Izziv
V podjetju MK Illumination so se soočali z vsakodnevnimi izzivi pri upravljanju dokumentov. Ključne pomanjkljivosti so vključevale zmedo zaradi številnih verzij dokumentov (kot so "finalna", "dokončno finalna", "dejansko finalna"), težave z dostopom do dokumentov zaradi dela na terenu ali odsotnosti zaposlenih. Vse to je pomenilo ogromno izgubo časa in s tem tudi stroškov, saj je iskanje posameznega dokumenta v povprečju vzelo od 10 do 15 minut, kar letno nanese na stroške, primerljive z vsaj dvema minimalnima plačama. To je podjetje spodbudilo k iskanju učinkovitejše rešitve.
Rešitev
V podjetju so se najprej odločili za brezplačni preizkus rešitve InDoc EDGE in nato zelo hitro tudi za uporabo. Rešitev se je namreč izkazala za dovolj intuitivno in enostavno za uporabo za njihove potrebe. Prepričal jih je enostaven dostop do dokumentov kjerkoli in kadarkoli, hitro umeščanje dokumentov po sistemu "Premakni in spusti", enostavna kategorizacija dokumentov ter možnost avtomatiziranih obvestil o preteku zavarovalnih polic. Zelo pomembno pa jim je bilo tudi to, da InDoc EDGE omogoča različne ravni dostopa do dokumentov za različne zaposlene, kar zagotavlja varnost in skladnost z zakonodajo o varovanju osebnih podatkov.
"Ugotovili smo, da je uporaba rešitve za upravljanje dokumentov lahko veliko cenejša od stroška iskanje želene dokumentacije. InDoc EDGE je z brezplačnim preizkusom in enostavno uporabo hitro postal naša izbira."
Rezultat
Z uvedbo InDoc EDGE je podjetje znatno izboljšalo učinkovitost pri upravljanju dokumentov in zmanjšalo čas, potreben za iskanje dokumentov. Vsi dokumenti so zdaj varno shranjeni v oblaku, kar omogoča enostaven dostop kadarkoli in od kjerkoli, če ima uporabnik ustrezna dovoljenja. To je prineslo prihranke časa in stroškov. Poleg tega je digitalizacija dokumentacije pripomogla k večji preglednosti, kar je še posebej pomembno pri upravljanju obsežne projektne dokumentacije, vključno s pogodbami z različnimi strankami.
MK Illumination je z InDoc EDGE uspešno odpravil problematiko zamudnega iskanja dokumentov, izboljšal varnost podatkov in povečal splošno produktivnost.
MK Illumination Slovenia je pomemben člen v globalni mreži MK Illumination, ki je znana po svojih celovitih svetlobnih rešitvah. Te rešitve ne le da osvetljujejo, ampak tudi oživljajo različne prostore - od javnih mest, nakupovalnih in poslovnih centrov do prostorov za prosti čas in turističnih destinacij po vsem svetu. Z angažmajem najnovejših tehnologij in sledenjem sodobnim oblikovalskim smernicam, obogatenim z obsežnim globalnim znanjem in inovacijami, slovenska podružnica zagotavlja, da so njene svetlobne rešitve ne le vizualno privlačne, temveč tudi varne, učinkovite in okolju prijazne.