Kako izbrati pravo rešitev za upravljanje dokumentov

Ustvarjanje, deljenje, podpisovanje in hramba ogromne količine dokumentov je danes neizogibna realnost. Ni pomembno, ali gre za veliko, srednje ali majhno podjetje – informacijski kaos je nekaj, s čimer se spopadajo prav vsi. Prava rešitev za upravljanje dokumentov (angl. Document Management System – DMS) lahko to zmedo ukroti in prinese red ter učinkovitost v poslovne procese. Preden pa izberete rešitev, je ključno razumeti, na kaj morate biti pozorni. Pomanjkljivo upravljanje dokumentov vodi v izgubo podatkov, izgubo časa, varnostna tveganja in nepotrebne stroške.

Ni presenetljivo, da podjetja vse bolj vlagajo v sodobne rešitve – po napovedih fortunebusinessinsights bo trg rešitev za upravljanje dokumentov do leta 2032 letno rasel za 16,9 %, njegova vrednost pa bo dosegla skoraj 25 milijard USD.

Spodaj predstavljamo ključne vidike na katere morate biti pozorni pri izbiri rešitve.

Zahteve in potrebe podjetja

Prvi korak je jasna opredelitev, kaj sploh potrebujete. Vsako podjetje ima svoje specifične vrste dokumentov, procese in pravila. Pred izbiro rešitve si odgovorite na nekaj temeljnih vprašanj:

• Katere dokumente in procese želite upravljati digitalno? (Npr. pogodbe, računi, kadrovska dokumentacija, tehnična dokumentacija itd.)

• Kdo bo uporabljal sistem in kakšne pravice potrebuje? Bodo vključeni samo zaposleni ali tudi zunanji partnerji in stranke?

• Katere funkcionalnosti so nujne? Npr. hkratno urejanje dokumentov, dodajanje komentarjev, iskanje po ključnih besedah, metapodatkih ali vsebini dokumenta, upravljanje verzij dokumentov, nastavljanje opomnikov in potekov veljavnosti dokumentov ipd.

• Imate potrebo po elektronskem podpisovanju dokumentov znotraj sistema? Ali pa po mobilnem dostopu, da bodo dokumenti dosegljivi tudi na terenu?

• Boste dokumente delili tudi izven podjetja (s strankami, dobavitelji)?

Varnost in skladnost

Varnost dokumentov in skladnost z zakonodajo sta verjetno najpomembnejša vidika za srednja in velika podjetja. Poslovni dokumenti pogosto vsebujejo občutljive podatke (osebne podatke strank, finančne izkaze, poslovne skrivnosti itd.), zato si podjetje ne more privoščiti nepazljivosti pri hrambi in dostopu.

Pri ocenjevanju rešitev preverite, ali ponujajo celovit nabor varnostnih mehanizmov:

• Nadzor dostopa in dovoljenj: Možnost natančnega določanja, kdo lahko vidi, ureja ali odobrava posamezne dokumente. Sistem naj omogoča centralizirano revizijsko sled z zgodovino sprememb dokumentov in izvajanja opravil, da boste vedno vedeli, kdo je dostopal ali spreminjal dokument (pomembno npr. pri revizijah ali preiskavah incidentov).

• Šifriranje in avtentikacija: Dokumenti naj bodo časovno žigosani in šifrirani, sistem pa naj podpira močna gesla ter večfaktorsko avtentikacijo uporabnikov. To zmanjša možnost nepooblaščenega dostopa, tudi če pride do kraje gesla.

• Skladnost s predpisi: Prepričajte se, da rešitev omogoča izvajanje politik, ki jih zahteva zakonodaja glede osebnih podatkov in časov hrambe dokumentov. Dobra DMS rešitev omogoča nastavitve hranjenja in arhiviranja dokumentov ter avtomatsko brisanje ali arhiviranje po izteku roka hrambe.

• Varnostne kopije in obnova: Če pride do nesreče ali kibernetskega napada, je pomembno, da imate izdelane varnostne kopije dokumentov. Izberite rešitev, ki omogoča redno varnostno kopiranje in enostavno obnovitev podatkov. Tako se izognete scenariju, da bi zaradi izgube dokumentov posel obstal.

