V reguliranih organizacijah obstaja razlika med stanjem pred presojo in vsakdanjim stanjem. Pred presojo se zbirajo dokumenti, pregledujejo odprta neskladja, hitro zaključujejo zadeve, ki bi morale biti zaključene že prej, ter pripravljajo poročila po oddelkih.
Ta razlika ni naključna, temveč posledica sistema, v katerem se kakovost upravlja ročno in ažurnost zagotavlja v sklopih, ne sproti.
V zdravstvu, kjer so posledice neobvladovanih tveganj merljive v varnosti pacientov, je ta razlika še bolj očitna. Zato je obvladovanje neskladij in tveganj eno prvih področij, kjer digitalizacija prinese vidne rezultate.
Kaj je sploh neskladje in zakaj ni isto kot napaka
V kakovosti se izogibamo besedam, ki vzbujajo občutek krivde: napaka, incident. Te besede pomenijo, da je nekdo nekaj storil narobe.
Neskladje je drugačno. Pomeni, da je nekaj potekalo nepričakovano, po drugačni poti. Lahko gre za hematom po operaciji, ki zahteva korektivni ukrep, ali za dokument, ki ni bil potrjen v predvidenem roku. Vsak tak dogodek je priložnost za izboljšanje sistema, ne osebna obtožnica.
Dr. Aleš Rozman, specialist anesteziologije z dolgoletnimi izkušnjami pri vodenju kakovosti v zdravstvu, je v podcastu DigiChat to povzel takole:
»Neskladje je začetek zgodbe, ne njen konec.«
Vprašanje torej ni, ali se neskladja dogajajo - dogajajo se v vsaki organizaciji. Vprašanje je, ali jih sistem zazna, obravnava in se iz njih kaj nauči ali pa se izgubijo na poti.
Trije pogosti scenariji, ki kažejo, da sistem ne deluje
Scenarij 1: Vsak oddelek vodi svoj register tveganj. Tveganja se podvajajo. Eno tveganje je zapisano na treh različnih mestih, z različnimi opisi in obravnavo.
Scenarij 2: Neskladja se beležijo v Wordu ali Excelu. Ko pride čas letnega poročila, se zbirajo po oddelkih. Nekateri dokumenti se na poti izgubijo. Zaposleni se ne spomnijo več podrobnosti.
Scenarij 3: Register tveganj obstaja, a je statičen. Vpisani so požari, poplave, izpadi elektrike. Z neskladji, ki se dogajajo, ni povezan. Tveganja se ne revidirajo. Nekatera so že leta neaktualna, a so še vedno na seznamu.
Vsi trije scenariji se v praksi pogosto pojavljajo skupaj. In vsi pomenijo, da kakovost obstaja kot zbirka dokumentov, ne kot živ proces.
Kaj se spremeni, ko obvladovanje neskladij digitaliziraš
Digitalno obvladovanje neskladij in tveganj v sistemu, kot je InDoc EDGE, ne nadomesti človeške presoje, nadomesti pa ročno delo, ki to presojo ovira.
Tri stvari, ki jih digitalni sistem omogoča, ročni proces pa ne more zagotoviti:
Sledljivost
Vsako neskladje je povezano z odgovorno osebo, ukrepom in tveganjem v registru. Status je viden v vsakem trenutku. Nič se ne izgubi na poti.
Povezanost
Register tveganj ni statičen seznam. Z vsakim neskladjem se posodobi. Z vsakim preventivnim ukrepom se tveganje aktivno obvladuje, ne le beleži. Ko se procesi spremenijo, na primer ko nov agregat pokrije celotno hišo in stari ne pokriva več le kritičnih točk, sistem omogoča, da tveganja, ki niso več aktualna, zaključite. Tveganja imajo svoj cikel veljavnosti, podobno kot dokumenti.
Stalna pripravljenost
Ko poročanje ni več kampanjska naloga, ampak rezultat sproti urejenega sistema, presoja ni dogodek, ki zahteva mobilizacijo organizacije. Stanje je vedno ažurno. Razlike med »stanjem pred presojo« in »vsakdanjim stanjem« ni več.
Dr. Rozman je v pogovoru opisal posledice tega premika iz lastnih izkušenj: »Imeli smo 38 prijavljenih in obravnavanih neskladij. To je cela množica, če to delaš ročno. Če pa ti sistem pri tem pomaga, je zelo elegantno. Ta del kakovosti zdaj v bistvu poteka skoraj sam od sebe.«
Kaj pa kultura?
Tehnologija ni samodejna rešitev. Sistem, v katerem se neskladja beležijo brez obtoževanja in obravnavajo kot priložnost za izboljšanje, ne nastane z uvedbo programske opreme. Nastane s časom, vodstvenim zgledom in nenehnim delom.
Digitalni sistem pa omogoča nekaj, česar ročni ne more: ko je beleženje preprosto, sledljivost zagotovljena in obravnava strukturirana, ljudje neskladja lažje prijavljajo. Občutek krivde se zmanjša, ker se neskladje obravnava sistemsko, ne osebno.
Centraliziran register tveganj omogoča, da se posamezna neskladja povežejo v sistemsko sliko.
Kot je dr. Rozman opisal: »Odmakneš se od konkretnega neskladja, od tistega dogodka, tiste osebe in konkretne situacije, na bolj sistemsko raven. Tak pristop je manj oseben in ljudje lažje sprejmejo aktivnosti za izboljšanje.«
To je tisto, kar tehnologija lahko prispeva h kulturi varnosti – ne nadomesti je, ampak ji odpre prostor.
Vodenje kakovosti v zdravstvu in drugih reguliranih panogah ni samo skladnost z normativi. Je sistem, ki mora delovati vsak dan, ne le pred presojo.
Poslušajte celoten pogovor z dr. Alešem Rozmanom v podcastu DigiChat.