U reguliranim organizacijama često postoji razlika između stanja prije audita i svakodnevnog stanja. Prije audita prikupljaju se dokumenti, pregledavaju otvorene nesukladnosti, brzo zatvaraju stvari koje su trebale biti završene ranije te se pripremaju izvještaji po odjelima.

Ta razlika nije slučajna. Ona je posljedica sustava u kojem se kvalitetom upravlja ručno, a ažurnost se osigurava povremeno, a ne kontinuirano.

U zdravstvu, gdje se posljedice neadekvatnog upravljanja rizicima mogu izravno odraziti na sigurnost pacijenata, ta je razlika još očitija. Zato je upravljanje nesukladnostima i rizicima jedno od prvih područja u kojem digitalizacija donosi vidljive rezultate.

Što je zapravo nesukladnost i zašto nije isto što i pogreška?

U upravljanju kvalitetom često izbjegavamo riječi koje stvaraju osjećaj krivnje: pogreška, incident. Te riječi sugeriraju da je netko nešto učinio pogrešno.

Nesukladnost je nešto drugo. Ona znači da se nešto dogodilo neočekivano ili je proces krenuo drugačijim putem od planiranog. To može biti hematom nakon operacije koji zahtijeva korektivnu mjeru ili dokument koji nije bio odobren u predviđenom roku. Svaki takav događaj prilika je za poboljšanje sustava, a ne osobna optužba.

Dr. Aleš Rozman, specijalist anesteziologije s dugogodišnjim iskustvom u upravljanju kvalitetom u zdravstvu, u podcastu DigiChat to je sažeo ovako: “Nesukladnost je početak priče, a ne njezin kraj.”

Pitanje, dakle, nije događaju li se nesukladnosti. Događaju se u svakoj organizaciji. Pravo je pitanje prepoznaje li ih sustav, obrađuje li ih i uči li iz njih ili se one izgube na putu.

Tri česta scenarija koja pokazuju da sustav ne funkcionira

Scenarij 1: Svaki odjel vodi svoj registar rizika. Rizici se dupliciraju. Jedan je rizik zabilježen na tri različita mjesta, s različitim opisima i različitim načinima obrade.

Scenarij 2: Nesukladnosti se bilježe u Wordu ili Excelu. Kada dođe vrijeme za godišnje izvješće, prikupljaju se po odjelima. Neki se dokumenti putem izgube. Zaposlenici se više ne sjećaju detalja.

Scenarij 3: Registar rizika postoji, ali je statičan. U njemu su navedeni požari, poplave i nestanci električne energije. Nije povezan s nesukladnostima koje se stvarno događaju. Rizici se ne revidiraju. Neki su već godinama neaktualni, ali su i dalje na popisu.

Sva tri scenarija u praksi se često pojavljuju zajedno. I sva tri znače da kvaliteta postoji kao zbirka dokumenata, a ne kao živ proces.

Što se mijenja kada se upravljanje nesukladnostima digitalizira?

Digitalno upravljanje nesukladnostima i rizicima u sustavu kao što je InDoc EDGE ne zamjenjuje ljudsku prosudbu. Ono zamjenjuje ručni rad koji tu prosudbu otežava.

Postoje tri stvari koje digitalni sustav omogućuje, a ručni proces ne može pouzdano osigurati:

Sljedivost

Svaka nesukladnost povezana je s odgovornom osobom, mjerom i rizikom u registru. Status je vidljiv u svakom trenutku. Ništa se ne gubi putem.

Povezanost

Registar rizika nije statičan popis. Ažurira se sa svakom nesukladnošću. Svakom preventivnom mjerom rizik se aktivno kontrolira, a ne samo bilježi. Kada se procesi promijene — primjerice kada novi agregat pokriva cijelu zgradu, a stari više ne pokriva samo kritične točke — sustav omogućuje zatvaranje rizika koji više nisu aktualni. Rizici imaju vlastiti životni ciklus, slično kao dokumenti.

Stalna spremnost

Kada izvještavanje više nije kampanjski zadatak, nego rezultat kontinuirano uređenog sustava, audit više nije događaj koji zahtijeva mobilizaciju cijele organizacije. Stanje je uvijek ažurno. Razlika između “stanja prije audita” i “svakodnevnog stanja” nestaje.

Dr. Rozman je u razgovoru opisao posljedice tog pomaka iz vlastitog iskustva: “Imali smo 38 prijavljenih i obrađenih nesukladnosti. To je veliki broj ako to radite ručno. Ali ako vam sustav u tome pomaže, postaje vrlo elegantno. Taj dio kvalitete sada se zapravo odvija gotovo sam od sebe.”

A što je s kulturom?

Tehnologija nije automatsko rješenje. Sustav u kojem se nesukladnosti prijavljuju bez optuživanja i obrađuju kao prilike za poboljšanje ne nastaje samom uvođenjem softvera. Nastaje s vremenom, primjerom vodstva i kontinuiranim radom.

No digitalni sustav omogućuje nešto što ručni sustav ne može: kada je prijava jednostavna, sljedivost osigurana, a obrada strukturirana, ljudima je lakše prijavljivati nesukladnosti. Osjećaj krivnje se smanjuje jer se nesukladnost obrađuje sustavno, a ne osobno.

Centralizirani registar rizika omogućuje povezivanje pojedinačnih nesukladnosti u širu sustavnu sliku.

Kako je objasnio dr. Rozman: “Odmaknete se od konkretne nesukladnosti, od tog događaja, te osobe i konkretne situacije, na sustavniju razinu. Takav je pristup manje osoban i ljudi lakše prihvaćaju aktivnosti za poboljšanje.”

To je ono što tehnologija može pridonijeti kulturi sigurnosti. Ona je ne zamjenjuje, nego joj otvara prostor.

Upravljanje kvalitetom u zdravstvu i drugim reguliranim industrijama nije samo usklađenost sa standardima. To je sustav koji mora funkcionirati svaki dan, a ne samo prije audita.

Poslušajte cijeli razgovor s dr. Alešem Rozmanom u podcastu DigiChat.