Elektronski dokumenti se kopičijo z nezaslišano hitrostjo, podjetja pa se posledično soočajo s številnimi izzivi njihovega upravljanja. Od neustreznega shranjevanja in težav pri iskanju pomembnih dokumentov do vprašanj varnosti in skladnosti s predpisi. Takšne težave ne le, da ogrožajo operativno učinkovitost podjetja, ampak lahko vodijo tudi do znatnih finančnih izgub, pomanjkanja skladnosti z zakonodajo in izpostavljenosti varnostnim tveganjem. V tem kontekstu postajajo DMS rešitve oz. dokumentni sistemi ne le koristni, temveč nujni za zagotavljanje trajnostne rasti in konkurenčnosti podjetij. Kako? Poglejmo.
Upravljanje vse večje količine podatkov
Po podatkih Statista.com se pričakuje, da bo do leta 2025 količina podatkov narasla na kar več kot 180 zetabajtov. Z vedno večjimi količinami podatkov se organizacije soočajo s pomembnim izzivom: kako jih učinkovito upravljati, organizirati in hraniti. DMS omogoča centralizirano shranjevanje in boljšo organizacijo dokumentov. To pomeni lažji dostop od kjerkoli in kadarkoli z naprednim iskanjem, kar bistveno pripomore k hitrejšemu in učinkovitejšemu upravljanju informacij.
Izboljšanje produktivnosti zaposlenih
Nedavna raziskava Coveo (2022) razkriva, da povprečni zaposleni dnevno porabi 3,6 ure za iskanje informacij. Ta izguba časa neposredno vpliva na produktivnost. Zato je ključno, da zaposlenim omogočite hiter dostop do potrebnih informacij. DMS omogoča hitro in učinkovito iskanje dokumentov po ključnih besedah, datumih, avtorjih ali drugih relevantnih metapodatkih, s čimer zaposlenim prihrani dragoceni čas in izboljša delovno učinkovitost.
Obvladovanje pritiska v delovnem okolju
Pritisk pri iskanju ključnih dokumentov ali zadnje različice dokumenta v napetih situacijah lahko vodi v stres in neučinkovitost. Z naprednimi funkcijami, kot so označevanje, indeksiranje, verzioniranje in avtomatizirano arhiviranje, DMS zagotavlja, da so pravi dokumenti vedno na dosegu roke, tudi v stresnih situacijah.
Več kot 81 % pisarniških delavcev se sooča s težavo pri iskanju pomembnega dokumenta v situacijah, ko so pod časovnim pritiskom ali ko od njih nadrejeni ali stranka zahteva hitro dostavo informacij. Med njimi se jih kar 31 % pogosto znajde v situaciji, ko jim je težko hitro najti potrebne dokumente v ključnih in stresnih trenutkih dela.
Zagotavljanje agilnega poslovanja
V negotovih časih je zagotavljanje agilnega poslovanja in ohranjanje odnosov s kupci in partnerji ključnega pomena. Sodobna rešitev za upravljanje dokumentov (DMS) omogoča deljenje dokumentov in vsebin ter sodelovanje v realnem času, kar je bistveno za hitro in agilno odzivanje na spremembe. Poleg tega DMS zagotavlja zaščito vašega podjetja pred izgubo pomembnih dokumentov v primeru nepredvidenih dogodkov.
72 % odločevalcev na področju IT meni, da je deljenje dokumentov ena najpomembnejših zmogljivosti digitalnih orodij za upravljanje dokumentov in procesov. Ta zmožnost je ključna za podporo neprekinjenemu poslovanju in agilnosti organizacije.
Spodbujanje in podpora digitalni preobrazbi
Sprejeti in se spopasti z digitalno preobrazbo je bistveno za napredek in ohranjanje konkurenčnosti. V raziskavi, ki jo je izvedel Forrester leta 2020, so ugotovili, da so organizacije, ki so v celoti prešle na digitalne procese, dosegle petkrat več izboljšav pri zagotavljanju stalnosti in odpornosti poslovanja v primerjavi z organizacijami, ki ostajajo nedigitalizirane.
Digitalizacija dokumentov in procesov z DMS pomeni hitrejšo obdelavo, boljšo dostopnost informacij in manj napak, kar vodi do večje splošne učinkovitosti. DMS zagotavlja, da so vaši podatki varno shranjeni in da je upravljanje dokumentov v skladu z regulativnimi standardi, kar zmanjšuje tveganja in povečuje zaupanje strank.
DMS torej neposredno prispeva k poslovni učinkovitosti, produktivnosti in odpornosti. Ta tehnologija ni zgolj orodje, temveč gonilo uspešnega poslovanja v digitalni dobi.
45 % zaposlenih meni, da je upravljanje dokumentov v njihovi organizaciji zastarelo.
Ne dovolite, da zastareli sistemi upočasnijo vaše poslovanje.
Razmislite o uvedbi sodobne DMS rešitve za doseganje teh ciljev. Vaš prvi korak je lahko brezplačni preizkus InDoc EDGE.