V InDoc EDGE lahko dokumente dodajamo na različne načine. Poglejmo dva najbolj enostavna.
Video vodič
Opcija "Potegni in spusti"
V mapo, v katero želimo dodati dokument, lahko tega preprosto potegnemo in spustimo. Na ta način lahko dodamo poljuben dokument s svojega namizja ali iz e-pošte.
Po potrebi lahko spremenimo ime dokumenta, priporočljivo pa je, da mu določimo vsaj še vrsto, na primer pogodba, in dodamo ključne metapodatke, kot so podatki o poslovnem partnerju. Zdaj lahko dokument shranimo.
Opcija "Ustvari nov dokument"
V InDoc EDGE pa lahko nov dokument tudi ustvarimo. S klikom na ikono "Ustvari dokument" se nam odpre podobna forma kot pri prejšnjem načinu.
Vnesemo ime, določimo vrsto dokumenta ter dodamo metapodatke, nato pa se lahko odločimo, ali bomo dokument ustvarili na podlagi predloge ali pa bomo vnaprej pripravljeno vsebino naložili s svojega namizja.
Uporaba predloge nam lahko prihrani čas in zagotovi doslednost dokumentov znotraj organizacije, za manj strukturirane dokumente pa nam bo mogoče bolj prav prišla možnost nalaganja vsebin. Ko smo zaključili, nov dokument še shranimo.
Ne glede na to, kateri način bomo izbrali, pa upoštevajmo, da bomo z določitvijo vrste dokumenta in dodajanjem ključnih metapodatkov izboljšali organizacijo dokumentov, olajšali njihovo upravljanje, iskanje ter bodoče referenciranje. Tako lahko vsi prispevamo v večji učinkovitosti.