Briga o zaposlenicima oduvijek ima ključnu stratešku važnost. Uređena i cjelovita kadrovska dokumentacija te brz pristup svim informacijama ključni su za temeljito planiranje razvoja zaposlenika i aktivnosti usmjerenih na njihovo zadovoljstvo i uspjeh. Ipak, vođenje kadrovskih mapa često još uvijek podrazumijeva ručno vođenje dokumentacije u papirnatom obliku, što kadrovskim odjelima stvara brojne izazove. Digitalizacija kadrovskih mapa rješenje je koje ne samo da povećava učinkovitost, sigurnost i dostupnost, već ima i pozitivan utjecaj na okoliš smanjenjem troškova i očuvanjem prirodnih resursa. U nastavku ćemo detaljnije istražiti zašto je digitalizacija kadrovskih mapa nužan korak za većinu organizacija.
Ključni razlozi za digitalizaciju kadrovskih mapa
Jednostavan pristup dokumentima
Digitalizacija kadrovskih mapa osigurava centraliziranu pohranu i upravljanje svim važnim dokumentima o zaposlenicima. Pristup možete omogućiti različitim ulogama u tvrtki: zaposlenicima putem osobnog portala, kadrovskom odjelu ili menadžmentu. Sve informacije, u skladu s definiranim pravima pristupa, bit će uvijek na dohvat ruke – bez obzira rade li zaposlenici iz ureda ili od kuće.
Poboljšana suradnja među zaposlenicima
Više korisnika može istovremeno pristupati, ažurirati i razmjenjivati dokumente. Nema potrebe za čekanjem ili fizičkom razmjenom dokumenata. Ovo pojednostavljuje brojne radne procese, kao što su uvođenje u posao novih zaposlenika, ocjenjivanje uspješnosti, razvojni razgovori, procjena kompetencija, ažuriranje pravila i drugi kadrovski postupci. Istovremeno, omogućuje bolju suradnju, neovisno o lokaciji zaposlenika.
Veća sigurnost podataka
Digitalne kadrovske mape opremljene su snažnim sigurnosnim mjerama poput šifriranja, kontrola pristupa i sigurnosnih kopija. To značajno smanjuje rizik od gubitka ili neovlaštenog pristupa osjetljivim podacima te osigurava usklađenost sa zaštitom (osobnih) podataka.
Ušteda prostora i smanjenje troškova
Digitalizacija eliminira potrebu za fizičkom pohranom, što ne samo da oslobađa dragocjeni uredski prostor, već smanjuje i potrošnju papira i troškove ispisa. Time se tvrtka približava održivom poslovanju uz niže troškove uredskog materijala i sigurnosti dokumenata.
Brže i bolje informirano odlučivanje
Stručnjaci za ljudske resurse lako mogu pristupiti najnovijim dokumentima i podacima na jednom mjestu. To omogućuje brže i preciznije analize i ocjene uspješnosti, što pomaže u boljem razumijevanju stanja i trendova u organizaciji. Osim toga, ubrzava se prepoznavanje potreba za obukama i usavršavanjem. Sve ovo omogućuje menadžmentu donošenje promišljenih odluka na temelju pouzdanih i ažuriranih informacija, čime se poboljšava strateško vođenje tvrtke i jača njezina konkurentska prednost.
Zakonska usklađenost i vjerodostojnost dokumenata
Digitalne kadrovske mape osiguravaju sigurno i organizirano pohranjivanje dokumenata u skladu sa zakonskim i regulatornim zahtjevima. Također olakšavaju postupke revizije jer nude cjelovit zapis svih izmjena i pregleda dokumenata. Dokumenti će zadržati svoju vjerodostojnost, autentičnost i nepromjenjivost tijekom cijelog razdoblja pohrane.
Više od trenda – strateška prilika
Svi ovi razlozi vode do sljedećeg zaključka: digitalizacija kadrovskih mapa nužan je korak za poboljšanje učinkovitosti, sigurnosti i usklađenosti poslovanja. Ovo nije samo trend, već strateška prilika koja može pozitivno utjecati na cjelokupno poslovanje tvrtke i pridonijeti stvaranju još boljeg radnog okruženja za sve zaposlenike.
Video: Prednosti digitalnih personalnih mapa
Brza kontrolna lista
Vaš prvi korak prema digitalizaciji kadrovskih dosjea može biti jednostavna samoocjena trenutačnog stanja. Pripremili smo kratku kontrolnu listu koja vam pomaže procijeniti je li vrijeme za digitalizaciju već stiglo.
- Kadrovski dokumenti još uvijek su u papirnatom obliku.
- Personalne mape nisu centralizirane niti dosljedno strukturirane.
- Ugovori o radu šalju se putem e-maila ili se potpisuju osobno.
- Pristup dokumentima nije jasno definiran prema ulogama i ovlastima korisnika.
- Teško je pratiti rokove čuvanja i zakonske obveze.
- Nemate jasan uvid u to tko je i kada pristupio kojem dokumentu.
- Dokumenti su razasuti po e-mailovima, mapama i zajedničkim diskovima.
- Procesi zapošljavanja i odlazaka još uvijek uključuju ručne korake i kašnjenja.
Ako ste označili 3 ili više tvrdnji, vrijeme je za digitalizaciju kadrovske dokumentacije.