Na prvi pogled se zdi, da imajo organizacije danes na voljo vse potrebne digitalne pripomočke. V praksi pa se pogosto pokaže drugačna slika – delo je še vedno ročni proces, nepregledno in razdrobljeno.
Kot opozarja Anton Gazvoda, specialist za digitalizacijo poslovanja v Mikrocopu, se največje težave pojavijo tam, kjer je digitalizacija pomenila zgolj uvedbo digitalnih orodij, ne pa tudi povezovanja procesov v celoto.
V praksi to pomeni, da:
pomembni dokumenti še vedno krožijo po elektronski pošti in se izgubljajo v dolgih verigah sporočil,
ključni podatki ostajajo ujeti v preglednicah, pri čemer nihče ni povsem prepričan, katera verzija je prava,
posamezni oddelki uporabljajo različna orodja, zaradi česar informacije zastajajo in sodelovanje postane počasno ter neučinkovito.
Zato danes vprašanje ni več "Ali potrebujemo digitalizacijo?", temveč "Kako lahko obstoječe digitalno delo naredimo res učinkovito, varno in pregledno?".
Kaj podjetjem prinese največ koristi
Največ rezultatov prinese uvedba povezanih delovnih tokov. Takrat dokument ne preskakuje več med Wordom, e-pošto in Excelom, ampak potuje po enotni poti, od osnutka do e-podpisa, na enem mestu. Uporabnikom ni treba več ročno usklajevati opomnikov, preverjati statusov ali skrbeti za arhiviranje, saj vse to sistem ureja samodejno. Vsako dejanje je zabeleženo, zato so revizije hitrejše in manj obremenjujoče. Poleg tega imajo vsi dostop do enega samega, zanesljivega vira podatkov in dokumentov, tudi prek mobilne aplikacije, ko niso za pisarniško mizo.
Zakaj je to pomembno
Vodstvo pridobi celovit pregled nad procesi, zmanjša regulatorna tveganja in sprejema odločitve hitreje ter na podlagi zanesljivih podatkov. Ekipe pa prihranijo čas, se izognejo ponavljajočemu delu in imajo jasen vpogled v naloge ter njihov status. To pomeni manj iskanja informacij, manj zmede in več fokusa na naloge, ki res ustvarjajo vrednost.
Kot poudarja Anton, bistvo ni v tem, da zavržemo vse, kar deluje, temveč da odstranimo tisto, kar nas upočasnjuje. To so predvsem odvečna ročna opravila, nepotrebni koraki in napake, ki iz tega nastanejo. S tem se sprosti prostor za res pomembno delo: razvoj, inovacije in sodelovanje.
Prav zato smo v Mikrocopu razvili InDoc EDGE – celovit in prilagodljiv dokumentni sistem, ki združuje dokumente, procese in skladnost v enotno rešitev. Ne gre le za digitalno orodje, ampak za okolje, ki ljudem in organizacijam omogoča, da delajo pregledneje, varneje in bolj samozavestno.
Besedilo je povzeto po originalnem članku Antona Gazvode, objavljenem na LinkedInu.