Če dokumente pogosto urejate pri sebi in jih nato vračate v InDoc EDGE, je pomembno, da se izognete podvajanju. To ohranja red v vaših mapah, poenostavi iskanje in prepreči zmedo pri verzijah dokumentov. V InDoc EDGE spletni aplikaciji sledite naslednjim korakom, da pravilno posodobite dokument brez ustvarjanja nepotrebnih kopij:
Kaj storiti preden začnete z lokalnim urejanjem dokumenta
Preverite pravice za urejanje: Prepričajte se, da imate dovoljenje za urejanje izbranega dokumenta.
Zaklenite dokument: Pred prenosom dokument zaklenite, da preprečite konflikte s spremembami, ki bi jih mogoče vmes naredili drugi uporabniki.
Prenesite dokument: V meniju, dostopnem z desnim klikom na dokument, izberite možnost "Prenesi original" in shranite datoteko na svoj računalnik.
Uredite dokument z ustreznim orodjem (npr. Word, Excel).
Kako pravilno naložiti popravljeno verzijo dokumenta nazaj v InDoc EDGE
Možnost 1: Uporaba možnosti "Zamenjaj vsebino"
Najbolj zanesljiv način, da se izognete podvajanju, je uporaba možnosti "Zamenjaj vsebino":
1 - Odklenite dokument: Dokument mora biti odklenjen, preden lahko zamenjate vsebino.
2 - Kliknite "Uredi" na dokumentu, ki ga želite posodobiti.
3- Zamenjajte vsebino: Izberite možnost "Zamenjaj vsebino" in poiščite popravljeno datoteko na svojem računalniku ali pa povlecite in spustite (Drag & Drop) novo datoteko neposredno na območje "Zamenjaj vsebino".
Dokument bo posodobljen ne glede na ime datoteke, saj bo InDoc EDGE nadomestil obstoječo vsebino.
Možnost 2: Povleci in spusti (Drag & Drop) neposredno v mapo
Če želite dokument preprosto povleči v mapo, kjer je prejšnja verzija dokumenta, najprej:
1 - Preverite ime datoteke: Prepričajte se, da ima nova datoteka enako ime kot obstoječa verzija v mapi.
2 - Povlecite datoteko: Povlecite datoteko neposredno v mapo, kjer je shranjen izvorni dokument.
3 - Izberite dejanje: InDoc EDGE vas bo vprašal, ali želite:
Zamenjati vsebino obstoječega dokumenta (in posledično ustvariti novo verzijo), ali pa
Ustvariti nov dokument (s čimer ustvarite kopijo dokumenta).
4 - Izberite "Zamenjaj vsebino" za pravilno posodobitev brez podvajanja.
- Metapodatki: Ne pozabite posodobiti metapodatkov ob vsaki novi verziji, saj so ključni za iskanje dokumentov in njihovo morebitno uporabo v opravilih.
- Ohranjanje formata: Prepričajte se, da je nova datoteka v enakem formatu kot obstoječi dokument (npr. PDF zamenjate s PDF, DOCX z DOCX).
- Revizijska sled: Ko shranite novo verzijo, preverite, da je vidna v zgodovini dokumenta (v najmanjšem pogledu pod vsebino dokumenta na desni strani zaslona).
- Odklepanje dokumenta: Po končanem nalaganju dokument nazaj odklenite, da ga lahko urejajo tudi drugi uporabniki.
Vsemu opisanemu pa se najlažje izognete, če dokument odprete neposredno iz InDoc EDGE, ko zaključite z urejanjem, pa spremembe shranite neposredno nazaj v InDoc EDGE. Če dokument odprete in urejate v orodjih Microsoft Office v spletu, pa lahko pri urejanju hkrati sodelujejo tudi vaši sodelavci ali zunanji uporabniki.