Uporabniška izkušnja

Ali je vmesnik pregleden in dovolj intuitiven, da ga povprečen poslovni uporabnik razume brez obsežnega izobraževanja? Krivulja učenja mora biti čim krajša – cilj je, da zaposleni z veseljem uporabljajo sistem, ne da bi to smatrali kot dodatno breme. Dobra rešitev tudi ponuja zmogljivo iskalno orodje, ki najde dokument po katerikoli relevantni lastnosti.

Uporabniška izkušnja je tudi po navadi boljša, če sistem omogoča sočasno urejanje dokumentov, dodajanje komentarjev, obvestila o spremembah in enostavno deljenje povezav namesto pošiljanja priponk po e-pošti.

Prav tako naj bo omogočen mobilni dostop - sodobno delo pogosto poteka izven pisarne in na različnih napravah.

Prilagodljivost in razširljivost rešitve

Poslovno okolje se nenehno spreminja – vaše podjetje raste, procesi se spreminjajo, uvajajo se novi izdelki ali storitve, hkrati pa se lahko spreminjajo tudi predpisi. Zato potrebujete rešitev, ki je dovolj prilagodljiva in razširljiva, da bo sledila tem spremembam.

Prav tako razmislite o možnosti oblak vs. lastna infrastruktura. Mnoge moderne DMS-rešitve so v oblaku, kar prinaša lažje skaliranje – dodajanje prostora in procesorske moči po potrebi. Če pa vaša politika zahteva interno namestitev, se pozanimajte, ali je rešitev na voljo »on-premise« in kakšne so zahteve za strežnike. Pomembno je, da vas izbira rešitve ne bo čez nekaj let omejevala pri rasti ali tehnološkem napredku podjetja.

Integracija z obstoječimi sistemi

Vsako večje podjetje že uporablja vrsto programskih orodij: ERP za planiranje virov, CRM za upravljanje strank, sistem za računovodstvo, sisteme za kadrovske evidence, elektronsko pošto, morda specializirane aplikacije za vašo panogo itd. Nova rešitev za upravljanje dokumentov mora znati sodelovati s temi obstoječimi sistemi.

Kaj to pomeni v praksi?

Nekaj primerov koristnih integracij:

• ERP in CRM: Dokumenti (npr. naročilnice, ponudbe, pogodbe) naj bodo dosegljivi neposredno iz vaših ERP/CRM vmesnikov.

• E-pošta: Integracija z e-poštnim strežnikom ali odjemalcem (npr. Outlook, Gmail) omogoča, da pomembne priponke ali prejeta sporočila zlahka shranite v dokumentni sistem in obratno.

• Ali rešitev omogoča urejanje dokumentov znotraj sistema z orodji, kot so Microsoft 365 (Word, Excel).

• API in povezljivost: Tudi če vnaprej pripravljena integracija za kak specifičen sistem ne obstaja, je pomembno, da DMS nudi API vmesnik oziroma druge možnosti za razvijalce. Tako ga boste lahko povezali s skoraj vsem, kar boste v prihodnosti potrebovali, s pomočjo svojih ali ponudnikovih razvojnih strokovnjakov.

Pred odločitvijo povprašajte ponudnika o referencah glede integracij – ali so že kje integrirali s sistemi, ki jih uporabljate vi? Dober ponudnik vam bo znal predstaviti primere in potencialno ponuditi podporo pri integraciji. Cilj je, da bo nova dokumentna rešitev delovala kot podaljšek vašega obstoječega ekosistema, ne kot osamljeni otok.

Investicija v rešitev

Cena je seveda pomemben dejavnik, vendar je pri informacijskih rešitvah treba gledati širšo sliko kot le začetno ceno licence. Uporablja se pojem TCO (Total Cost of Ownership) oziroma skupni strošek lastništva rešitve.

Vanj se štejejo:

• Licenčnine ali naročnina: Strošek nakupa programske opreme ali mesečnega najema v oblaku. Pozanimajte se, kaj vse je vključeno – število uporabnikov, količina prostora …

• Stroški uvedbe: Sem sodijo stroški namestitve, konfiguracije in integracije z vašimi sistemi. Morda boste potrebovali tudi svetovanje pri optimizaciji procesov ali celo prilagoditve (razvoj dodatnih funkcij).

