko pomenijo zlorabo občutljivih poslovnih ali osebnih podatkov. To lahko prinese finančne sankcije, hkrati pa omaje ugled in zaupanje v odgovorno ravnanje z osebnimi podatki.

Zastareli formati

Dokumenti v hrambi nam ne pomagajo veliko, če jih sčasoma ne moremo več odpreti zaradi zastarelega formata ali pa niso pravno veljavni v primeru sporov ali tožb.

Katera so torej temeljna načela varne digitalne hrambe, ki vas bodo obvarovala zgornjih izzivov?

Varna hramba mora izpolnjevati pet temeljnih načel. Zagotoviti mora, da:

  1. je informacija vedno dostopna, a praviloma le pooblaščenim osebam,

  2. je vsebina stalno uporabna oziroma berljiva,

  3. vsebina ostaja neokrnjena in nespremenjena ,

  4. se ohranja izvirnost dokumenta ves čas predvidene hrambe,

  5. so navedena načela dosežena ves čas predvidene hrambe.

5 Načel digitalne hrambe

Izzivov pri ustrezni digitalni hrambi dokumentov torej ne manjka. Najbolj priporočljiv odgovor izzivom je uporaba certificiranih rešitev digitalne hrambe ali storitev certificiranih zunanjih ponudnikov hrambe elektronskega gradiva.

InDoc EDGE je storitev, ki uporablja napredne in varne metode hrambe digitalnih informacij

Informacije, ki so hranjene v certificiranem sistemu elektronske hrambe InDoc EDGE, je nemogoče izbrisati, potvoriti ali spremeniti. Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani, dostop do shranjenih informacij je dovoljen samo pooblaščenim osebam, vsi posegi pa so zabeleženi. Zagotovljeni sta revizijska sledljivost ter trajna berljivost dolgoročnih formatov. Tako shranjeni dokumenti imajo dokazilo o sledljivosti, ki strokovnim izvedencem omogoča tehnični nadzor in ugotavljanje, ali je predložen elektronski dokument veljaven kot dokaz.

Odkrijte, kako lahko varno hranite dokumente v InDoc EDGE in zmanjšate poslovna tveganja.

Začnite še danes z brezplačno 30-dnevno poskusno uporabo InDoc EDGE.