• Izobraževanje uporabnikov: Da bodo zaposleni učinkovito uporabljali nov sistem, je pogosto potrebno začetno usposabljanje. Nekateri ponudniki ga vključijo v ceno, včasih pa je to ločen strošek (delavnice, spletna izobraževanja, dokumentacija).

• Vzdrževanje in podpora: Mesečni ali letni stroški vzdrževanja običajno vključujejo posodobitve na nove verzije, odpravo hroščev in dostop do tehnične podpore. Preverite, ali je podpora časovno omejena, kakšen je odzivni čas ter ali je na voljo v jeziku, ki ga govorijo vaši skrbniki in uporabniki.

Pri presojanju stroškov imejte v mislih, da dobra rešitev lahko prihrani veliko denarja drugod.

Koliko vas stanejo zaposleni, ki ure in ure iščejo dokumente? Koliko vas lahko stane izgubljen dokument, ki ga je treba na novo ustvariti, ali še huje – napačna verzija pogodbe, ki povzroči poslovno škodo?

Zato pristopite k izbiri investitorsko: poglejte, kakšen donos (ROI) lahko prinese učinkovitejše upravljanje dokumentov. Pričakujete lahko hitrejše procese, manjšo obremenitev z iskanjem in popravljanjem napak, boljše odločanje na podlagi dostopnih informacij in manj tveganj. Vse to ima svojo vrednost, ki pogosto odtehta začetno investicijo v dobro rešitev.

Podpora in vzdrževanje

Preverite, kakšno podporo strankam zagotavlja ponudnik rešitve. Pomembno je, da ima na voljo strokovno ekipo, ki vam bo pomagala rešiti morebitne težave, in bo zagotavljala redne posodobitve sistema, ki prinašajo nove funkcionalnosti in odpravo pomanjkljivosti. S tem zagotovite optimalno delovanje sistema, kar bistveno vpliva na produktivnost in učinkovitost vašega podjetja.

Lokalna prisotnost: Za podjetja v Sloveniji, na Hrvaškem in v Srbiji je lahko prednost, če ponudnik nudi podporo v lokalnem jeziku in pozna lokalno zakonodajo ter prakso. Tako boste lažje razložili svoje težave in vprašanja, brez jezikovnih preprek, hkrati pa dobili nasvete skladne z vašo poslovno okolico.

Ne pozabite, da uvedba dokumentnega sistema ni enkraten dogodek, temveč dolgoročno partnerstvo s ponudnikom.

Premišljena izbira za dolgoročni uspeh

Izbira prave rešitve za upravljanje dokumentov ni lahka naloga, a je strateško izjemno pomembna. Prava odločitev lahko bistveno izboljša vsakodnevno poslovanje – zaposleni bodo hitreje našli informacije, zmanjšala se bodo varnostna in pravna tveganja, vaše podjetje pa bo postalo bolj agilno in učinkovito. Nasprotno pa napačna izbira (ali odlašanje z izbiro) lahko pomeni nadaljevanje skritega “uhajanja” časa in denarja v ozadju ter večjo verjetnost resnih zapletov ob varnostnih incidentih ali revizijah.

Pri tehtanju različnih možnosti imejte v mislih ključne vidike, opisane v tem blogu: varnost, uporabniško izkušnjo, prilagodljivost, integracije, stroške in podporo.

Priporočljivo je, da pripravite seznam prioritet za vaše podjetje in v proces izbire vključite tako IT-strokovnjake kot poslovne uporabnike – slednji bodo najbolje ocenili uporabniški vidik in ustreznost rešitve njihovim dnevnim opravilom.

Kratek vprašalnik - pomočnik pri izbiri

Izberite rešitev ukrojeno po vaši meri

Iskanje prave rešitve za upravljanje dokumentov bo od vas zahtevalo kar nekaj truda in vloženega časa. A z zanesljivo in sodobno rešitvijo vaše delo potekalo veliko lažje in hitreje.

Za začetek si oglejte video predstavitev in spoznajte rešitev InDoc EDGE.